老年协会工作档案制度

PAGE老年协会工作档案制度一、总则（一）目的为加强老年协会工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在老年协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老年协会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：老年协会档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映老年协会的工作实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集和整理老年协会工作中形成的各种文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置老年协会设立专门的档案管理室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善老年协会档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用老年协会的各类档案，定期对档案进行清查和核对，确保档案的安全和完整。3.指导和监督老年协会各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。4.积极开发档案信息资源，为老年协会的工作决策、经验总结、历史研究等提供档案资料支持。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级机关下发的与老年协会工作有关的文件、指示、通知等。2.老年协会制定的工作计划、总结、报告、规章制度、会议记录、统计报表等。3.老年协会组织开展的各类活动的方案、通知、总结、照片、录像等资料。4.老年协会工作人员的人事档案、考核材料、奖惩记录等。5.老年协会与其他单位签订的合同、协议、合作项目资料等。6.老年协会的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.其他与老年协会工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集各类文件材料，并定期移交档案管理部门。2.档案管理人员应主动收集档案，对分散在各部门和个人手中的档案进行及时催交和接收。3.收集的档案应保持文件材料的原貌，不得擅自涂改、剪裁、抽取、销毁或伪造。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制案卷目录和卷内文件目录。2.会计档案整理：按照会计档案管理办法的规定，进行分类、装订、编目。3.声像档案整理：按照载体形式、时间顺序进行分类，编制目录，并注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。4.实物档案整理：对收集到的实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期等信息，并妥善保管。四、档案的保管（一）档案保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：老年协会制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、涉及重大事件和重要活动的文件材料、财务决算等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括：一般的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括：一般性的文件材料、临时性的通知、简报等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。4.按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案的利用（一）档案利用范围1.为老年协会的工作决策、计划制定、经验总结等提供参考依据。2.为老年协会工作人员了解工作历史、查询相关资料提供便利。3.为社会各界了解老年协会的工作情况、开展相关研究提供资料支持。（二）档案利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅者应按时归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。3.出具证明：根据利用者的要求，档案管理部门可以为其出具档案证明材料。出具的证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）档案利用审批程序1.查阅档案：利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请进行审核，符合查阅条件的，安排查阅，并做好查阅登记。2.借阅档案：利用者填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须重新办理审批手续。3.出具证明：利用者填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途等，经所在部门负责人签字后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请进行审核，符合出具证明条件的，出具证明材料，并加盖档案管理部门印章。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织老年协会成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）档案鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，应进行剔除和销毁。失去保存价值的档案主要包括：已过保管期限且无查考利用价值的档案、重复文件、内容虚假或无保存意义的文件等。（三）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷（件）审查，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、老年协会领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式和时间。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和方针政策。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责，确保档案安全。3.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，严格按照档案管理制度和工作流程操作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，便于档案的查找和利用。3.做好档案库房的管理工作，定期检查档案保管情况，确保档案安全。4.为利用者提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理查阅、借阅手续，并做好登记工作。5.对档案