企业资源管理（ERP）操作指南模板

企业资源管理（ERP）操作指南模板——以采购订单创建与审批流程为例一、适用业务场景本指南适用于企业日常采购业务中，当需求部门（如生产部、行政部）提出物料或服务采购需求，需通过ERP系统创建采购订单并完成审批全流程的操作场景。具体包括但不限于：原材料采购、办公用品采购、设备采购等常规采购业务，旨在规范采购流程、保证采购信息准确、提升采购效率。二、操作流程详解（一）前置条件准备需求部门已通过OA系统或线下流程提交《采购申请单》，并经部门负责人审批通过；采购专员已确认供应商信息（如供应商编码、联系方式、合作条款等）并录入ERP供应商主数据；相关物料/服务的基础信息（如物料编码、规格型号、计量单位、采购价格等）已维护至ERP物料主数据。（二）操作步骤步骤1：登录ERP系统操作人：采购专员操作路径：打开ERP系统登录页面→输入用户名（如：采购部*工号）、密码→验证码验证→“登录”进入系统主界面。关键说明：保证账号权限为“采购订单创建”角色，避免因权限不足导致操作失败。步骤2：进入采购订单创建模块操作路径：系统主界面→“供应链管理”模块→选择“采购管理”子模块→“采购订单”→选择“新增采购订单”。关键说明：若系统未直接显示“采购管理”，需检查模块权限配置或联系系统管理员开通。步骤3：填写采购订单基础信息操作界面：弹出“新增采购订单”窗口后，依次填写以下字段：订单编号：系统自动，无需手动填写（格式：CG+年月日+6位流水号，如CG20239001）；供应商编码：输入供应商唯一编码（如：GYS001），系统自动匹配供应商名称、地址、联系人等信息；采购部门：选择负责本次采购的部门（如：采购部）；申请人：自动显示当前登录用户（如：采购专员*）；申请日期：默认为当前系统日期，可手动修改（需与实际申请日期一致）；付款方式：根据供应商合作条款选择（如：月结30天、货到付款等）；交货日期：输入需求部门要求的到货日期（格式：YYYY-MM-DD）。步骤4：添加采购物料明细操作说明：“物料明细”区域右侧的“添加物料”按钮；在弹出的“物料选择”窗口中，输入物料编码或物料名称（如：A4纸），“查询”；从查询结果中选择目标物料，系统自动带出“规格型号”“计量单位”“采购单价”“可用库存”等信息；手动填写“采购数量”（需根据《采购申请单》需求填写，不得超需采购）；系统自动计算“金额=采购单价×采购数量”，确认无误后“确定”添加物料明细。关键说明：若需添加多个物料，重复上述步骤；物料明细不可为空，且“采购数量”需为正整数。步骤5：附加单据信息操作路径：在订单界面下方找到“附件”区域→“”→选择关联单据（如：《采购申请单》扫描件、供应商报价单等）→“确定”。关键说明：附件需保证清晰、完整，便于审批人核查采购依据。步骤6：保存并提交审批操作说明：订单界面右上角的“保存”按钮，系统提示“保存成功”；“提交审批”按钮，系统弹出“审批流程选择”窗口；根据采购金额或物料类型选择审批流程（如：金额≤5万，审批人为采购经理；金额＞5万，审批人为采购总监）；“确认提交”，系统自动将订单流转至审批人待办事项。步骤7：跟踪审批进度操作路径：登录ERP系统→“工作流”模块→选择“我的待办”或“我的已办”→查看订单审批状态（如：审批中、已通过、已驳回）。关键说明：若审批被驳回，需根据驳回原因修改订单内容（如调整数量、价格等），重新提交审批。步骤8：审批通过后订单归档操作说明：审批通过后，系统自动将订单状态更新为“已生效”，采购专员可“打印”按钮输出纸质订单（需加盖采购章后发送至供应商），同时在系统中将订单状态更新为“已归档”。三、采购订单基本信息表（模板）字段名称字段说明示例值填写要求订单编号系统自动的唯一标识CG20239001不可手动修改供应商编码供应商主数据中的唯一编码GYS001必填，需准确匹配供应商信息供应商名称根据编码自动带出XX办公用品有限公司不可手动修改采购部门负责采购的部门采购部必填，需与实际部门一致申请人当前登录用户采购专员*自动带出，不可修改申请日期提交采购订单的日期2023-10-01必填，格式：YYYY-MM-DD付款方式与约定的付款条款月结30天必填，需符合财务制度交货日期要求供应商到货的日期2023-10-15必填，需满足生产/使用需求物料编码物料主数据中的唯一编码WJ001必填，需准确对应物料物料名称根据编码自动带出A4复印纸不可手动修改规格型号物料的详细规格80gA4自动带出，可手动补充计量单位物料的计量单位箱自动带出采购单价（元）不含税单价25.00必填，需与供应商报价一致采购数量本次采购的数量10必填，为正整数金额（元）采购单价×数量250.00系统自动计算订单状态当前审批/执行状态已生效系统自动更新审批人负责审批的人员采购经理*根据流程自动带出四、操作要点提示信息准确性：填写供应商编码、物料编码时，务必通过系统查询功能选择，避免手动输入错误；采购数量、交货日期需严格与《采购申请单》一致，杜绝超需采购或延迟交货风险。审批流程规范性：提交审批前需检查订单信息是否完整（如物料明细、附件等），避免因信息不全导致审批退回；审批通过后不可随意修改，如确需变更，需通过“订单变更”流程重新提交审批。异常处理：若供应商信息或物料信息在系统中不存在，需先联系系统管理员维护主数据，再创建订单；若审批过程中系统提示“流程异常