会计档案保存制度

会计档案保存制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、装订、保管和移交等工作，并指定专人负责会计档案管理工作。2.公司档案管理部门负责对会计档案的归档、存储、查阅等进行指导和监督，并提供必要的档案管理设施和条件。3.各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案的管理工作，确保会计档案的真实、完整、安全。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证，是记录公司经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿，全面、系统、连续地记录公司的经济业务。（三）财务会计报告包括月度、季度、年度财务会计报告，是公司对外提供财务信息的重要文件，反映公司一定时期的财务状况、经营成果和现金流量等情况。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。三、会计档案的整理与装订（一）会计凭证的整理与装订1.每月终了，会计人员应及时将本月的会计凭证进行整理。首先，对原始凭证进行分类，按照经济业务的性质和用途进行排列；然后，将记账凭证与所附原始凭证核对无误后，按照编号顺序排列。2.会计凭证应使用专用的凭证封面和封底进行装订。装订时，应确保凭证整齐、牢固，不得有缺页、掉页等情况。3.在凭证封面上，应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容，并由装订人员和会计主管人员在封面上签字或盖章。（二）会计账簿的整理与装订1.年度终了，会计人员应将全年的会计账簿进行整理。首先，对账簿中的账页进行核对，确保账账相符；然后，将账页按照顺序编号，加装封面和封底。2.会计账簿应使用专用的账簿封面进行装订。装订时，应注意保护账簿的完整性，不得随意涂改或损坏账页。3.在账簿封面上，应注明单位名称、账簿名称、年度、账簿编号等内容，并由会计主管人员签字或盖章。（三）财务会计报告的整理与装订1.年度终了，财务部门应将全年的财务会计报告进行整理。首先，对报告中的各项数据进行核对，确保数据准确无误；然后，将报告按照顺序编号，加装封面和封底。2.财务会计报告应使用专用的报告封面进行装订。装订时，应注意保护报告的完整性，不得随意折叠或损坏报告。3.在报告封面上，应注明单位名称、年度、报告名称、报告编号等内容，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签字并盖章。（四）其他会计资料的整理与装订1.其他会计资料应按照类别进行整理，分别加装封面和封底。2.在资料封面上，应注明资料名称、年度、月份、资料编号等内容，并由相关人员签字或盖章。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照国家有关规定执行。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库，用于存放会计档案。保管库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全。2.会计档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行编号，便于查找和管理。2.会计档案应妥善保管，不得随意堆放或丢弃。对于重要的会计档案，应采取备份等措施，防止档案丢失或损坏。3.会计档案保管人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人根据查阅申请进行审批，批准后，由会计档案保管人员提供查阅服务，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和地点进行查阅，不得擅自将会计档案带出保管库或转借他人。查阅过程中，应爱护会计档案，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。（二）借阅程序1.外单位人员查阅或借阅本公司会计档案，应持有单位介绍信，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经本公司财务部门负责人审批后，报公司分管领导批准。2.经批准后，由会计档案保管人员与借阅人员办理借阅手续，填写《会计档案借阅登记簿》，注明借阅单位名称、借阅人员姓名、借阅时间、归还时间等内容，并要求借阅人员签字确认。3.借阅人员应按照规定的时间归还会计档案，如有特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。归还时，会计档案保管人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（三）查阅与借阅限制1.涉及国家机密和商业秘密的会计档案，不得查阅或借阅。2.查阅或借阅会计档案时，不得擅自复印、拍照或抄录会计档案内容。如有特殊需要，应经财务部门负责人批准，并在档案保管人员的监督下进行。六、会计档案的移交（一）移交时间1.会计人员因工作调动或离职等原因，应按照规定及时办理会计档案的移交手续。2.年度终了后，财务部门应将当年的会计档案整理完毕，并在规定的时间内移交给公司档案管理部门。（二）移交程序1.会计人员办理会计档案移交手续时，应编制《会计档案移交清册》，详细列出移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。2.交接双方应按照《会计档案移交清册》所列内容进行逐项核对，核对无误后，交接双方在移交清册上签字或盖章。3.会计档案移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。（三）档案管理部门接收1.公司档案管理部门在接收会计档案时，应认真核对移交清册所列内容，确保会计档案的完整性和准确性。2.档案管理部门接收会计档案后，应按照规定进行分类、编号、存储，并建立会计档案管理台账，记录会计档案的接收、保管、查阅、借阅、移交等情况。七、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且符合国家有关销毁规定的，可以按照规定进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门会同档案管理部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应