档案管理信息安全制度

PAGE档案管理信息安全制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理信息安全，确保档案信息的完整性、准确性、保密性和可用性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理过程中涉及的信息安全管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保档案管理信息安全工作合法合规。2.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案进行严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证档案信息的内容完整，不被篡改或丢失。4.可用性原则：确保档案信息在需要时能够及时、准确地提供使用。二、档案管理信息安全组织与职责（一）信息安全管理委员会公司成立信息安全管理委员会，由公司高层管理人员担任主任，各部门负责人为成员。信息安全管理委员会负责统筹规划公司档案管理信息安全工作，制定信息安全策略和方针，审议重大信息安全事项。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理信息安全制度、流程和规范。2.组织实施档案管理信息安全培训，提高员工信息安全意识。3.负责档案的收集、整理、归档、存储和保管，确保档案信息安全。4.定期对档案管理信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。5.负责与外部相关机构进行沟通协调，处理档案管理信息安全事件。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的管理，确保档案信息安全。2.配合档案管理部门开展档案管理信息安全工作，遵守相关制度和流程。3.发现档案管理信息安全问题及时报告档案管理部门。三、档案管理信息安全制度建设（一）档案分类与标识1.根据档案的内容、性质和重要程度，对档案进行分类，如文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。2.为每类档案设置唯一的标识代码，便于管理和查询。（二）档案收集与整理1.明确档案收集的范围、渠道和方法，确保档案的全面性和完整性。2.对收集到的档案进行及时整理，按照分类标准进行分类、编号、编目等工作。（三）档案存储与保管场所安全1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.建立档案存储场所的出入管理制度，严格限制无关人员进入。（四）档案存储介质管理1.对档案存储介质进行分类管理，如纸质档案、电子档案存储介质（硬盘、光盘、磁带等）。2.定期对档案存储介质进行检查、维护和备份，确保介质的安全性和可靠性。（五）档案借阅与使用1.建立档案借阅审批制度，明确借阅范围、审批流程和借阅期限。2.借阅档案时，应登记借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、泄露档案内容。（六）档案销毁1.制定档案销毁制度，明确销毁范围、审批流程和销毁方法。2.对已过保管期限或无保存价值的档案，经审批后进行销毁。3.档案销毁应进行登记，记录销毁时间、档案名称、数量等信息。四、档案管理信息系统安全（一）系统建设与选型1.在档案管理信息系统建设过程中，应遵循安全可靠、功能适用、技术先进的原则。2.对系统供应商进行严格评估，确保其具备良好的信誉和技术实力，能够提供安全可靠的系统产品和服务。（二）系统安全策略制定1.根据公司档案管理信息安全需求，制定系统安全策略，包括用户认证、访问控制、数据加密、安全审计等。2.定期对系统安全策略进行评估和调整，确保其有效性和适应性。（三）系统安全配置与维护1.按照系统安全策略进行系统安全配置，如设置用户权限、防火墙规则、入侵检测系统等。2.定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统软件和安全补丁。3.建立系统维护日志，记录系统维护操作和安全事件。（四）系统数据备份与恢复1.制定系统数据备份策略，定期对档案管理信息系统数据进行备份。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。五、人员安全管理（一）人员安全意识培训1.定期组织档案管理信息安全培训，提高员工的信息安全意识和技能。2.培训内容包括法律法规、安全制度、安全操作规范、安全防范知识等。（二）人员安全行为规范1.制定员工档案管理信息安全行为规范，明确员工在档案管理过程中的安全责任和行为准则。2.要求员工严格遵守安全行为规范，如妥善保管个人账号密码、不随意泄露档案信息等。（三）人员背景审查1.对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和安全意识。2.在人员招聘、调动等过程中，严格审查其档案管理相关经历和背景。六、安全审计与监督（一）安全审计机制1.建立档案管理信息安全审计机制，定期对档案管理信息系统、存储场所、人员操作等进行审计。2.审计内容包括系统操作日志、档案借阅记录、数据备份情况等。（二）安全监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理信息安全工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.信息安全管理委员会不定期对公司档案管理信息安全工作进行全面检查和评估。（三）安全事件应急处理1.制定档案管理信息安全事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.发生安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，防止事件扩大，并及时向上级报告。3.对安全事件进行调查分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事件再次发生。七