拟写档案归档制度

拟写档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.完整性原则：确保档案的全面性和系统性，反映公司各项工作的真实面貌。3.准确性原则：保证档案内容真实、准确，数据可靠。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案归档范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司会议记录、纪要、决议等文件。4.公司工作计划、总结、报告等文件。5.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。6.公司行政事务文件，如公文处理、印章管理、办公用品管理等相关文件。（二）财务审计类1.公司财务预算、决算报告。2.财务凭证、账簿、报表等财务资料。3.审计报告、审计工作底稿等审计资料。4.税务申报、缴纳等相关文件。（三）业务经营类1.市场调研报告、市场分析资料等。2.销售合同、订单、报价单等业务文件。3.采购合同、供应商资料等采购相关文件。4.生产计划、生产报表、质量检验报告等生产相关文件。5.研发项目资料，包括项目立项报告、研究成果、专利申请等文件。（四）工程建设类1.工程项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告等。2.工程设计文件，如设计图纸、设计变更通知等。3.工程施工文件，包括施工组织设计、施工记录、工程签证等。4.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算等。（五）合同协议类公司签订的各类合同、协议，包括但不限于买卖合同、租赁合同、合作协议等。（六）其他类1.公司获得的荣誉证书、资质证书等文件。2.公司对外宣传资料、广告策划等文件。3.公司与外部单位往来的重要函件、传真等文件。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.对工作活动中形成的文件材料，应及时收集，不得积压或丢失。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料应按照分类标准进行整理，确保文件材料的系统性和逻辑性。2.对文件材料进行分类时，应遵循档案管理的基本原则，结合公司实际情况进行合理分类。3.整理后的文件材料应进行编号、编目，便于查找和管理。（三）文件材料的装订1.对纸张规格统一、内容完整的文件材料，应进行装订。2.装订时应使用标准的装订设备和材料，确保装订牢固整齐。3.装订后的文件材料应在左侧装订，不得影响文件的查阅和利用。（四）文件材料的编目1.编目应按照档案管理的要求进行，包括文件编号、题名、日期、责任者等信息。2.编目应准确、清晰，便于查找和利用。（五）档案的装盒1.整理好的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应使用符合档案管理要求的材料，确保档案的安全保管。四、档案归档流程（一）部门整理1.各部门在工作活动结束后，应及时对形成的文件材料进行整理，按照归档要求进行分类、编号、编目等工作。2.整理好的文件材料应由部门负责人审核签字后，移交公司综合管理部门。（二）综合管理部门接收1.公司综合管理部门收到各部门移交的文件材料后，应进行认真核对，确保文件材料的齐全、完整。2.对不符合归档要求的文件材料，应及时退回原部门进行补充或更正。（三）档案整理归档1.综合管理部门对接收的文件材料进行进一步整理，按照档案管理的要求进行分类、编目、装订、装盒等工作。2.整理好的档案应按照保管期限进行分类存放，便于查找和管理。（四）档案上架1.整理好的档案应及时上架存放，确保档案的安全保管。2.档案上架时应按照档案类别、年度、保管期限等顺序进行排列，便于查找和利用。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等相关文件。2.公司内部管理制度、规定、办法等重要文件。3.公司年度财务决算报告。4.公司重大项目的立项、验收等文件。5.公司获得的重要荣誉证书、资质证书等文件。（二）定期保管1.定期保管期限分为30年、10年。2.一般行政管理文件、业务经营文件等保管期限为10年。3.财务凭证、账簿、报表等保管期限为30年（法律法规另有规定的除外）。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部门查阅。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，经公司综合管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅内容、查阅人等信息。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得将档案带出公司或擅自转借他人。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。（三）利用方式1.公司员工因工作需要复印、摘录档案内容的，应填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部门办理。2.外部单位因工作需要复印、摘录公司档案内容的，应持单位介绍信，经公司综合管理部门负责人批准后，方可办理。（四）保密要求1.查阅档案时，查阅人员应严格遵守国家有关保密规定，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取严格的保密措施。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由公司综合管理部门负责人组织，相关业务部门人员参加。3.档案鉴定应根据档案的内容、来源、时间等因素进行综合分析，确保鉴定结果的准确性。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应进行销毁。2.档案销毁工作应由公司综合管理部门负责人组织，相关业务部门人员参加，并在销毁现场进行监督。3.档案销毁时，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案统计与移交（一）档案统计1.公司综合管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应定期进行，统计结果应及时上报公司领导。（二）档案