考试中心档案管理制度

PAGE考试中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强考试中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于考试中心各部门及全体工作人员在考试组织、管理等各项工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：考试中心档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映考试中心各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理与考试相关的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及考试机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理科室，负责考试中心档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。3.严格执行档案借阅、归还制度，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整性和准确性。5.负责档案库房的管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（三）各部门职责1.负责本部门在考试工作中形成的文件资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.考试计划、方案、大纲等文件。2.考生报名信息、考试成绩、证书发放记录等。3.试卷命题、印制、运输、保管、评阅等环节的相关资料。4.考场安排、监考记录、违规处理等资料。5.考试中心与外部机构的往来文件、协议等。6.内部管理文件、会议记录、工作总结等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将相关文件资料收集齐全，确保档案的时效性。2.收集的文件资料应完整、准确，签字盖章等手续齐全。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、类别、来源等进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写档案目录。3.去除文件中的金属物，对破损的文件进行修复。4.按照档案装订要求进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类1.考试业务类：包括考试计划、试卷管理、考生管理等档案。2.行政管理类：包括内部文件、会议记录、人事档案等。3.财务类：包括经费预算、收支账目等档案。4.其他类：如与考试相关的科研成果、合作项目等档案。（二）编号1.采用年度类别流水号的编号方式。2.例如：2023KSYW001，表示2023年考试业务类的第1份档案。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。3.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案存放1.按照档案类别和编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案等。（三）档案保管期限1.永久保管：涉及考试中心重要历史记录、政策法规依据等档案。2.定期保管：分为30年、10年，具体保管期限根据档案性质确定。（四）档案清查1.每年定期对档案进行清查，核对档案数量、质量等情况。2.对清查中发现的问题及时进行处理，确保档案的安全和完整。六、档案的利用（一）借阅制度1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等。2.经档案管理部门负责人批准后，方可借阅档案。3.借阅档案应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案内容。（二）查阅制度1.档案管理部门应设立专门的查阅场所，为查阅人员提供便利。2.查阅档案时，查阅人员应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。3.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并进行现场监督。（三）复印制度1.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准。2.复印的档案资料应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和现实利用价值进行鉴定。2.确保鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素。2.根据档案保管期限表和现实利用情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.报考试中心领导批准后，在指定地点进行销毁。3.销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。八、电子档案管理特别规定（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将电子文件资料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保长期可读性。（二）电子档案的存储1.建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份。2.定期对电子档案进行数据备份，备份数据应异地存放。（三）电子档案的利用1.设立电子档案查阅终端，方便查阅人员使用。2.查阅电子档案应遵守相关的安全规定，防止数据泄露。（四）电子档案的维护1.定期对电子档案存储