青秀法院档案查阅制度

PAGE青秀法院档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强青秀法院档案管理，规范档案查阅行为，保障档案信息的安全与合理利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门及因工作需要查阅本院档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则档案查阅必须严格遵守国家法律法规和本院的各项规章制度，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。同时，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案要严格保密。3.服务利用原则以服务审判执行工作、服务社会公众为宗旨，在确保档案安全的前提下，为合法利用档案提供便利，提高档案利用效率。二、档案查阅范围（一）本院各部门查阅范围1.审判业务部门可查阅与案件审理相关的各类档案，包括案件卷宗、证据材料、法律文书等，以满足案件审理、裁判文书制作、案件质量评查等工作需要。2.综合管理部门可查阅与行政管理、人事管理、财务管理、后勤保障等工作相关的档案，如文件材料、会议记录、人事档案、财务报表等，用于工作决策、日常管理和内部监督。3.其他部门根据工作职能和实际需要，经批准可查阅相关业务档案，以支持本部门工作的开展。（二）外部单位查阅范围1.司法机关因司法协助、案件移送、联合办案等工作需要，可查阅与案件相关的档案材料。查阅时应按照法定程序办理手续，并严格遵守保密规定。2.行政机关因行政管理、执法监督等工作需要，经本院批准，可查阅相关档案，但涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案除外。3.律师事务所律师因代理案件需要，可查阅与所代理案件相关的档案材料。查阅时应提交律师执业证书、授权委托书等有效证件，并按照规定办理查阅手续。4.其他单位因工作需要查阅本院档案的其他单位，应经本院同意，并说明查阅目的和范围，按照规定办理查阅手续。（三）个人查阅范围1.当事人及其代理人当事人及其代理人因诉讼需要，可查阅与所涉案件相关的档案材料。查阅时应提交身份证明、授权委托书等有效证件，并按照规定办理查阅手续。2.其他个人因特殊原因需要查阅本院档案的个人，经本院批准，并说明查阅目的和范围，按照规定办理查阅手续后，可查阅相关档案。但涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案不得查阅。三、档案查阅程序（一）申请1.本院各部门查阅档案，由部门负责人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等内容，经分管领导审批后，交档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位查阅档案，应提前向本院提交《档案查阅申请表》，并加盖单位公章，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的、查阅范围等内容，经本院办公室审核后，报分管领导审批。审批通过后，由档案管理部门通知查阅单位办理查阅手续。3.个人查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的、本人身份等内容，经相关业务部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，由档案管理部门办理查阅手续。（二）受理档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应及时对申请内容进行审核。审核内容包括申请查阅的档案是否属于本部门管理范围、申请查阅的目的是否合理、申请查阅的范围是否符合规定等。经审核符合要求的，予以受理；不符合要求的，应及时告知申请人并说明理由。（三）查阅1.档案管理部门受理申请后，应根据申请人的查阅需求，提供相应的档案材料。查阅档案时，应在档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。如需复印、拍照档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）归还档案查阅结束后，查阅人员应将查阅的档案材料全部归还档案管理部门。档案管理部门应认真核对归还的档案材料是否齐全、完整，如有缺漏或损坏，应及时查明原因并进行处理。四、档案查阅期限（一）一般档案查阅期限一般档案的查阅期限为[X]个工作日。查阅人员应在规定期限内完成查阅工作，并将档案归还档案管理部门。如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（二）特殊档案查阅期限对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等特殊档案，查阅期限应根据具体情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自扩大查阅范围或延长查阅期限。五、档案查阅收费（一）收费标准1.本院各部门查阅档案，不收取费用。2.外部单位查阅档案，按照物价部门核定的收费标准收取查阅费。查阅费主要用于档案查阅过程中的纸张、复印、邮寄等费用支出。3.个人查阅档案，按照物价部门核定的收费标准收取查阅费。查阅费主要用于档案查阅过程中的纸张、复印等费用支出。（二）收费方式查阅费应在办理查阅手续时一次性收取。档案管理部门应出具合法有效的收费票据，并将收费情况及时登记入账。六、档案查阅监督与管理（一）内部监督1.本院纪检监察部门负责对档案查阅制度的执行情况进行监督检查，对违反制度规定的行为进行调查处理。2.档案管理部门应定期对档案查阅情况进行统计分析，及时发现和解决档案查阅过程中存在的问题，并向本院领导汇报档案查阅工作情况。（二）外部监督1.接受社会公众对档案查阅工作的监督，设立举报电话和举报邮箱，及时受理和处理群众举报。2.对于外部单位和个人提出的意见和建议，应认真研究并及时反馈，不断改进档案查阅工作。七、档案查阅人员的责任（一）遵守制度责任查阅人员应严格遵守本制度的各项规定，按照规定的程序和要求进行档案查阅。不得擅自更改查阅范围、查阅期限或查阅方式，不得泄露档案信息。（二）安全保密责任查阅人员在查阅档案过程中，应妥善保管档案材料，确保档案信息的安全。不得将档案材料带出查阅室，不得在非规定场所查阅档案。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，不得向无关人员透露。（三）损坏赔偿责任查阅人员因故意或重大过失造成档案材料损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。赔偿责任的具体范围和方式按照国家有关规定和本院相关制度执行。八、附则（一）解释权本制