企业活动筹备及现场执行记录表

适用场景与核心价值在企业各类活动中，无论是年度团建、产品发布会、客户答谢会，还是内部培训、节日庆典，活动筹备与现场执行的高效规范直接影响活动效果与参与者体验。本工具通过标准化记录流程，帮助团队明确分工、跟进进度、留存执行细节，保证活动从策划到落地全流程可控，同时为后续复盘优化提供数据支撑，实现“零遗漏、高效率、可追溯”的活动管理目标。全流程操作指引一、前期筹备阶段：从规划到落地方案策划与目标确认核心任务：明确活动主题、目标（如提升团队凝聚力、发布新产品）、时间、地点、参与人数及预算范围。操作要点：组织策划会，由活动负责人（张经理）牵头，市场部、行政部、技术部等相关部门参与，输出《活动策划方案》，包含流程设计、环节亮点、风险预案等内容。方案需经上级领导（李总监）审批通过，保证目标与公司战略一致。任务分工与责任到人核心任务：将筹备工作拆解为具体任务，明确负责人、协作部门及完成时限。操作要点：使用任务拆解表，将工作分为“物料采购”“场地布置”“嘉宾邀请”“流程彩排”“宣传推广”等模块，例如：物料采购：负责人王主管，完成时间：活动前7天；场地布置：负责人赵专员，完成时间：活动前1天；嘉宾邀请：负责人刘助理，完成时间：活动前3天。建立筹备沟通群，每日同步任务进度，保证信息畅通。物料与资源准备核心任务：根据方案清单采购、制作及调试活动所需物料与设备。操作要点：制定《物料清单》，包含类别（如宣传物料、礼品、设备）、名称、数量、负责人、领取/存放地点，例如：类别名称数量负责人存放地点宣传物料背景板1块王主管仓库A区礼品定制笔记本200份赵专员行政部前台设备投影仪2台孙技术技术部设备间提前1天完成设备调试（如音响、灯光、投影），保证场地设备正常运行。场地与流程确认核心任务：实地勘察场地，确认布置方案及流程细节。操作要点：活动前2天，由负责人张经理带领场地负责人、布置团队实地勘察，确认舞台搭建、座位安排、动线设计（如签到区、体验区、休息区）是否符合方案要求。组织流程彩排，模拟活动当天的签到、开场、互动、闭幕等环节，明确各环节负责人衔接时间（如签到9:00-9:30，开场9:30-9:40）。二、现场执行阶段：从启动到收尾签到与入场管理核心任务：高效引导参与者签到，保证信息准确、入场有序。操作要点：签到台设置2-3个点位，配备签到表（含姓名、部门、联系方式）、二维码签到设备（如企业），由赵专员和孙技术负责。为参与者发放活动手册、礼品袋，指引至休息区或会场，避免拥堵。流程执行与现场把控核心任务：按既定流程推进活动，实时监控各环节进度，处理突发情况。操作要点：每个环节设置负责人（如开场由张经理主持，互动环节由王主管引导），佩戴工作证便于识别。安排专人（刘助理）担任“现场协调员”，携带《现场执行记录表》，实时记录各环节开始/结束时间、参与情况、突发问题及处理结果（例如：“10:15互动环节参与人数超预期，临时增加1名工作人员协助引导”）。应急处理与风险防控核心任务：快速响应突发状况，降低对活动的影响。操作要点：提前制定《应急预案》，针对常见问题（如设备故障、人员迟到、天气变化）明确处理流程：设备故障：技术员孙技术立即启用备用设备，5分钟内恢复；人员迟到：由刘助理联系迟到者，告知当前环节位置，安排专人引导入场；天气变化（如户外活动遇雨）：提前联系场地提供备用室内区域，引导参与者有序转移。现场互动与氛围营造核心任务：提升参与者体验，保证活动氛围热烈、目标达成。操作要点：互动环节（如抽奖、问答）提前测试道具和流程，由王主管讲解规则，调动参与积极性。安排摄影人员（陈摄影师）记录活动精彩瞬间，重点拍摄嘉宾发言、参与者互动、仪式环节等。三、后期收尾阶段：复盘与归档物资清点与场地复原核心任务：清点剩余物料，回收可重复利用物品，恢复场地原貌。操作要点：活动结束后1小时内，由赵专员带领布置团队清点物资，填写《物资清点表》，记录剩余物料数量、处理方式（如留存、回收、报废）。与场地负责人确认场地复原情况（如桌椅归位、垃圾清理），避免遗留问题。资料整理与复盘总结核心任务：汇总活动数据，总结经验教训，形成复盘报告。操作要点：收集签到表、照片、视频、现场记录表等资料，由刘助理整理归档，分类存储（如“活动策划文件”“现场执行记录”“影像资料”）。活动后3天内召开复盘会，由张经理主持，各部门负责人参与，分析目标达成情况（如参与人数、满意度反馈）、亮点与不足（如流程衔接顺畅但物料准备稍晚），输出《活动复盘报告》，提出改进建议（如下次提前5天完成物料采购）。记录表模板表1：筹备阶段任务跟踪表任务模块具体任务负责人协作部门计划完成时间实际完成时间完成状态（□已完成□进行中□延期）备注方案策划策划方案撰写张经理市场部2023-10-102023-10-10□已完成通过李总监审批物料采购礼品定制王主管行政部2023-10-152023-10-14□已完成提前1天到货场地布置舞台搭建赵专员场地方2023-10-202023-10-20□已完成符合方案要求嘉宾邀请确认嘉宾出席刘助理外联部2023-10-172023-10-16□已完成1位嘉宾临时请假表2：现场执行记录表时间节点环节名称负责人执行情况描述突发问题及处理参与人数备注09:00-09:30签到入场赵专员二维码签到顺畅，发放活动手册200份，参与者有序入场无1955人迟到已沟通09:30-09:40开场致辞张经理致辞内容清晰，介绍活动目标，氛围良好无19509:40-10:30产品发布环节王主管演示流畅，观众互动积极，提问环节10个问题均得到解答投影仪短暂黑屏，技术员3分钟内恢复19010:30-11:00互动抽奖刘助理抽奖环节气氛热烈，发放礼品50份，参与者反馈良好无18511:00-11:15闭幕总结张经理总结活动成果，感谢参与者，宣布活动结束无185关键注意事项提前沟通，避免信息差：筹备阶段保证各部门对目标、流程、分工达成共识，可通过书面方案+会议沟通双确认，避免因理解偏差导致执行失误。细节把控，不留死角：从物料清单到场地动线，每个细节需专人核对，例如签到表提前打印3份备用，设备调试时测试麦克风音量及电池续航。应急预案，有备无患：针对可能出现的突发情况（如天气、设备、人员