会计档案制度管理

会计档案制度管理一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作。定期对会计档案进行清查，确保档案的完整与安全。按照规定的期限和程序，向档案管理部门移交会计档案。配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等工作。2.档案管理部门负责接收、保管财务部门移交的会计档案。建立健全会计档案管理制度，对会计档案进行分类、编号、存储等管理。按照规定提供会计档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。监督会计档案的鉴定销毁工作，确保销毁程序合法合规。3.其他部门各部门应协助财务部门和档案管理部门做好会计档案的相关工作，在业务活动中形成的会计资料应及时移交财务部门进行整理归档。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，是编制会计报表的主要依据。2.明细账：按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细反映各项经济业务的具体情况。3.日记账：按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于补充记录特定资产或业务的详细信息。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，并据以编制的调节企业银行存款余额的表格。2.银行对账单：是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录，也可以作为企业资金流动的依据。3.纳税申报表：是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格。4.会计档案移交清册：记录会计档案从财务部门移交至档案管理部门过程中相关信息的清单，包括档案名称、数量、移交时间等。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案保管情况的清单,包括档案类别、编号、保管期限、存放地点等。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁过程中相关信息的清单，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁原因等。7.其他具有保存价值的会计资料：如财务分析报告、经济合同、审计报告等与会计核算相关的资料。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集各类会计资料，确保会计档案的完整性。在经济业务发生后，相关人员应及时将原始凭证传递给会计人员，会计人员应在规定时间内完成记账凭证的编制。2.对于从外部取得的会计资料，如发票、银行对账单等，应确保其真实性、合法性和完整性。如有缺失或不符合要求的，应及时与对方联系补充或更正。3.各部门在业务活动中形成的与会计核算相关的资料，应按照规定的时间和要求移交财务部门进行统一整理归档。（二）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序排列，检查凭证是否齐全，附件是否完整。对凭证进行折叠、粘贴，确保凭证大小一致，便于装订。在凭证封面上填写单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数、附件张数等信息，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。2.会计账簿的整理拆除账簿的封皮、封底，将账页整理整齐。对于活页账，应抽出空白账页，填写账户目录，并装订成册。在账簿封面上填写单位名称、账簿名称、年度、月份等信息，并加盖单位公章。3.财务会计报告的整理将各类财务会计报告按时间顺序排列，检查报告的完整性和准确性。对于年度财务会计报告，应包括审计报告、财务报表附注等相关资料，并进行统一装订。在报告封面上填写单位名称、年度、报告名称等信息，并加盖单位公章。4.其他会计资料的整理对银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料，应按照类别进行整理，确保资料的有序存放。对于会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等，应按照规定的格式填写相关信息，并妥善保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管方式1.纸质档案保管档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保纸质会计档案的安全保管。纸质会计档案应分类存放，按照档案类别、年度、保管期限进行编号，便于查找和管理。定期对纸质会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。2.电子档案保管采用电子计算机进行会计核算的单位，应当同时保存打印出的纸质会计档案和电子会计档案。电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。电子会计档案应按照规定的格式和命名规则进行分类存储，建立电子档案索引目录，便于快速检索和查询。对电子会计档案的存储环境进行定期检查，确保存储介质的安全可靠。同时，应采取必要的加密、防病毒等措施，防止电子会计档案被篡改或损坏。（三）保管地点变更规定1.会计档案保管地点如需变更，应经财务部门负责人和档案管理部门负责人批准，并办理相关的交接手续。2.在变更保管地点时，应对会计档案进行全面清查，确保档案的数量、完整性和准确性。交接双方应在会计档案移交清册上签字确认，注明交接日期、档案名称、数量、保管期限等信息。五、会计档案的利用（一）查阅规定1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后提交财务部门。2.财务部门对查阅申请进行审核，审核通过后，由档案管理人员陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆封或抽换。3.查阅会计档案应在档案管理部门指定的地点进行，如需复印或摘录相关资料，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、数量等信息。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅会计档案，应持有单位介绍信，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经公司财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借、转让、丢失或擅自销毁。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案的完整和无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）利用记录与跟踪1.档案管理部门应对会计档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员、查阅或借阅内容、归还时间等信息。2.定期对会计档案的利用情况进行跟踪检查,了解档案的使用效果和归还情况。如发现问题及时与相关人员沟通解决，确保会计档案的正常利用。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.财务部门和档案管理部门应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定工作应由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。2.鉴定过程中，应根据会计档案的保管期限、重要性、完整性等因素，对档案进行逐一审查，确定档案是否仍需保存。对仍有保存价值的会计档案，应当重新划定保管期限；对无保存价值的会计档案，应当及时进行销毁。3.会计档案鉴定意见书应由鉴定人员签名或盖章，并加盖单位公章。鉴定意见书应包括会计档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见、鉴定日期等内容。（二）销毁程序1.经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：由档案管理部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限以及销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。销毁时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。2.电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管