市档案局会议制度

PAGE市档案局会议制度一、总则（一）目的为了加强市档案局内部管理，规范会议组织与召开流程，提高工作效率，确保各项工作决策科学、执行有力，特制定本会议制度。（二）适用范围本制度适用于市档案局全体工作人员。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议质量，确保会议达到预期效果。2.实事求是原则：会议内容应基于实际工作情况，真实反映问题，提出切实可行的解决方案。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取各方意见，在民主讨论的基础上进行集中决策。二、会议分类及职责分工（一）局务会1.参会人员：局领导班子成员、各科室负责人。2.主要职责传达贯彻上级有关档案工作的方针、政策和指示精神。研究决定本局档案工作的重大事项，如年度工作计划、工作总结、重要工作部署等。审议本局重要规章制度、规范性文件。协调解决本局工作中出现的重大问题和矛盾。听取各科室工作汇报，分析工作形势，部署阶段性工作任务。（二）工作例会1.参会人员：局领导班子成员、各科室全体工作人员。2.主要职责总结上周工作进展情况，交流工作经验，分析存在的问题及原因。安排本周工作任务，明确工作重点、目标要求和责任人。通报近期档案工作动态、重要文件精神及相关工作要求。对临时性、突发性工作进行安排部署。（三）专项工作会议1.参会人员：根据专项工作涉及的范围确定，包括相关科室工作人员、专项工作负责人及相关专家等。2.主要职责针对特定的档案业务工作或项目进行深入研究和讨论，如档案数字化项目推进会议、档案编研工作研讨会等。制定专项工作方案、计划和措施，明确工作目标、任务分解、时间节点和质量要求。协调解决专项工作中遇到的技术难题、资源调配等问题。监督检查专项工作进展情况，及时调整工作策略，确保专项工作顺利完成。（四）业务培训会议1.参会人员：全体档案工作人员或根据培训内容确定的相关人员。2.主要职责组织开展档案业务知识培训，包括档案法律法规、档案管理标准规范、档案整理与编目、档案保护技术、档案信息化建设等方面的培训。邀请专家学者、业务骨干进行授课，提高档案工作人员的业务水平和综合素质。交流档案业务工作经验，分享工作心得，促进档案工作创新发展。对培训效果进行评估和反馈，不断改进培训方式和内容，提高培训质量。三、会议组织与安排（一）会议计划1.办公室负责制定年度会议计划，明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、会议主题和主要内容等。年度会议计划应于每年年初报局领导审批后执行。2.各科室根据工作需要，提前向办公室提出召开专项工作会议或业务培训会议的申请，经分管领导同意后，由办公室纳入会议计划统筹安排。3.因工作需要临时召开的会议，由相关科室或领导提出申请，经局主要领导批准后，办公室负责及时安排。（二）会议通知1.办公室根据会议计划和申请，提前发出会议通知。会议通知应包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等内容。2.会议通知应提前[X]个工作日发出，以便参会人员做好准备。对于紧急会议，可通过电话、短信、微信等方式及时通知。3.在发出会议通知后，办公室应及时跟进确认参会人员的出席情况，对不能参加会议的人员，要了解原因并做好记录。（三）会议准备1.会议主办科室负责会议材料的准备工作，包括会议文件、汇报材料、发言稿、PPT等。会议材料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，并提前提交给参会人员。2.办公室负责会议场地的布置、设备调试、会议资料的印制和发放等工作。会议场地应整洁、舒适、光线充足，设备应正常运行，确保会议顺利进行。3.如需邀请外部专家或嘉宾参加会议，主办科室应提前与相关人员沟通协调，确定参会时间、交通方式等，并做好接待工作。（四）会议记录1.办公室负责安排专人做好会议记录工作。会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议程、发言要点、讨论结果、决议事项等。2.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式。纸质记录应字迹清晰、页面整洁，电子记录应及时整理归档，并确保数据安全。3.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要初稿。会议纪要初稿应经会议主持人审核后，发送给参会人员征求意见。（五）会议纪要1.会议纪要由办公室负责起草和整理，经会议主持人审定后印发。会议纪要应准确概括会议主要内容和决议事项，明确责任人和时间要求，具有较强的指导性和可操作性。2.会议纪要应及时分发给参会人员和相关科室，以便传达会议精神，推动工作落实。对于重要会议的会议纪要，应报送局领导审阅，并作为档案资料存档。3.参会人员应认真阅读会议纪要，按照会议要求和决议事项抓好工作落实。对会议纪要中提出的问题和任务，如有不同意见或疑问，应及时与办公室沟通反馈。四、会议纪律与要求（一）参会人员要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假，并安排其他人员代为参会。2.参会人员应提前做好准备，熟悉会议议程和相关材料，以便在会议中能够积极发言，充分发表意见。3.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话或从事与会议无关的事情。（二）会议发言要求1.参会人员发言应围绕会议主题，观点明确，论据充分，语言简洁明了。避免冗长、空洞的发言，提高会议效率。2.在讨论问题时，应充分发扬民主，尊重他人意见，认真倾听不同声音，不得强行打断他人发言。3.对于会议讨论的问题和决策事项，如有不同意见，应在会议上充分表达，并说明理由。一旦形成决议，应坚决执行，不得擅自更改。（三）会议保密要求1.参会人员应对会议内容严格保密，不得泄露会议讨论的机密信息、尚未公开的工作部署和决策事项等。2.会议材料应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。如需查阅会议材料，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的会议，应严格按照保密法律法规的要求进行管理，采取必要的保密措施，确保会议信息安全。五、会议决议执行与监督（一）决议执行1.会议决议事项由相关科室或责任人负责组织实施。责任人应按照会议要求和决议内容，制定具体的工作计划和措施，明确工作步骤和时间节点，确保决议事项得到有效落实。2.在决议执行过程中，责任人应及时向分管领导汇报工作进展情况，遇到问题或困难应及时提出解决方案，寻求支持和协调。3.相关科室应积极配合责任人的工作，按照职责分工做好各项工作，共同推动决议事项的顺利执行。（二）监督检查1.办公室负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，定期向局领导汇报决议执行进展情况。2.对于重要决议事项，局领导可组