档案制度三纳入

档案制度三纳入档案制度“三纳入”管理办法总则目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本档案制度“三纳入”管理办法。适用范围本办法适用于本公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，确保档案的完整性和准确性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管和利用，提高档案的服务效能。档案制度“三纳入”的具体内容纳入工作计划1.年度计划制定各部门应根据本部门的工作任务和档案管理要求，制定年度档案工作计划，明确档案工作的目标、任务、措施和责任人。年度档案工作计划应在每年年初报公司/组织档案管理机构备案。2.计划执行与监督各部门应严格按照年度档案工作计划组织实施，确保档案工作任务按时完成。公司/组织档案管理机构应定期对各部门档案工作计划的执行情况进行监督检查，对未按时完成任务的部门进行督促整改。纳入规章制度1.档案管理制度制定公司/组织应建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责、流程、标准和要求。档案管理制度应涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等各个环节，确保档案管理工作有章可循。2.制度培训与执行公司/组织应定期组织员工学习档案管理制度，使员工熟悉档案管理的各项规定和要求。各部门应严格按照档案管理制度开展工作，确保档案管理工作规范有序。纳入人员岗位责任制1.岗位责任明确公司/组织应明确各部门及员工在档案管理工作中的岗位责任，将档案管理工作纳入员工绩效考核体系。档案管理岗位责任应包括档案的收集、整理、保管、利用等具体工作内容，确保档案管理工作责任到人。2.考核与奖惩公司/组织应定期对员工的档案管理工作进行考核，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理制度的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。档案的收集与整理收集范围1.文件材料：包括公司/组织下发的各类文件、通知、报告、请示、批复等；各部门上报的文件材料、工作计划、工作总结、统计报表等。2.合同协议：包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。3.会议材料：包括公司/组织召开的各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等。4.业务资料：包括公司/组织在生产经营、科研开发、市场营销等业务活动中形成的各类资料，如产品资料、客户资料、市场调研报告等。5.人事档案：包括员工的个人简历、学历证书、培训记录、考核评价、奖惩情况等。6.财务档案：包括公司/组织的财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。7.其他档案：包括公司/组织的荣誉证书、资质证书、印章使用记录、大事记等。收集要求1.及时收集：各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件材料形成后及时收集归档，防止文件材料的散失。2.完整准确：收集的档案应内容完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.分类整理：收集的档案应按照档案管理制度的要求进行分类整理，便于保管和利用。整理方法1.分类：档案应按照其形成的领域、时间、来源等进行分类，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案应进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：对每一份档案应编制目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案应进行修整、裱糊或装订，使其整齐美观。档案保管保管场所1.档案库房：公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.温湿度控制：档案库房应安装温湿度调节设备，使库房内的温度保持在14℃2°C，相对湿度保持在45%60%。3.安全防护：档案库房应配备必要的安全防护设备，如消防器材、防盗报警装置、监控设备等，确保档案的安全。保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应按照分类编号顺序排列上架保管，便于查找和利用。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全。电子档案应按照档案管理制度的要求进行分类整理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.特殊载体档案保管：对照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照其特点进行分类整理，采取相应的保管措施，确保档案的安全和完整。保管期限1.永久保管：对反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要档案，如公司章程、组织沿革、大事记等，应永久保管。2.定期保管：对其他档案应根据其重要程度和利用价值确定保管期限，定期保管期限分为30年、10年。档案鉴定与销毁1.鉴定工作：公司/组织应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理机构牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。2.销毁审批：经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，报公司/组织领导审批。档案销毁审批表应包括档案的编号、题名、日期、来源、保管期限、销毁原因等内容。3.销毁实施：档案销毁工作应在公司/组织领导批准后实施，销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在档案销毁审批表上签字确认。档案利用利用范围1.内部利用：公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外部利用：公司/组织因对外合作、项目申报、法律诉讼等需要，可以向有关单位或个人提供档案复印件或证明材料。利用手续1.内部利用手续：公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理机构审批。档案管理机构应根据申请内容，及时提供档案，并做好查阅、借阅记录。2.外部利用手续：公司/组织向外部单位或个人提供档案复印件或证明材料，应填写档案提供利用申请表，经公司/组织领导签字同意后，报档案管理机构审批。档案管理机构应按照审批意见，对档案进行复印或出具证明，并做好登记备案。利用要求1.遵守规定：利用档案的单位或个人应遵守档案管理制度的规定，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。2.保护安全：利用档案时应注意保护档案的安全，不得在档案上乱写乱画，不得将档案带出档案