档案材料转递制度

档案材料转递制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案材料的转递工作，确保档案材料的安全、及时、准确传递，维护档案的完整性和真实性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位之间档案材料的转递。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案转递工作合法合规。2.遵循保密原则，对涉及机密、敏感的档案材料进行严格保密，防止信息泄露。3.保证档案材料转递的及时性和准确性，避免延误和错误传递。二、档案材料转递的范围（一）内部转递范围1.员工调动、晋升、降职等人事变动产生的相关档案材料，如人事档案、考核材料、奖惩记录等。2.部门之间工作交接涉及的业务档案材料，如项目文档、合同文件、财务报表等。3.公司/组织内部会议形成的重要文件、决议等档案材料的流转。（二）外部转递范围1.与合作伙伴、客户之间往来的重要文件、合同、协议等档案材料的传递。2.向政府部门、监管机构报送的各类文件、报表、资料等档案材料。3.因法律纠纷、审计等原因需要向外部机构提供的相关档案材料。三、档案材料转递的流程（一）内部转递流程1.发起申请档案转出部门根据实际工作需要，填写《档案材料转递申请表》，详细注明转递档案的名称、数量、转出原因、接收部门等信息。申请表需经部门负责人签字确认后，提交至档案管理部门。2.审核档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核。重点审核转递档案的必要性、完整性以及是否符合相关规定。如审核通过，在申请表上加盖档案管理部门印章；如审核不通过，及时与转出部门沟通，说明原因并要求补充或修改相关信息。3.整理与登记转出部门按照审核后的申请表，对档案材料进行整理。确保档案材料齐全、完整，顺序清晰，并编制档案材料清单。将整理好的档案材料及清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的档案材料进行核对、登记，记录档案的名称、数量、转出时间、接收部门等信息。4.转递档案管理部门根据档案的性质和接收部门的要求，选择合适的转递方式。可采用专人送达、机要通信、内部网络传输等方式。对于重要、机密的档案材料，原则上采用专人送达方式，并要求接收人在送达回执上签字确认。通过内部网络传输的档案材料，需确保传输过程的安全性，并及时通知接收部门查收。接收部门在收到档案材料后，应在规定时间内反馈确认信息。（二）外部转递流程1.发起申请因工作需要向外部单位转递档案材料的部门或人员，填写《外部档案材料转递申请表》，详细说明转递档案的名称、数量、转递目的、接收单位等信息。申请表需经部门负责人和公司/组织分管领导签字审批。2.保密审查档案管理部门对申请转递的档案材料进行保密审查。确认档案材料是否涉及机密、敏感信息，以及是否符合保密规定。对于涉及保密内容的档案材料，需按照公司/组织的保密制度进行特殊处理，如加密传输、专人护送等。3.整理与包装转出部门对档案材料进行整理、核对，确保档案材料准确无误。根据档案的性质和数量，选择合适的包装材料进行封装。在包装上注明档案材料的名称、数量、转递单位等信息，并确保包装牢固、密封。4.转递根据外部接收单位的要求和档案材料的重要性，选择合适的转递方式。可采用邮政特快专递（EMS）、挂号信、专人送达等方式。对于重要、紧急的档案材料，优先采用专人送达或特快专递方式，并要求接收单位在回执上签字确认。通过邮政方式转递的档案材料，需留存邮寄凭证，并及时跟踪邮件的投递情况。四、档案材料转递的责任分工（一）转出部门责任1.负责提出档案材料转递申请，确保申请内容真实、准确、完整。2.按照规定对档案材料进行整理、核对，保证档案材料的质量。3.在规定时间内将整理并配合档案管理部门完成档案材料的移交工作。（二）档案管理部门责任1.负责审核档案材料转递申请，对不符合规定的申请提出整改意见。2.组织、协调档案材料的整理、登记、转递等工作，确保档案转递工作的顺利进行。3.负责档案材料转递过程中的安全保密工作，对违规转递行为进行监督和纠正。（三）接收部门责任1.在收到档案材料后，及时进行核对、签收，并反馈确认信息。2.对接收的档案材料进行妥善保管，不得擅自涂改、销毁或丢失。3.如发现档案材料存在问题，及时与转出部门和档案管理部门沟通解决。五、档案材料转递的时间要求（一）内部转递1.一般情况下，档案管理部门应在收到完整、合格的《档案材料转递申请表》及档案材料后的[X]个工作日内完成转递工作（采用专人送达方式的除外）。2.对于紧急转递的档案材料，应在[X]小时内安排专人送达或通过内部网络优先传输。（二）外部转递1.采用邮政特快专递（EMS）方式转递的档案材料，应在申请审批通过后的[X]个工作日内寄出。2.采用挂号信方式转递的档案材料，应在申请审批通过后的[X]个工作日内交寄。3.采用专人送达方式转递的档案材料，应根据实际情况尽快安排送达，确保在规定时间内完成。六、档案材料转递的保密规定（一）档案管理人员职责1.严格遵守公司/组织的保密制度，对档案材料的转递过程和内容负有保密责任。2.不得向无关人员泄露档案材料的内容和转递情况。（二）转递过程保密措施1.对于涉及机密、敏感的档案材料，在整理、包装、转递过程中采取加密、密封等保密措施。2.专人送达档案材料时，送达人员不得擅自将档案材料交予他人或中途停留、查看。3.通过内部网络传输档案材料时，应使用加密传输工具，并设置访问权限，防止信息泄露。（三）违规处理1.对违反保密规定，泄露档案材料内容的人员，将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。2.因保密措施不当导致档案材料泄露的，相关责任人应承担相应的经济赔偿责任，并采取措施消除影响。七、档案材料转递的跟踪与查询（一）跟踪机制1.档案管理部门负责对档案材料的转递过程进行跟踪。对于采用专人送达方式的，送达人员应及时反馈送达情况；对于采用邮政方式转递的，应通过查询单号跟踪邮件的投递进度。2.建立档案材料转递跟踪记录，详细记录转递时间、方式、接收情况等信息，以备查询和追溯。（二）查询服务1.转出部门、接收部门及相关人员有权查询档案材料的转递情况。查询时需填写《档案材料转递查询申请表》，注明查询原因、档案名称、转递时间等信息。2.档案管理部门应在收到查询申请后的[X]个工作日内给予答复，并提供相关的转递记录和证明材料。八、档案材料转递的验收与反馈（一）验收要求1.接收部门在收到档案材料后，应按照档案材料清单进行核对验收。重点检查档案材料的数量、完整性、准确性等。2.如发现档案材料存在短缺、损坏、信息错误等问题，接收部门应及时与转出部门联系，要求补充或更正。（二）反馈机制1.接收部门在完成档案材料验收后，应在[X]个工作日内填写《档案材料转递验收反馈表》，反馈验收情况。2.反馈表应包括档案材料的名称、数量、验收结果、存在问题及处理情况等内容。档案管理部门对反馈信息进行汇总分析，及时发现和解决档案转递过程中存在的问题。九、档案材料转递的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门在完成档案材料转递工作后，应及时将转递申请表、清单、回执、验收反馈表等相关材料进行归档。2.归档材料应按照时间顺序、类别进行整理，确保档案的系统性和完整性。（二）保管期限1.档案材料转递相关的归档材料保管期限为[X]年，具体保管期限按照国家法律法规和公司/组织的档案管理制度执行。