单位档案管理制度

单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。单位档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则。档案应如实反映单位各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集、整理单位工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，为单位各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是单位档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁单位各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案利用服务。4.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化进程，提高档案管理工作效率和水平。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向综合档案室移交。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理、分类和装订。2.妥善保管本部门的档案，确保档案的安全与完整，防止档案丢失、损坏和泄密。3.按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。4.协助综合档案室开展档案管理工作，提供有关档案的信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各种文件材料，包括：行政文件：如请示、报告、批复、决定、通知、会议纪要等。业务文件：如工作计划、总结、统计报表、技术文件、合同协议等。财务文件：如预算、决算、审计报告、财务凭证等。人事文件：如干部任免、工资调整、考核奖惩、培训记录等。声像档案：如照片、录音、录像等反映单位重要活动和工作场景的资料。实物档案：如单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等。3.下级单位报送的重要文件、报表、总结等。4.与本单位业务相关的其他文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子文件应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、业务管理、财务管理、人事管理等类别，再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号。对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。3.编目。编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的检索和利用。4.装订。对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全保管。同时，应配备必要的办公设备和档案装具，如档案柜、档案盒、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境，防止档案因温湿度变化而受损。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止电子档案丢失或损坏。5.严格执行档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值，确保有保存价值的档案得到妥善保管，无保存价值的档案及时销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，判断其对单位工作、历史研究、经验借鉴等方面的价值。2.考虑档案的来源、形成时间、形式等因素，综合评估其保存价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（五）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的题名、编号、日期、保管期限、密级等内容。2.《档案销毁清册》经单位分管领导审批后，由综合档案室负责组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚毁、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为单位各项工作提供便捷的档案利用服务。（二）利用范围1.本单位员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位业务相关的档案，须经单位分管领导批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案，须按照法定程序办理相关手续。（三）利用方式1.查阅。员工可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。综合档案室工作人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案，并做好查阅服务工作。2.借阅。因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、预计归还日期等信息，经部门负责人签字同意后，报综合档案室负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅档案，并按时归还，不得转借他人或擅自复印、摘录档案内容。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、查阅日期、查阅内容、借阅人姓名、借阅日期、归还日期等信息，并定期进行统计分析，以便掌握档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化。对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设。选用适合本单位的档案管理软件，建立档案管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络安全管理。加强档案信息化系统的网络安全管理，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。4.数据备份与恢复。定期对电子档案数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并制定数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.加