地名普查档案查阅制度

PAGE地名普查档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强地名普查档案的管理，规范档案查阅行为，保障地名普查档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及地名普查档案查阅的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家关于档案管理的法律法规以及地名普查相关规定，确保档案查阅工作合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露，维护国家和公司/组织的利益。3.服务利用原则以服务公司/组织业务开展为宗旨，方便合理地提供档案查阅服务，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责地名普查档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的完整与安全。2.建立健全档案查阅登记制度，对查阅申请进行审核、登记和记录。3.按照规定的查阅范围和程序，为查阅人员提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督。4.定期对地名普查档案的查阅情况进行统计分析，总结经验，不断完善档案查阅制度。（二）查阅申请部门职责1.明确专人负责档案查阅申请的提交，确保申请内容真实、准确、完整。2.向档案管理部门说明查阅档案的目的、用途及范围，配合档案管理部门做好查阅申请的审核工作。3.对查阅人员进行管理和监督，确保查阅人员按照规定的程序和要求查阅档案。三、档案查阅范围（一）内部查阅1.公司/组织内部因工作需要，涉及地名普查相关业务的部门和人员，可查阅与其工作相关的地名普查档案，包括地名调查资料、地名标志设置情况、地名标准化处理结果等。2.公司/组织内部的审计、纪检等部门，因工作需要可查阅地名普查档案中与财务收支、项目实施等相关的资料。（二）外部查阅1.政府有关部门因履行行政管理职能，依法需要查阅地名普查档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。2.社会组织、企事业单位等因开展与地名相关的研究、合作等活动，确需查阅地名普查档案的，需经公司/组织同意，并按照相关规定办理查阅手续。四、档案查阅程序（一）查阅申请1.查阅人员需填写《地名普查档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、类别、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅申请部门负责人对申请表进行审核，签署意见并加盖部门公章后，提交至档案管理部门。（二）申请审核1.档案管理部门收到查阅申请表后，对申请内容进行审核。审核内容包括查阅目的是否合理、查阅范围是否符合规定、查阅人员身份是否合法等。2.对于符合查阅条件的申请，档案管理部门予以受理；对于不符合查阅条件的申请，应及时向查阅申请部门说明理由，并退还申请表。（三）查阅预约1.档案管理部门根据档案的保管状况和查阅申请情况，与查阅人员协商确定查阅时间，并进行查阅预约登记。2.查阅人员应按照预约时间到达指定地点进行查阅，如因特殊情况需要变更查阅时间，应提前与档案管理部门联系。（四）查阅登记1.查阅人员进入档案查阅场所前，需在档案管理部门进行查阅登记，出示有效身份证件，并填写《地名普查档案查阅登记表》。2.查阅登记表应详细记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及数量、查阅用途等信息。（五）档案查阅1.档案管理部门工作人员按照查阅申请范围为查阅人员提供档案查阅服务，并在现场进行监督。2.查阅人员应在指定的查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、拍照等，应按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。（六）查阅归还1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门工作人员，并在查阅登记表上签字确认。2.档案管理部门工作人员对归还的档案进行核对，确认无误后，将档案归还原位。五、档案查阅方式（一）现场查阅查阅人员可在档案管理部门指定的查阅场所，直接查阅地名普查档案原件。（二）复制查阅1.查阅人员因工作需要，可申请复制地名普查档案中的部分内容。复制申请应在查阅申请表中注明，并经档案管理部门审核同意。2.档案管理部门工作人员按照规定的程序为查阅人员办理复制手续，复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.复制费用按照公司/组织相关规定收取。（三）摘录查阅查阅人员如需摘录地名普查档案中的相关内容，应在查阅申请表中注明摘录范围和用途，并经档案管理部门审核同意。摘录内容应保持原意，不得断章取义。六、档案查阅期限（一）一般查阅期限查阅人员应在预约的查阅时间内完成查阅工作，查阅期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长查阅时间应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。（二）特殊查阅期限对于涉及重要机密或敏感信息的地名普查档案，查阅期限根据具体情况另行确定，并严格限制查阅人员的知悉范围。七、档案查阅安全与保密（一）安全保障1.档案查阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案安全。2.档案管理部门工作人员应定期对档案查阅场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密措施1.查阅人员应对查阅过程中知悉的地名普查档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自扩大档案查阅范围，不得向查阅人员提供超出申请范围的档案信息。3.对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的地名普查档案，应按照国家有关保密规定进行管理和查阅。八、违规处理（一）对查阅人员的处理1.查阅人员如有违反本制度规定的行为，如擅自将档案带出查阅场所、涂改档案、泄露档案信息等档案管理部门有权责令其停止查阅，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理；造成档案损坏、丢失或泄密的，应依法追究其法律责任。2.查阅人员所在部门应加强对查阅人员的教育和管理，督促其遵守档案查阅制度。（二）对档案管理部门工作人员的处理1.档案管理部门工作人员如有违反本制度规定的行为，如擅自批准不符合查阅条件的申请、未履行监督职责导致档案安全事故等，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。