普法档案工作制度

PAGE普法档案工作制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的普法档案管理工作，确保普法工作相关资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥普法档案在公司/组织法治建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在普法工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则普法档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织普法工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则便于公司/组织内部各部门及员工查询和利用档案资料，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善普法档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的普法档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立普法档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.为公司/组织内部各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，做好档案利用登记工作。（二）各部门职责1.负责本部门普法工作档案资料的收集、整理和移交，确保档案资料的齐全、完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案资料的日常管理和保管工作，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，遵守档案利用的相关规定。（三）员工职责1.积极参与公司/组织的普法工作，妥善保管和整理个人在普法活动中形成的各类资料。2.在工作中形成的涉及普法工作的文件、记录等资料，应及时交本部门兼职档案员或按照档案管理部门的要求进行归档。3.遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。三、档案收集范围（一）法律法规学习资料1.国家及地方颁布的各类法律法规文件、政策解读、释义等。2.公司/组织购买的法律法规书籍、期刊、杂志等学习资料。3.内部组织的法律法规培训教材、讲义、课件等。（二）普法活动记录1.公司/组织开展的各类普法宣传活动的方案、计划、总结等文件。2.普法宣传活动的照片、视频、音频等资料。3.参加外部普法培训、讲座、研讨会等活动的通知、签到表、学习心得等。（三）法律风险防控资料1.公司/组织进行法律风险评估、排查的报告、记录等。2.针对法律风险制定的防控措施、应急预案等文件。3.涉及法律纠纷、诉讼案件的相关资料，包括起诉书、答辩状、判决书、调解书等。（四）合同管理资料1.各类合同文本，包括合同签订审批表、合同副本、补充协议等。2.合同履行过程中的变更、解除等相关文件。3.合同纠纷处理记录及相关法律文件。（五）知识产权管理资料1.公司/组织的专利、商标、著作权等知识产权申请文件、证书等。2.知识产权保护措施、侵权纠纷处理记录等资料。（六）员工法律培训记录1.员工参加法律法规培训的考勤记录、成绩登记表等。2.员工撰写的法律学习心得体会、调研报告等。四档案整理与归档（一）分类标准1.法律法规类：按照法律法规的类别、颁布时间等进行分类。2.普法活动类：按照活动主题、时间顺序等进行分类。3.法律风险防控类：按照风险领域、防控措施等进行分类。4.合同管理类：按照合同类型、签订时间等进行分类。5.知识产权管理类：按照知识产权类别、申请时间等进行分类。6.员工法律培训类：按照培训内容、培训对象等进行分类。（二）整理要求1.对收集到的档案资料进行清理，去除重复、无用的资料。2.按照分类标准对档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案资料进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。4.在档案资料上加盖档案章，注明档案编号、日期、保管期限等信息。（三）归档程序1.各部门兼职档案员定期将本部门整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核、验收，符合要求的予以接收归档。3.档案管理部门按照规定的分类标准和整理要求，对归档的档案资料进行进一步整理、上架，建立档案台账。五、档案保管（一）保管场所及设施1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应安装监控设备，确保档案库房的安全。（二）保管期限1.永久保管涉及公司/组织重大权益、重要法律事务、长期有效的法律法规等档案资料，应永久保管。2.定期保管其他档案资料根据其重要程度和实际需要，确定保管期限为[X]年、[X]年等，到期后按照规定程序进行鉴定、销毁。（三）档案清点与检查1.档案管理部门定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年对档案库房进行全面检查，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。3.对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅普法档案资料。外部单位因工作需要查阅档案资料的，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.查阅公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并做好查阅登记工作。2.借阅借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案资料。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员姓名、部门、时间、内容、归还时间等信息，确保档案利用情况可追溯。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案台账和档案数据库中进行注销登记。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的普法档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将新形成的档案资料进行数字化录入，确保档案信息的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。