河南档案封存制度规定

PAGE河南档案封存制度规定一、总则（一）目的为规范河南地区档案封存工作，确保档案信息的安全与保密，维护公民、法人和其他组织的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于河南行政区域内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）涉及的档案封存管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案封存工作合法合规进行。2.安全保密原则：采取有效措施保障档案信息安全，防止档案内容泄露、篡改或丢失。3.规范有序原则：明确档案封存的流程、标准和要求，保证工作有序开展。4.服务利用原则：在确保安全保密的前提下，为合法的档案利用需求提供必要支持。二、档案封存的范围与条件（一）范围1.涉及个人隐私的档案：包括但不限于个人身份信息、健康状况、婚姻状况、财产状况等相关档案材料。2.商业秘密档案：涉及企业技术秘密、经营策略、客户信息等具有商业价值且需要保密的档案。3.特定历史时期或敏感事件相关档案：根据国家或地方要求，对特定历史阶段或敏感事件的档案进行封存。4.法律法规规定需封存的其他档案：如涉及国家安全、军事机密等特殊档案。（二）条件1.档案所涉及的信息具有保密价值，公开可能对相关个人、单位或社会造成不利影响。2.档案封存符合法律法规及政策要求，不存在违反规定公开的风险。3.经过必要的审批程序，确保档案封存的必要性和合理性得到充分论证。三、档案封存的流程（一）申请1.单位内部相关部门或个人认为某份档案符合封存条件时，可以向档案管理部门提交档案封存申请。申请应包含档案名称、所属年度、保管期限、申请封存理由等详细信息。2.申请部门或个人需对申请内容真实性负责，并提供相关证明材料（如涉及个人隐私的相关授权文件、涉及商业秘密的保密协议等）。（二）审核1.档案管理部门收到申请后，应在规定时间内进行审核。审核内容包括申请材料的完整性、档案封存的必要性、是否符合法律法规及政策要求等。2.对于复杂或存在争议的申请，档案管理部门可组织相关人员进行会审，必要时征求法律专业意见或上级主管部门意见。3.审核通过后，档案管理部门应出具审核意见，并将申请材料及审核意见一并提交给档案封存审批机构（如单位分管领导或专门设立的档案管理委员会）。（三）审批1.档案封存审批机构根据审核意见进行审批。审批机构应综合考虑档案内容、对单位和社会的影响等因素，做出是否批准封存的决定。2.审批决定应以书面形式通知申请部门或个人及档案管理部门。批准封存的，应明确封存期限、保管方式等具体要求；不予批准的，应说明理由。（四）封存实施1.档案管理部门根据审批决定，对需封存的档案进行整理、编号，并制作专门的封存清单。清单应详细记录档案名称、数量及封存日期等信息。2.采用专门的档案封存设备（如密封箱、保险柜等）对档案进行封存，并在封存设备上加盖单位公章或档案管理部门专用章。3.将封存后的档案存放在专门的档案库房或指定的安全保管地点，确保档案存放环境安全、适宜。（五）登记备案1.档案管理部门应对档案封存情况进行详细登记，建立档案封存台账。台账应记录档案名称、申请封存日期、批准封存日期、封存期限、保管地点等信息。2.定期将档案封存情况向上级主管部门或相关监管机构备案，确保档案封存工作处于有效监督之下。四、档案封存的保管与维护（一）保管要求1.档案封存保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放环境符合档案保管要求。2.封存档案应按照类别、年度等进行有序排列存放，便于查找和管理。3.定期对封存档案进行检查，查看档案包装是否完好、有无损坏迹象，如发现问题应及时采取措施处理。（二）维护措施1.建立档案封存维护制度，明确维护责任人和维护周期。维护责任人应定期对封存档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。2.根据档案保管期限和实际情况，对封存档案进行必要的修复、整理等维护工作。修复工作应遵循档案修复原则，确保档案原始信息不受损害。3.随着信息技术的发展，适时对档案封存管理工作进行信息化改造，建立电子档案封存数据库，实现对档案封存信息的动态管理和查询。五、档案封存的期限与解除（一）期限规定1.档案封存期限应根据档案性质、保密需求及法律法规规定确定。一般情况下，涉及个人隐私和商业秘密的档案封存期限不少于[X]年；特定历史时期或敏感事件相关档案的封存期限按照国家或地方相关规定执行。2.档案封存期限届满前，档案管理部门应提前通知申请封存部门或个人及相关审批机构，提醒其对档案封存情况进行评估，决定是否继续封存。（二）解除程序1.申请解除档案封存的部门或个人应向档案管理部门提交档案解封申请，说明解封理由及档案利用计划等。2.档案管理部门收到申请后，按照审核、审批流程进行处理。审核内容包括解封申请的合理性、档案利用目的及方式是否符合法律法规要求等。3.审批通过后，档案管理部门对封存档案进行解封操作。解封过程应严格记录，确保档案解封后的完整性和安全性。4.档案解封后，档案管理部门应将解封情况通知相关部门或个人，并对档案利用情况进行跟踪监督，防止档案信息不当使用。六、档案封存的利用与监督（一）利用规定1.因工作需要确需利用封存档案的，必须经过严格的审批程序。利用部门或个人应提交详细的利用申请，说明利用目的、利用范围、利用期限等信息。2.档案管理部门应对利用申请进行审核，确保利用行为符合法律法规及档案封存管理规定。审核通过后，应按照规定的利用方式和流程提供档案利用服务。3.档案利用过程中，利用部门或个人应严格遵守档案利用纪律，不得擅自复制、传播、篡改档案内容，不得将档案带出规定的利用场所。（二）监督检查1.建立档案封存监督检查制度，定期对档案封存管理工作进行检查。检查内容包括档案封存流程的执行情况、档案保管维护情况、档案利用审批及利用过程的合规性等。2.档案管理部门应接受上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关部门的监督检查，对检查中发现的问题及时整改。3