消防档案利用制度

消防档案利用制度一、总则（一）目的为加强公司消防档案管理，规范消防档案的利用行为，保障公司消防安全，根据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在涉及消防档案查阅、借阅、复制、摘录等利用活动中的管理。（三）基本原则1.依法依规原则消防档案利用活动必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案利用过程合法合规。2.安全保密原则在消防档案利用过程中，要切实保护档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司消防安全信息的保密性。3.服务工作原则消防档案利用应紧密围绕公司消防安全管理工作实际需要，为公司消防安全决策、消防设施维护、火灾事故调查等工作提供有力支持，服务于公司整体运营。二、消防档案的分类与内容（一）消防档案分类1.消防安全基本情况档案单位基本概况和消防安全重点部位情况；建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料；消防管理组织机构和各级消防安全责任人；消防安全制度；消防设施、灭火器材情况；专职消防队、义务消防队人员及其消防装备配备情况；与消防安全有关的重点工种人员情况；新增消防产品、防火材料的合格证明材料；灭火和应急疏散预案。2.消防安全管理情况档案消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录；火灾隐患及其整改情况记录；防火检查、巡查记录；有关燃气、电气设备检测（包括防雷、防静电）等记录资料；消防安全培训记录；灭火和应急疏散预案的演练记录；火灾情况记录；消防奖惩情况记录。（二）消防档案内容要求1.档案内容应真实、准确、完整，能够全面反映公司消防安全工作的实际情况。2.各项记录应及时、详细，包括时间、地点、人员、事件经过及处理结果等关键信息。3.涉及消防设施设备的档案，应包含设备型号、规格、购置时间、维护保养记录、故障维修记录等详细内容。三、消防档案利用流程（一）查阅流程1.内部查阅公司各部门因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容范围等信息，经本部门负责人签字批准后，提交至公司消防安全管理部门。消防安全管理部门收到申请表后，对申请进行审核，确认符合查阅条件的，安排专人负责提供档案查阅服务，并在《消防档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。2.外部查阅因政府部门执法检查、消防验收、火灾事故调查等外部原因需要查阅公司消防档案的，应出具相关单位的正式介绍信或法律文书，并填写《消防档案查阅申请表》，经公司消防安全管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。消防安全管理部门应按照批准的查阅范围和要求，提供相应的消防档案，并安排专人陪同查阅，确保查阅过程符合规定。查阅结束后，查阅人员应在《消防档案查阅登记表》上签字确认，并将档案归还公司消防安全管理部门。（二）借阅流程1.内部借阅公司各部门因工作需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅档案清单等信息，经本部门负责人签字批准后，提交至公司消防安全管理部门。消防安全管理部门收到申请表后，对申请进行审核，确认符合借阅条件的，办理借阅手续，在《消防档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人、借阅期限、预计归还时间等信息，并将档案交予借阅人。借阅人应妥善保管借阅的消防档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期限届满，应及时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.外部借阅因特殊原因需将消防档案借给外部单位或个人的，应严格按照国家法律法规及公司相关规定执行。借阅申请应经公司消防安全管理部门负责人审核，报公司分管领导批准，并签订《消防档案借阅保密协议》。消防安全管理部门应按照批准的借阅范围和要求，提供相应的消防档案，并安排专人负责跟踪档案借阅情况，确保档案按时归还。借阅结束后，借阅人应在《消防档案借阅登记表》上签字确认，并将档案归还公司消防安全管理部门。同时，对借阅期间档案的保管、使用情况进行检查，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）复制与摘录流程1.内部复制与摘录公司各部门因工作需要复制或摘录消防档案内容的，应填写《消防档案复制/摘录申请表》，注明复制/摘录目的、内容范围、用途等信息，经本部门负责人签字批准后，提交至公司消防安全管理部门。消防安全管理部门收到申请表后，对申请进行审核，确认符合复制/摘录条件的，安排专人负责办理复制/摘录手续。复制/摘录的档案应加盖“消防档案复制专用章”，并在《消防档案复制/摘录登记表》上记录复制/摘录时间、复制/摘录人、复制/摘录内容、用途等信息。复制/摘录的档案应与原件内容一致，不得擅自篡改或断章取义。复制/摘录完成后，应将复制/摘录的档案交予申请部门，并要求申请部门妥善保管，不得用于非工作目的。2.外部复制与摘录因外部单位或个人需要复制或摘录公司消防档案内容的，应按照外部单位或个人的正式申请，经公司消防安全管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可办理。同时，应与申请方签订《消防档案复制/摘录保密协议》，明确双方的权利和义务。消防安全管理部门应按照批准的复制/摘录范围和要求，安排专人负责办理复制/摘录手续。复制/摘录的档案应加盖“消防档案复制专用章”，并在《消防档案复制/摘录登记表》上记录复制/摘录时间、复制/摘录人、申请方、复制/摘录内容、用途等信息。复制/摘录完成后，应将复制/摘录的档案交予申请方，并要求申请方严格按照协议约定使用档案，不得将档案泄露给第三方或用于其他非法目的。如发现申请方违反协议约定，应及时采取措施，追究其责任。四、消防档案利用的监督与管理（一）监督检查1.公司消防安全管理部门应定期对消防档案利用情况进行监督检查，检查内容包括档案查阅、借阅、复制、摘录等手续是否齐全，档案利用过程是否符合规定，档案是否按时归还等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自查阅、借阅、复制、摘录消防档案，或在档案利用过程中造成档案损坏、丢失、信息泄露等事故的部门或个人，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因消防档案利用不当给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。五、消防档案利用的安全与保密措施（一）安全措施1.提供消防档案查阅、借阅服务的场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全。2.对消防档案的查阅、借阅、复制、摘录等活动应进行全程监控，防止档案在利用过程中出现安全问题。3.定期对消防档案进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。如发现档案存在损坏、变质等情况，应及时采取修复、更换等措施，确保档案的完整性和可用性。（二）保密措施1.严格限定消防档案的知悉范围，除因工作需要知悉的人员外，其他人员未经批准不得接触消防档案。2.对涉及公司商业秘密、消防安全敏感信息的消防档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.参与消防档案利用活动人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在档案利用过程中，不得向无关人员透露档案内容。4.对于因工作需要带出公司查阅、借阅的消防档案，应采取必