事业单位档案销毁制度

PAGE事业单位档案销毁制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案管理，确保档案信息的安全与完整，规范档案销毁工作，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门形成的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保销毁过程合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取有效措施确保档案信息不泄露，保障国家和单位的安全利益。3.严谨规范原则：销毁流程应严谨、规范，确保每一份需销毁的档案都得到妥善处理，防止出现遗漏或错误销毁。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员。（二）鉴定标准1.保管期限标准：依据国家档案局制定的档案保管期限表，对档案进行鉴定，确定其是否已达到保管期限。2.价值标准：评估档案对单位工作、历史研究、社会利用等方面的价值，对于已无保存价值的档案予以鉴定剔除。3.密级标准：审查档案的密级，对于涉及国家秘密、商业秘密或工作秘密的档案，需按照保密规定进行特殊处理，确保秘密信息不被泄露。（三）鉴定程序1.定期鉴定：档案管理部门每年定期对到期档案进行初步梳理，形成待鉴定档案清单，提交给档案鉴定工作小组。2.集中鉴定：档案鉴定工作小组召开专门会议，对提交的待鉴定档案进行集中审查。各成员根据鉴定标准，对每份档案逐一进行分析讨论，提出鉴定意见。3.结果公示：鉴定工作结束后，档案管理部门将鉴定结果在单位内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，任何部门或个人如有异议，可向档案鉴定工作小组提出申诉，小组应及时进行复查核实。三、销毁审批（一）审批流程1.申请：档案管理部门根据鉴定结果，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限、密级等信息，并附上鉴定工作小组的鉴定意见。2.初审：申请表提交至档案管理部门负责人进行初审，审核申请内容是否完整、准确，鉴定意见是否明确。初审通过后，在申请表上签署意见并提交至单位分管领导。3.终审：单位分管领导对《档案销毁申请表》进行终审。对于涉及重要事项或敏感信息的档案销毁申请，分管领导应组织相关部门进行专题研究，确保销毁决策的科学性和严肃性。终审通过后，在申请表上签署审批意见。（二）审批权限1.一般档案销毁：对于保管期限已满、无保存价值且不涉及秘密信息的一般档案，由单位分管领导审批即可。2.重要档案销毁：涉及单位重要业务、核心技术、重大决策等方面的档案，或虽已达到保管期限但仍具有一定参考价值的档案，需经单位主要领导审批。3.涉密档案销毁：涉及国家秘密、商业秘密或工作秘密的档案，无论其保管期限是否已满，均需按照保密规定进行严格审批。在单位分管领导审批后，还需报同级保密行政管理部门备案同意。四、销毁实施（一）销毁方式1.焚烧：对于纸质档案等适宜焚烧的载体，采用专业焚烧设备进行销毁。焚烧过程应在符合环保要求的指定场所进行，确保彻底焚毁，防止残留信息泄露。2.粉碎：对于一些不宜焚烧的档案载体，如光盘、硬盘等，采用专业粉碎设备进行物理粉碎。粉碎后的颗粒应达到规定的尺寸要求，确保无法恢复数据。3.数据擦除：对于电子档案，在确保数据备份完整的前提下，采用专业数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，清除存储设备上的所有数据痕迹。擦除过程应符合相关技术标准，并进行记录备案。（二）销毁执行1.确定销毁机构：根据档案数量、销毁方式等因素，选择具备相应资质和能力的专业销毁机构进行档案销毁工作。销毁机构应具有良好的信誉记录，严格遵守国家法律法规和保密规定。2.签订销毁合同：与选定的销毁机构签订详细的销毁合同，明确双方的权利义务、销毁要求、保密责任、违约责任等条款。合同应作为档案销毁工作的重要依据，确保销毁过程的规范有序。3.现场监督：档案管理部门应安排专人对档案销毁现场进行全程监督，确保销毁机构按照合同要求和本制度规定的销毁方式、流程进行操作。监督人员要认真记录销毁过程，包括销毁时间、地点、销毁方式、档案数量等信息，并签字确认。（三）销毁记录1.建立销毁台账：档案管理部门应建立《档案销毁台账》，详细记录每一批次档案销毁的相关信息，包括档案名称、数量、所属年度、保管期限、密级、销毁时间、销毁方式、销毁机构、监督人员等。台账应妥善保存，以备查阅。2.留存证明材料：收集并留存与档案销毁相关的证明材料，如销毁合同、销毁机构出具的销毁报告、现场监督记录、照片或视频等。这些证明材料应作为档案销毁工作的重要档案资料，与《档案销毁台账》一同归档保存。五、监督检查（一）内部监督1.定期检查：单位内部审计部门或纪检监察部门应定期对档案销毁工作进行检查，重点检查销毁审批程序是否合规有效、销毁过程是否符合要求、销毁记录是否完整准确等。2.专项检查：针对重要档案销毁或涉及敏感信息的档案销毁工作，可开展专项监督检查。专项检查应深入细致，对销毁工作的各个环节进行全面审查，确保档案销毁工作的质量和安全。（二）外部监督积极接受上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关部门的监督检查。对于外部监督检查提出的意见和建议，要认真对待，及时整改落实，并将整改情况书面报告相关部门。六、责任追究（一）责任界定1.档案管理部门责任：档案管理部门负责档案销毁工作的组织实施和日常管理。如因档案管理不善，导致档案鉴定不准确、销毁审批程序不规范、销毁过程失控等问题，档案管理部门应承担相应责任。2.鉴定工作小组责任：档案鉴定工作小组负责档案的鉴定工作。若因鉴定意见失误，导致不应销毁的档案被销毁，或应销毁的档案未及时鉴定销毁，鉴定工作小组相关成员应承担相应责任。3.审批领导责任：各级审批领导对档案销毁工作负有审批把关责任。如因审批不严，导致不符合规定的档案被批准销毁，审批领导应承担相应责任。4.销毁执行人员责任：销毁机构及参与档案销毁工作的执行人员，应严格按照合同要求和本制度规定进行操作。如因执行不力或违反保密规定，导致档案信息泄露或销毁不彻底等问题，销毁执行人员应承担相应责任。（二）追究措施1.批评教育：对于情节较轻的责任行为，给予相关责任人批评教育，责令其作出书面检讨，限期整改。2.经济处罚：根据责任行为的严重程度和造成的损失，对相关责任人给予一定的经济处罚，处罚金额视具体情况而定。3.纪律处分：对于违反党纪政纪的责任行为，按照有关规定给予相应的纪