学校学生档案归档制度

PAGE学校学生档案归档制度一、总则（一）目的为了加强学校学生档案管理，确保学生档案的真实、完整、准确和安全，充分发挥学生档案在学校教育教学、学生管理、就业指导等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生在校期间形成的各类档案材料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案材料应如实反映学生的学习、生活、社会实践等方面的真实情况。2.完整性原则：全面收集学生在各个阶段形成的具有保存价值的材料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案材料的内容应准确无误，数据、信息等应真实可靠。4.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，保护学生个人隐私。二、档案材料的分类与归档范围（一）招生录取材料1.招生报名登记表2.高考报名信息表3.体检表4.政审表5.录取通知书6.新生入学登记表（二）学籍管理材料1.学籍卡片2.学生注册登记表3.休学、复学、转学、退学等审批表4.成绩登记表（包括学年成绩、学期成绩、补考成绩等）5.学位授予材料（学位申请书、学位审批表、学位证书等）（三）党团组织材料1.入党申请书2.入党志愿书3.自传4.政治历史情况的审查材料5.团支部、团总支、学生会组织的任职材料6.团籍材料（入团申请书、入团志愿书等）（四）奖惩材料1.三好学生、优秀学生干部、优秀团员等荣誉称号的审批表及相关证明材料2.各类奖学金、助学金的申请审批材料3.违纪处分决定及相关材料（处分决定书、申诉材料等）（五）社会实践与志愿服务材料1.社会实践活动记录、报告2.志愿服务证书、活动记录等（六）毕业生就业材料1.就业推荐表2.就业协议书3.毕业生登记表4.就业报到证存根（七）其他材料1.学生在校期间获得的各类技能证书、竞赛获奖证书等2.学生的个人特长、兴趣爱好等方面的证明材料3.其他与学生学习、生活相关的有保存价值的材料三、档案材料的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各班级应指定专人负责学生档案材料的收集工作，按照档案归档范围及时收集相关材料。2.收集的档案材料应齐全、完整、真实，不得遗漏、涂改、伪造。3.对于学生提交的档案材料，应认真审核，确保材料符合要求。（二）整理要求1.档案材料应按照分类目录进行整理，同一类材料应按照时间顺序排列。2.每份档案材料应保持完整，不得随意拆页、裁剪。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制。4.档案材料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案材料进行核对、清点，确保档案材料的准确性和完整性。2.按照档案分类目录，将档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、学年、班级等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，并按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并妥善保管备份数据。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本校教职工因工作需要查阅学生档案的，可查阅与工作相关的档案材料。2.学生本人可查阅自己的档案材料，但涉及个人隐私等不宜公开的材料，需经档案管理人员同意后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人负责提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案材料上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《学生档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.外单位因工作需要查阅本校学生档案的，需经学校主管领导批准，并办理相关借阅手续。2.本校教职工因特殊原因需要借阅学生档案的，需经所在部门负责人同意，并办理相关借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人应填写《学生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，向借阅人提供档案，并在借阅期限届满前提醒借阅人归还档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。5.借阅期限届满后，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《学生档案借阅登记表》上签字确认。六、档案的转递（一）转递范围1.学生毕业时，档案应按照就业单位或升学学校的要求及时转递。2.学生转学、退学等情况时，档案应按照相关规定转递至新的学校或相关部门。（二）转递程序1.档案管理部门根据学生的转递要求，填写《学生档案转递通知单》，并将通知单及档案材料一并密封。2.档案转递应通过机要交通或专人送取等方式进行，确保档案的安全、准确转递。3.接收单位收到档案后，应在《学生档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执寄回学校档案管理部门。七、档案管理人员职责（一）负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等工作。（二）严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全、完整。（三）定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并处理。（四）积极为学校各部门和师生提供档案信息服务，做好档案的开发利用工作。（五）加强对档案管理业务的学习，提高自身业务水平和综合素质。八、监督与检查（一）学校应建立健全档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查。（二）检查内容包括档案材料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等环节的工作情况。（