会计档案查询借阅制度

PAGE会计档案查询借阅制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案的管理，规范会计档案的查询、借阅行为，保证会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司及所属各部门涉及会计档案查询、借阅的相关活动。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.查询：是指因工作需要，对会计档案进行查看、翻阅等行为。3.借阅：是指因工作需要，暂时将会计档案带出指定存放地点的行为。二、会计档案的整理与保管（一）会计档案的整理1.会计机构应按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。2.会计档案整理应遵循会计凭证、会计账簿、财务会计报告等分类原则，按照形成时间顺序，保持卷内文件的系统性和完整性。3.对于电子会计档案，应按照《电子档案管理暂行办法》等相关规定进行整理，确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。（二）会计档案的保管1.公司应设置专门的会计档案保管库房或区域，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应分类存放，按照年度、类别、保管期限等进行排列，便于查找和利用。3.会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。4.保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。5.公司应指定专人负责会计档案的日常管理工作，建立会计档案管理台账，详细记录会计档案的入库、保管、查阅、借阅、销毁等情况。三、会计档案查询（一）查询申请1.公司内部人员因工作需要查询会计档案，应填写《会计档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容、查询时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部单位因审计、税务检查、司法调查等工作需要查询公司会计档案，应出具正式的查询函，注明查询原因、查询范围、查询时间等，并加盖单位公章。查询函应通过公司办公系统或专人送达公司财务部门。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的会计档案查询，应按照国家相关法律法规和公司保密制度的规定进行审批，确保信息安全。（二）查询审批1.财务部门收到查询申请或查询函后，应进行初审，核实查询目的、查询范围等是否符合规定。对于不符合规定的查询申请，应及时退回并说明理由。2.初审通过后，财务部门负责人应根据查询申请或查询函的内容进行审批。对于涉及重要会计档案或查询范围较广的申请，应报公司分管领导审批。3.审批通过后，财务部门应在《会计档案查询申请表》或查询函上签署审批意见，并注明查询期限、查询地点等信息。（三）查询实施1.财务部门应根据审批意见，安排专人负责会计档案的查询工作。查询人员应在指定的地点进行查询，不得擅自将会计档案带出指定区域。2.查询人员应按照查询申请或查询函的要求，认真查阅会计档案，不得擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏会计档案。3.查询过程中，如需摘录或复制会计档案内容，应经财务部门负责人同意，并在摘录或复制件上加盖财务部门公章。摘录或复制件应注明出处、日期等信息。4.查询结束后，查询人员应及时将会计档案归还财务部门，并办理归还手续。财务部门应核对归还的会计档案数量、完整性等情况，确保无误。四、会计档案借阅（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部单位因审计、税务检查、司法调查等工作需要借阅公司会计档案，应出具正式的借阅函，注明借阅原因、借阅范围、借阅时间、预计归还时间等，并加盖单位公章。借阅函应通过公司办公系统或专人送达公司财务部门。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的会计档案借阅，应按照国家相关法律法规和公司保密制度的规定进行审批，确保信息安全。（二）借阅审批1.财务部门收到借阅申请或借阅函后，应进行初审，核实借阅目的、借阅范围、借阅时间等是否符合规定。对于不符合规定的借阅申请，应及时退回并说明理由。2.初审通过后，财务部门负责人应根据借阅申请或借阅函的内容进行审批。对于涉及重要会计档案或借阅时间较长的申请，应报公司分管领导审批。3.审批通过后，财务部门应在《会计档案借阅申请表》或借阅函上签署审批意见，并注明借阅期限、借阅地点、归还要求等信息。（三）借阅实施1.财务部门应根据审批意见，安排专人负责会计档案的借阅工作。借阅人员应在指定的地点办理借阅手续，领取会计档案。2.借阅人员应按照借阅申请或借阅函的要求，妥善保管会计档案，不得擅自转借、转让、拆散、丢失、损坏会计档案。3.借阅期间，借阅人员应确保会计档案的安全，不得在会计档案上进行任何有损档案内容的操作。如需复印或摘录会计档案内容，应按照查询规定办理相关手续。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还会计档案。如需延期归还，应提前向财务部门提出申请，经批准后方可延期。（四）归还与验收1.借阅人员应在借阅期限届满前，将会计档案归还财务部门，并办理归还手续。归还时，财务部门应核对归还的会计档案数量、完整性、保管情况等是否符合要求。2.如发现会计档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任，并按照公司相关规定进行赔偿。3.财务部门应将归还的会计档案及时归位，并更新会计档案管理台账。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会计档案的查询、借阅情况进行自查，检查是否符合本制度规定，是否存在违规操作等问题。2.公司审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案的整理、保管、查询、借阅等环节是否规范，是否存在安全隐患等问题。（二）外部检查1.公司应积极配合国家有关部门对会计档案管理工作的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。六、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自查询、借阅会计档案的。2.在查询、借阅过程中擅自涂改、标记、抽取、撤换、损坏会计档案的。3.擅自将会计档案带出指定区域或转借他人的。4.未按照规定期限归还会计档案或未办理延期归还手续的。5.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理。2.对于违规行为造成会计档案损坏、丢失等后果较严重的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分，并要求相关责任人承担相应的赔偿