就业中心档案管理制度

PAGE就业中心档案管理制度一、总则（一）目的为了加强就业中心档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于就业中心在开展就业服务、职业指导、就业援助、就业培训等各项工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：就业中心的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映就业中心的工作实际，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，保护档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善就业中心档案管理制度，并组织实施。2.集中管理就业中心的各类档案，进行分类、编号、整理、装订和上架。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施。5.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、归还等手续。6.对到期档案进行鉴定和销毁，并做好记录。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成和积累，配合档案管理部门做好档案管理工作。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自查阅、借阅非本部门档案。4.对本部门档案的利用情况进行登记和统计，并及时反馈给档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时催还到期借阅的档案。4.对档案管理系统进行维护和更新，确保档案信息的准确和完整。5.协助档案鉴定小组做好档案的鉴定和销毁工作。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.就业服务类档案：包括求职登记、就业推荐、就业协议签订、就业失业登记等相关材料。2.职业指导类档案：包括职业测评报告、职业指导记录、职业规划建议等。3.就业援助类档案：包括就业困难人员认定材料、援助措施记录、帮扶成效评估等。4.就业培训类档案：包括培训报名材料、培训课程安排、培训教材、培训考核成绩等。5.其他与就业工作相关的文件、资料、报表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得随意涂改、伪造。3.对收集的档案进行初步分类和整理，剔除重复、无效的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于查询和管理。3.装订：对零散的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。（三）保管期限根据档案的重要程度和使用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：包括就业中心的重要文件、法规性文件、年度总结、统计报表等。2.长期保管的档案：保管期限为10年至50年，如就业服务记录、职业指导档案等。3.短期保管的档案：保管期限为1年至10年，如就业培训档案、临时性文件等。（四）保管要求1.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量和质量相符。2.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。3.做好档案库房的温湿度记录，根据实际情况进行调节。4.严禁在档案库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、档案的利用（一）查阅权限1.就业中心内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经就业中心分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相关档案。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽换等。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.就业中心内部人员因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.外单位人员一般不允许借阅档案，如因特殊情况确需借阅的，需持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经就业中心主要领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相关档案。3.借阅人员在档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。5.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且确无保存价值的档案。2.重复、无效的档案。3.因保管不善，造成档案损坏、霉变、虫蛀等无法修复的档案。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.档案鉴定小组对拟鉴定销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定是否销毁。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清单》，经就业中心分管领导批准后，予以销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。（五）销毁记录档案销毁时，应安排专人负责监督，并做好销毁记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案清单等，销毁记录应保存备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的就业中心档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，形成电子档案。2.档案数据库建设：建立档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的计算机检索。3.档案管理系统开发：开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。4.信息安全保障：采取必要的信息安全措施，保护档案信息的安全，防止信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。