档案发文制度

档案发文制度一、总则（一）目的为加强公司档案发文管理，确保文件的准确、及时、安全传递，提高工作效率，促进公司各项工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在日常工作中形成的各类文件的起草、审核、签发、印发、归档等环节的管理。（三）基本原则1.准确规范原则文件内容应准确无误，符合国家法律法规、行业标准及公司相关规定，格式规范统一。2.及时高效原则文件处理应及时、迅速，确保信息传递的时效性，提高工作效率。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保文件在传递、存储过程中的安全性和保密性，防止文件泄露。二、发文流程（一）文件起草1.各部门根据工作需要，确定文件起草人员。起草人员应认真领会发文意图，深入调查研究，广泛收集资料，确保文件内容真实、准确、完整。2.文件起草应使用公司统一规定的格式，语言表达应简洁明了、逻辑严谨。涉及重要事项、政策法规等文件，应经部门负责人审核后起草。（二）部门审核1.文件起草完成后，起草部门应进行内部审核。审核内容包括文件的合法性、准确性、完整性、规范性等。2.部门审核通过后，由部门负责人在文件上签署审核意见，并注明日期。（三）会签1.涉及多个部门的文件，需进行会签。会签部门应认真阅读文件内容，提出意见和建议，并在规定时间内完成会签。2.会签意见应明确、具体，对文件内容有异议的，应详细说明理由。起草部门应根据会签意见对文件进行修改完善。（四）分管领导审批1.经部门审核、会签后的文件，报分管领导审批。分管领导应认真审核文件内容，签署审批意见，并注明日期。2.对于涉及重大事项、重要决策等文件，分管领导应组织相关人员进行专题研究，确保文件决策科学、合理。（五）主要领导签发1.分管领导审批通过的文件，报主要领导签发。主要领导应根据公司整体工作部署和实际情况，对文件进行最终审定，签署签发意见，并注明日期。2.主要领导签发后的文件，即为正式文件，具有法律效力。（六）编号登记1.文件签发后，由公司办公室负责编号登记。编号应按照一定的规则进行编制，确保文件编号的唯一性和系统性。2.登记内容包括文件名称、文号、签发人、印发日期、印发份数等。（七）排版印制1.公司办公室根据文件登记信息，安排专人进行排版印制。排版应符合公司统一规定的格式要求，确保文件版面整洁、美观。2.印制过程中，应严格控制文件质量，对印刷内容进行认真校对，确保文件无误。（八）盖章分发1.文件印制完成后，由公司办公室负责盖章。盖章应清晰、端正，确保文件印章完整、有效。2.办公室按照文件印发范围和份数，及时将文件分发给相关部门和人员。分发时应做好签收登记工作，确保文件传递安全、准确。（九）文件归档1.文件分发完毕后，公司办公室应及时将文件原稿、印发件等进行整理归档。归档应按照档案管理的要求，分类存放，便于查阅和管理。2.归档文件应编制详细的目录清单，注明文件名称、文号、日期、保管期限等信息，确保档案资料的完整性和准确性。三、发文格式（一）文件编号文件编号由发文年份、发文部门代码、文件顺序号组成。具体格式为：[年份][部门代码][顺序号]，例如：[2023][01][001]。（二）标题文件标题应准确概括文件的主要内容，一般由发文机关、事由、文种三部分组成。标题应简洁明了，避免冗长、复杂。（三）主送机关主送机关应明确文件的送达对象，按照公司内部组织架构和职责分工，准确填写相关部门或人员名称。（四）正文正文应条理清晰、层次分明，段落间距适中。字体、字号应符合公司统一规定，一般正文使用宋体小四号字，行距为1.5倍。（五）附件如有附件，应在正文后注明附件名称，并按照顺序编号。附件应与正文一起装订，附件名称应与正文提及的附件名称一致。（六）发文机关署名发文机关署名应使用公司全称，并加盖公司公章。公章应加盖在文件末尾的发文机关署名处，确保印章清晰、端正。（七）成文日期成文日期以主要领导签发日期为准，用阿拉伯数字标注，年份应写全称，月、日不编虚位，例如：2023年10月15日。（八）页码页码应位于页面底部居中位置，用阿拉伯数字标注，格式为：“1”、“2”、“3”……。四、发文权限（一）公司级文件1.涉及公司重大决策、战略规划、重要规章制度等文件，由公司主要领导签发。2.涉及公司重要工作部署、业务指导、对外协调等文件，由公司分管领导审核，主要领导签发。（二）部门级文件1.各部门制定的内部管理制度、工作流程、业务规范等文件，由部门负责人审核签发。2.部门之间的工作联系、沟通协调等文件，由部门负责人审核后，报分管领导审批签发。（三）临时文件因临时性工作需要印发的文件，由相关部门负责人起草，报分管领导审批签发。如遇紧急情况，可由分管领导口头授权相关人员起草并印发，但事后应及时补办审批手续。五、发文时效（一）紧急文件对于紧急文件，应按照特事特办的原则，在规定时间内完成起草、审核、签发、印发等环节。一般紧急文件应在[X]小时内完成处理，重大紧急文件应立即处理，并及时向主要领导汇报。（二）常规文件常规文件应按照正常发文流程进行处理，一般应在[X]个工作日内完成。各环节责任人应严格按照规定时间节点完成工作，确保文件及时印发。（三）限时文件对于有明确时间要求的限时文件，各部门应高度重视，提前做好工作安排，确保在规定时间内完成文件起草、审核、签发等工作，并按时印发。六、发文保密管理（一）密级划分根据文件内容涉及的机密程度，将文件划分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密文件是指涉及公司核心机密，泄露后会给公司造成重大损失的文件；机密文件是指涉及公司重要机密，泄露后会给公司带来较大损失的文件；秘密文件是指涉及公司一般机密，泄露后会给公司造成一定影响的文件。（二）保密措施1.严格控制文件知悉范围，按照文件密级确定阅读人员名单，未经批准，不得擅自扩大知悉范围。2.涉密文件应在专门的涉密计算机上起草和处理，严禁在连接互联网的计算机上处理涉密文件。3.涉密文件的传递应通过机要渠道或专人送达，严禁通过普通邮件、传真、互联网等方式传递。4.涉密文件的存储应使用专用的涉密存储设备，并设置密码保护。存储设备应妥善保管，防止丢失、被盗。5.定期对涉密文件进行清理和销毁，销毁过程应严格按照保密规定进行，确保文件信息彻底消除。（三）监督检查公司办公室负责对发文保密工作进行监督检查，定期对各部门发文保密情况进行抽查。对违反保密规定的行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。七、发文存档与查阅（一）存档要求1.公司办公室应按照档案管理的要求，对发文原稿、印发件、附件等进行整理归档。归档文件应齐全完整、分类准确、排列有序。2.发文档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。电子档案应按照一定的命名规则进行命名，并存储在专用的档案管理系统中，确保电子档案的安全性和可查阅性。（二）查阅流程1.公司内部人员查阅发文档案，应填写《发文档案查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司办公室查阅。2.外部单位查阅发文档案，应提前与公司办公室联系，说明查阅事由和查阅范围。经公司分管领导批准后，按照公司相关规定办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，确保查阅工作规范有序。3.查阅人员应爱护档案资料