政府机关档案借阅制度

PAGE政府机关档案借阅制度一、总则（一）目的为加强政府机关档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机关内部各部门及工作人员因工作需要借阅档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案借阅活动合法合规。2.安全保密原则：保障档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏。3.服务工作原则：以满足工作需要为出发点，为机关工作人员提供便捷、高效的档案借阅服务。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.本机关在履行职能活动中形成的各种门类和载体的文件材料，包括但不限于文书档案、业务档案、科技档案、人事档案等。2.依法收集、整理的与本机关工作相关的外部文件材料，如上级机关文件、同级机关文件、下级机关报送的文件等。（二）限制借阅的档案类型1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经批准不得借阅。2.正在进行保密审查、尚未解密的档案，按照保密规定执行。3.法律法规规定不得公开或限制利用的其他档案。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应经借阅人所在部门负责人签字同意，明确借阅人的责任和义务。（二）审批流程1.一般性档案借阅申请，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要档案或敏感信息的借阅申请，需经机关分管领导审批。3.档案管理部门应在收到借阅申请后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果通知借阅人。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.重要档案或需长期保存的档案，借阅期限根据实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个月。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满前归还所借档案，如需续借，应重新办理申请手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案管理部门应对归还的档案进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失或其他问题，应及时查明原因，并要求借阅人承担相应责任。五、借阅登记与管理（一）借阅登记1.档案管理部门应建立《档案借阅登记簿》，对每一次档案借阅活动进行详细记录，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、文号、数量、审批意见、归还日期等信息。2.借阅登记应做到及时、准确、完整，确保档案借阅信息可追溯。（二）档案管理措施1.档案管理部门应设立专门的档案库房或专柜，对借阅的档案进行妥善保管，确保档案存放安全、有序。2.借阅期间，档案管理人员应定期对借阅档案进行检查，如发现问题及时与借阅人沟通解决。3.档案管理人员应严格遵守档案管理规定和操作规程，不得擅自扩大档案借阅范围或违规操作。六、借阅人员职责（一）遵守规定职责1.借阅人应严格遵守本制度及国家有关档案管理的法律法规，不得擅自将所借档案转借他人或用于非工作目的。2.借阅人在借阅档案过程中，应妥善保管档案，不得遗失或损坏档案。如因保管不善导致档案丢失、损坏的，借阅人应承担相应的赔偿责任。（二）保密义务职责1.借阅人应对所借档案中的机密信息严格保密，不得泄露给无关人员。如因泄密给机关造成损失的，借阅人应依法承担相应的法律责任。2.借阅人在借阅档案期间，不得在非保密场所查阅、讨论档案内容，不得私自复制、拍摄、摘抄档案材料。如需复制档案，应按照规定办理审批手续。七、监督与检查（一）内部监督机制1.机关内部应建立健全档案借阅监督检查机制，定期对档案借阅情况进行检查，确保档案借阅活动规范有序。2.档案管理部门应定期向机关领导汇报档案借阅工作情况，接受领导的监督和指导。（二）违规处理措施1.对于违反本制度的借阅行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.对于因违规借阅导致档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，应依法追究