单位档案借阅管理制度

PAGE单位档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门及员工因工作需要借阅档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。3.提高档案利用效率，服务于单位各项工作的开展。二、档案借阅申请（一）申请流程1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请进行审批，并签署意见。3.经部门负责人批准后，借阅人将申请表交至档案管理部门。（二）申请时间借阅申请应提前[X]个工作日提交，以便档案管理部门做好准备工作。特殊紧急情况除外，但需说明原因并经档案管理部门负责人特批。三、档案借阅审批（一）审批权限1.一般性档案借阅，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要机密档案或大量档案借阅的，需经单位分管领导审批。（二）审批内容审批人应重点审查借阅申请的合理性、必要性以及借阅人是否具备相应的借阅资格和保管能力，确保档案借阅符合规定要求。四、档案借阅登记（一）登记内容档案管理部门在批准借阅申请后，应对借阅情况进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称及数量、借阅日期、预计归还日期、审批意见等信息。（二）登记方式采用纸质登记本和电子档案管理系统相结合的方式进行登记，确保登记信息的准确性和可追溯性。五、档案借阅期限（一）一般规定1.普通档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，确因工作需要延长借阅期限的，需提前办理续借手续。2.重要档案借阅期限根据实际情况由审批人确定，但最长不超过[X]个工作日。（二）续借手续借阅人如需续借档案，应在借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提交《档案续借申请表》，经审批同意后办理续借手续。续借次数一般不超过[X]次。六、档案借阅归还（一）按时归还借阅人应严格按照约定的归还日期将档案归还至档案管理部门。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并申请延期归还。（二）归还检查档案管理部门在接收归还档案时，应认真检查档案的完整性、准确性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、档案借阅使用要求（一）妥善保管借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。（二）仅限内部使用所借档案仅限在本单位内部使用，未经档案管理部门同意，不得擅自将档案带出单位或用于其他非工作目的。（三）遵守保密规定借阅人应对所借档案的内容严格保密，不得泄露给无关人员。涉及国家机密或单位商业秘密的档案，应严格按照相关保密规定进行管理和使用。八、档案借阅监督与考核（一）监督检查档案管理部门应定期对档案借阅情况进行监督检查，确保档案借阅行为符合本制度规定。对发现的问题及时进行整改，并记录在案。（二）考核评价将档案借阅管理情况纳入单位内部绩效考核体系，对严格遵守制度、档案管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反制度规定的行为进行严肃处理，并视情节轻重追究相关人员的责任。九、特殊情况处理（一）档案丢失或损坏如发生档案丢失或损坏情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并采取有效措施进行查找或补救。同时，应根据档案的重要程度和损失情况，承担相应的赔偿责任。（二）档案泄密一旦发现档案泄密情况，借阅人应立即报告档案管理部门和单位相关领导，并积极配合采取措施防止泄密范围扩大。对造成泄密事故的责任人，将依法依规追究其责任。十、附则（一）解释权本制度由单位档案管理部门负责解释。