外贸档案管理制度

外贸档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司外贸档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司外贸业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与外贸业务相关的档案管理，包括但不限于合同、订单、发票、提单、报关单、报检单、运输文件、商务信函、电子邮件等各类文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：外贸档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司外贸业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司外贸档案管理制度，并组织实施。2.负责外贸档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立外贸档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平。5.负责提供档案查阅、借阅等服务，并对利用情况进行登记和统计。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（二）业务部门职责1.负责本部门外贸业务档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的业务支持。3.负责对本部门档案的真实性、准确性和完整性负责，确保档案符合公司档案管理要求。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行公司档案管理制度，做好档案管理工作。2.负责外贸档案的日常收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的规范有序。3.严格遵守档案安全保密制度，防止档案丢失、损坏和泄露。4.熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，及时更新和维护档案信息。5.积极为档案利用者提供优质服务，做好档案查阅、借阅等登记工作。6.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.与国外客户签订的各类外贸合同、订单、协议等。2.出口业务中的发票、装箱单、提单、报关单、报检单等相关单证。3.进口业务中的采购合同、发票、提单、报关单、报检单等相关单证。4.商务信函、电子邮件、传真等与外贸业务有关的通信文件。5.出国考察、参展、洽谈业务等活动中形成的文件资料。6.其他与外贸业务相关的文件资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、业务类别等进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案资料进行装订、装盒，确保档案的整齐美观。4.对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行分类存储，并建立相应的索引目录。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案资料，经初步审核后，填写档案移交清单，移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.档案管理部门按照档案分类标准对接收的档案进行归档，将档案存入专门的档案库房或电子存储设备。（二）保管期限1.外贸合同、订单等重要业务档案的保管期限为[X]年。2.发票、提单、报关单等单证档案的保管期限为[X]年。3.商务信函、电子邮件等通信文件的保管期限为[X]年。4.其他档案的保管期限根据实际情况确定，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。4.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，防止数据丢失。5.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅外贸档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅外贸档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损，确保档案的安全和完整。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（三）特殊情况处理1.因工作需要，外单位人员需查阅或借阅公司外贸档案的，应经公司主管领导批准，并按照公司相关规定办理查阅或借阅手续。2.涉及国家机密或公司商业秘密的档案，查阅或借阅时应严格按照国家有关保密规定执行，并经公司保密管理部门批准。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门和相关领导组成，负责对外贸档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对涉及公司重要业务、知识产权、商业秘密等仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的外贸档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能要求1.具备档案录入、编辑、存储、查询、统计、打印等基本功能。2.能够对档案进行分类管理、权限控制，确保档案信息的安全和保密。3.支持电子文件的在线浏览、下载、打印等操作，方便档案利用者使用。4.具备数据备份、恢复、迁移等功能，保障档案数据的安全可靠。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案信息准确录入