政府人员档案管理制度

PAGE政府人员档案管理制度一、总则（一）目的为了加强政府人员档案管理，确保档案的真实、完整、安全，充分发挥档案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门在职人员、离退休人员以及其他纳入政府人员管理范畴的人员档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映人员的真实情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集人员在各个方面的相关材料，保证档案资料的齐全。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。4.规范性原则：档案管理工作应按照规定的程序和标准进行，保证管理的规范化。二、档案内容（一）履历材料包括个人基本信息登记表、工作经历、学历学位、培训经历等相关材料，记录人员从参加工作至今的成长轨迹。（二）自传材料个人撰写的反映自身成长经历、思想变化等情况的材料。（三）考核材料年度考核、任职考核、专项考核等形成的材料，体现人员的工作表现和业绩。（四）评定、鉴定、审查材料如职称评定、职业资格鉴定、政治审查等相关材料。（五）党团材料入党、入团申请书、思想汇报、转正申请书等材料。（六）奖励材料获得的各级各类奖励证书、表彰决定等。（七）处分材料受到党纪政纪处分的相关文件。（八）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批及相关记录等。（九）其他可供组织参考的材料如个人重大事项报告、廉政档案材料等。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.组织内部产生：各部门定期将形成的涉及人员档案的材料移交档案管理部门。2.个人提交：个人按照要求及时提交相关补充材料。3.外部获取：如从教育部门、人事部门等获取学历学位认证、人事调动等相关材料。（二）收集要求1.明确材料收集的责任部门和责任人，确保材料按时、准确收集。2.在收集过程中，对材料的真实性、完整性进行初步审核，不符合要求的及时退回补充。（三）整理方法1.分类：按照档案内容的类别进行分类，如履历类、考核类等。2.排序：在每一类中按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，清晰标注每份材料所在位置。4.装订：对整理好的材料进行规范装订，确保整齐美观。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。（二）保管设备配备档案架、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药品等必要设备。（三）保管要求1.建立档案入库登记制度，详细记录档案的入库时间、数量、来源等信息。2.定期对档案进行检查，查看是否有损坏、霉变等情况，及时处理。3.严格控制档案库房的温湿度，保持适宜的环境条件。4.对电子档案要进行备份存储，防止数据丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要，经本部门负责人批准，相关人员可查阅本人档案。2.组织人事部门因工作需要，可查阅政府人员档案，但需履行审批手续。3.其他特殊情况需查阅档案的，须经政府主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等。2.申请表经审批后，档案管理人员按照规定提供档案查阅服务。3.查阅人只能在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出。（三）借阅规定1.原则上档案不对外借阅，特殊情况确需借阅的，需经政府主要领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人要妥善保管档案，不得转借、涂改、抽取、撤换档案材料。六、档案转递（一）转递条件1.人员工作调动、离职、退休等情况发生时，需办理档案转递手续。2.档案内容存在问题需要进一步核实或补充的，在问题解决后进行转递。（二）转递程序1.转出部门填写档案转递通知单，注明转递原因、接收单位等信息。2.档案管理人员对档案进行核对、密封，确保档案完整无损。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在回执上签字盖章后返回。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现政府人员档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化采集对纸质档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。（三）信息安全管理1.采取数据加密、访问控制等技术手段，保障电子档案信息安全。2.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案管理信息系统的维护和管理，确保系统正常运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。3.开展档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化。4.对档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理规定。2.负责档案材料的具体收集、整理、保管等工作，确保档案质量。3.为档案查阅、借阅等提供优质服务，解答相关疑问。4.保守档案机密，不得泄露档案信息。九、监督与检查（一）内部监督政府内部定期对档案管理工作进行自查，检查档案管理制度执行情况、档案管理质量等。（二）外部监督接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，对提出的问题及时整改。