干部人事档案手机制度

PAGE干部人事档案手机制度一、总则（一）目的为加强公司干部人事档案管理，规范手机在干部人事档案管理工作中的使用，确保干部人事档案信息的安全、准确、完整，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部人事档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节中涉及手机使用的相关事宜。（三）基本原则1.安全保密原则：严格保护干部人事档案信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。手机使用过程中，要采取必要的安全措施，确保档案信息不被非法获取或传播。2.规范操作原则：明确手机在干部人事档案管理各环节的使用规范，确保操作流程标准化、规范化，避免因不规范操作导致档案管理出现问题。3.合法合规原则：手机使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得利用手机从事违法违规活动，不得损害公司和干部职工的合法权益。二、手机在干部人事档案收集环节的使用规定（一）信息采集1.在干部人事档案收集过程中，可使用手机拍摄或录制与档案相关的资料，如干部的工作照片、业绩视频等。拍摄或录制时应确保内容真实、清晰、完整，能够准确反映干部的实际情况。2.拍摄或录制的资料应及时整理并标注相关信息，如拍摄时间、地点、人物、事件等，以便后续准确归档。（二）资料传输1.收集到的手机拍摄或录制资料，应通过安全的传输方式及时传输至干部人事档案管理系统或指定的存储设备。传输过程中要确保数据的完整性和准确性，避免出现数据丢失或错误。2.禁止通过不安全的网络环境（如公共无线网络）传输干部人事档案敏感信息，防止信息被窃取或篡改。可采用加密传输、专用网络等安全方式进行数据传输。三、手机在干部人事档案整理环节的使用规定（一）档案分类与编号1.使用手机应用程序或电子表格对干部人事档案进行分类和编号记录。按照档案内容的类别，如履历材料、自传、考核材料、学历学位材料等，进行清晰分类，并为每类档案赋予唯一的编号。2.通过手机记录档案编号和分类信息，方便快速检索和查找档案资料，提高档案整理工作效率。（二）目录编制1.利用手机编辑干部人事档案目录，详细列出每一份档案材料的名称、日期、来源等信息。目录应与档案实际内容相符，确保档案查阅时能够快速定位所需资料。2.定期对手机记录的档案目录进行更新和核对，保证目录信息的准确性和完整性。四、手机在干部人事档案保管环节的使用规定（一）存储设备管理1.可使用手机存储干部人事档案的电子副本，但存储设备应进行加密处理，并设置强密码保护。密码应定期更换，确保存储设备的安全性。2.存储干部人事档案的手机应专人专用，不得随意转借他人使用。如因工作需要借用，必须经过严格的审批流程，并确保借用期间档案信息的安全。（二）环境安全1.手机存储干部人事档案时，要注意存储环境的安全。避免手机受到高温、潮湿、磁场等不良环境影响，防止档案数据损坏。2.定期对手机存储的档案数据进行备份，可采用外部存储设备或云存储等方式进行备份，确保档案数据在手机出现故障或丢失时能够及时恢复。五、手机在干部人事档案查阅环节的使用规定（一）查阅权限管理1.严格按照公司规定的干部人事档案查阅权限，使用手机对档案进行查阅操作管理。只有经过授权的人员才能查阅相应的档案，未经授权不得擅自查阅。2.在手机查阅档案时，要通过身份验证机制确保查阅人员身份的真实性，如使用账号密码登录、指纹识别或面部识别等方式。（二）查阅记录1.使用手机记录每一次干部人事档案查阅的相关信息，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。查阅记录应保存完整，以备后续审计和查询。2.查阅记录应定期进行整理和归档，与纸质查阅记录一同妥善保管，确保查阅行为可追溯。六、手机在干部人事档案转递环节的使用规定（一）电子档案转递1.如需通过手机转递干部人事档案电子副本，应采用安全可靠的转递方式，如加密电子邮件、专用文件传输平台等。转递过程中要确保档案数据的完整性和保密性。2.在转递电子档案前，要对档案进行全面检查，确保档案内容准确无误。同时，要与接收方确认接收方式和接收时间，确保档案能够顺利转递并被准确接收。（二）转递记录1.使用手机记录干部人事档案转递的详细信息，包括转递时间、转递人员、接收单位、接收人员等。转递记录应及时更新，确保信息的准确性。2.将转递记录与纸质转递材料一同归档保存，作为干部人事档案转递工作的重要依据。七、监督与检查（一）内部监督1.公司干部人事档案管理部门应定期对手机在干部人事档案管理工作中的使用情况进行内部监督检查。检查内容包括手机使用规范执行情况（如安全措施是否到位、操作流程是否合规等）、档案信息的准确性和完整性等。2.对于发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部审计1.接受公司内部审计部门或外部审计机构对干部人事档案手机制度执行情况的审计。审计内容包括制度的合规性、有效性以及手机使用对档案管理工作的影响等。2.根据审计意见和建议，及时完善干部人事档案手机制度，不断提高档案管理工作水平。八、责任追究（一）违规行为界定1.明确在干部人事档案管理中使用手机的违规行为，包括但不限于：未经授权查阅档案、擅自修改或删除档案信息、通过手机泄露档案机密、不按规定存储或转递档案数据等。2.对于违规行为造成的后果，如档案信息泄露、档案损坏或丢失、工作失误等，要进行详细记录和评估。（二）责任追究措施1.对于违反干部人事档案手机制度的个人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。2.因违规行为给公司或干部职工造成损失的，要依法依规追究相关责任人的经济赔偿责任。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。九、培训与宣传（一）培训计划1.制定针对干部人事档案管理相关人员的手机使用培训计划，培训内容包括手机在档案管理各环节的使用规范、安全保密知识、操作技能等。2.定期组织培训活动，确保相关人员熟悉并掌握干部人事档案手机制度的要求和操作方法，提高档案管理工作质量。（二）宣传教育通过公司内部网站、宣传栏、工作会议等多种形式，宣传干部人事档案手机制度的重要性和相关规定，增强全体干部职工对档案管理工作的重视程度和保密意识，营造良好的档案管理工作氛围。十、附则（一）解释权本制度由公司干部人事档案管理部