小学各类档案管理制度

PAGE小学各类档案管理制度一、总则（一）目的为加强小学各类档案的科学管理，提高档案利用效率，更好地服务学校教育教学及各项工作，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级在教育教学、行政管理、学生管理等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组学校成立档案管理领导小组，由校长担任组长，各副校长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调学校档案管理工作，制定档案管理工作规划和政策，监督档案管理制度的执行情况。（二）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责学校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本校档案管理的具体规章制度。2.负责接收、整理、保管学校各部门移交的档案，确保档案的齐全、完整和规范。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后进行销毁。5.做好档案的统计工作，及时准确地反映档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务，编制档案参考资料。7.加强对档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门职责学校各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.按照学校档案管理规定，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全、整理规范。2.在规定时间内将整理好的档案移交学校档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括学校的规划、计划、总结、规章制度、会议记录、人事档案、财务档案等。2.教育教学类档案：包括教学计划、教案、教材、教学成果、学生成绩、教研活动记录等。3.学生管理类档案：包括学生学籍档案、品德评定、奖惩情况、健康档案等。4.后勤管理类档案：包括校园建设、物资采购、维修记录、安全管理等方面的档案。5.其他类档案：包括学校举办的各类活动、对外交流、荣誉证书等档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门的文件材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现纸质档案与电子档案的同步整理。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如行政管理类、教育教学类、学生管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐美观。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等，确保档案的安全保管。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（四）档案保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对学校具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为16年至50年的档案；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案。档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行。（五）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应依据国家有关规定和学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案的价值。对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报学校档案管理领导小组批准。2.经批准后，档案管理部门对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案管理部门应指定专人负责销毁工作，销毁时应确保档案信息的彻底销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.销毁完毕后，档案管理部门应将销毁记录归档保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计报表应定期报送学校档案管理领导小组和上级档案管理部门。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。（二）利用工作1.档案管理部门应积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务。利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.本校人员查阅、借阅档案应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.外单位人员查阅、借阅档案应持单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准后，办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案应严格遵守学校的有关规定，不得泄露档案内容。4.档案管理部门应根据利用需求，及时编制档案参考资料，如大事记、组织沿革、基础数字汇编等，为学校各项工作提供参考依据。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和方针政策。2.档案管理人员应具有较强的责任心和敬业精神，认真履行档案管理职责。3.档案管理人员应保守档案机密，不得泄露档案内容。（二）岗位职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行清查，及时发现和解决档案保管