档案干部追责制度规定

PAGE档案干部追责制度规定一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，规范档案干部行为，特制定本追责制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内所有从事档案管理工作的干部及相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.实事求是原则：以事实为依据，准确认定档案干部的责任，做到不枉不纵。3.教育与惩戒相结合原则：通过教育提高档案干部的责任意识，同时对违规行为进行严肃惩戒，以维护制度的严肃性。二、档案管理职责与要求（一）档案收集1.负责制定档案收集计划，明确收集范围、时间节点等要求。2.主动收集公司各类文件、资料、记录等，确保档案来源广泛、全面。3.对重要活动、项目等形成的档案及时跟进收集，保证档案的完整性。（二）档案整理1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号。2.确保档案整理规范，目录清晰，装订整齐，便于查找和利用。3.对电子档案进行合理存储和管理，建立有效的索引和链接。（三）档案保管1.提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等。2.定期对档案进行清查、盘点，确保档案数量准确、状态良好。3.对破损、褪色等档案及时进行修复和抢救。（四）档案利用1.建立健全档案利用制度，明确利用流程和权限。2.积极为公司各部门及相关人员提供档案查阅、借阅等服务，满足合理需求。3.对档案利用情况进行记录和统计，跟踪利用效果。（五）档案安全保密1.严格遵守档案安全保密规定，加强对档案管理人员的保密教育。2.采取有效的保密措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.对涉及公司机密的档案进行特殊管理，限制查阅和使用范围。三、追责情形（一）档案收集环节1.未按规定制定档案收集计划，导致重要档案遗漏收集。2.对应收集的档案资料推诿扯皮，延误收集时机，造成档案缺失。3.故意隐瞒或销毁应收集的档案，影响档案的完整性。（二）档案整理环节1.档案分类混乱，编号错误，影响档案查找和利用。2.档案整理不及时，积压大量待整理档案，降低工作效率。3.整理过程中粗心大意，导致档案内容缺失、损坏或装订错误。（三）档案保管环节1.因保管不善，造成档案发霉、虫蛀、破损等物理损坏。2.未落实安全防范措施，导致档案被盗、被抢或遭受火灾、水灾等重大损失。3.对档案清查、盘点工作敷衍了事，账实不符未及时发现和处理。（四）档案利用环节1.违反档案利用制度，擅自扩大查阅、借阅范围，造成档案信息泄露。2.对档案利用申请审核不严，导致不符合规定的人员查阅、借阅档案。3.未及时为公司部门及人员提供档案利用服务，影响工作正常开展。（五）档案安全保密环节1.泄露档案机密信息，给公司造成经济损失或不良影响。2.未采取有效保密措施，导致档案信息在传输、存储过程中被窃取。3.违反保密规定，私自复制、传播公司机密档案。四、责任认定与划分（一）直接责任1.档案干部本人直接实施了导致档案管理问题的行为，如故意销毁档案、违规提供利用等，应承担直接责任。2.因个人工作失误、疏忽等原因，直接造成档案管理工作出现严重问题的，承担直接责任。（二）主要领导责任1.部门负责人对本部门档案管理工作负有领导责任，未有效组织实施档案管理工作，导致出现重大问题的，承担主要领导责任。2.对档案干部的违规行为未能及时发现、制止和纠正，应承担主要领导责任。（三）重要领导责任1.公司分管领导对档案管理工作整体指导不力，在制度建设、资源保障等方面存在不足，导致档案管理工作出现问题的，承担重要领导责任。2.对档案管理工作中的重大事项决策失误，影响档案管理工作正常开展的，承担重要领导责任。五、追责方式（一）批评教育对初次出现轻微档案管理问题，未造成严重后果的档案干部，给予批评教育，责令其限期整改。（二）警告对违反档案管理规定，情节较轻的档案干部，给予警告处分，并要求其作出书面检讨。（三）记过对造成一定档案管理失误，影响工作正常开展的，给予记过处分，扣发一定期间的绩效奖金。（四）记大过对出现较为严重的档案管理问题，如档案丢失、信息泄露等，给予记大过处分，同时进行岗位调整或降职处理。（五）撤职对因严重失职、渎职导致档案管理工作遭受重大损失，给公司造成恶劣影响的，给予撤职处分，并依法依规追究相关法律责任。六、追责程序与处理（一）线索发现1.通过档案日常检查、审计、利用反馈等渠道发现档案管理问题线索。2.接受公司内部员工、部门的举报，对举报线索进行核实。（二）调查核实1.成立专门的调查小组，对问题线索进行深入调查。2.收集相关证据，包括档案记录、工作流程文件、证人证言等。3.与被调查的档案干部进行谈话，听取其陈述和申辩。（三）责任认定1.根据调查结果，按照责任认定与划分原则，明确档案干部应承担的责任类型。2.形成责任认定报告，详细说明问题事实、责任认定依据和结果。（四）处理决定1.依据责任认定结果，由公司管理层作出相应的追责处理决定。2.将处理决定以书面形式送达被追责的档案干部，并告知其申诉权利和期限。（五）申诉与复查1.被追责的档案干部