档案制度培训

档案制度培训一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门档案工作，对兼职档案员进行业务培训和工作指导。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。5.积极开发档案信息资源，为公司各项工作提供档案信息服务。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门日常档案的收集、整理、保管和移交等具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.各部门在工作活动中形成的各种文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，确保档案的齐全、完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料。2.公司股东会、董事会、监事会等会议文件材料。3.公司各项管理制度、规定、办法等文件材料。4.公司业务活动中形成的合同、协议、项目文件、业务报表等。5.公司财务预算、决算、审计等文件材料。6.公司人事任免、薪酬福利、培训考核等文件材料。7.公司对外宣传、广告、公关等活动中形成的文件材料。8.公司设备采购、维修、保养等文件材料。9.公司科研、技术开发、创新等活动中形成的文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或复制，使其规格统一，并按照一定顺序进行装订。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架上，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，并存储于安全的存储介质上，如光盘、硬盘等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁前，应编制档案销毁清册，经公司领导审批后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销。5.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，档案销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全。2.严格按照档案利用审批程序办理利用手续，未经批准不得擅自查阅、借阅、复印档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复印：因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门复印。档案管理部门应按照规定收取复印费用。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等。2.档案利用登记应定期进行整理和归档，以便查阅和统计。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的在线查询、借阅、统计等功能，方便公司员工利用档案。（二）信息化管理要求1.对公司各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性。3.加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露。4.定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。七、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）处罚1.对违反本制度规定，造成档案丢失、损坏、