诉讼档案安全保密制度

PAGE诉讼档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司诉讼档案的安全保密管理，确保诉讼档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在处理各类诉讼案件过程中形成的档案资料，包括但不限于起诉状、答辩状、证据材料、庭审记录、裁判文书等。（三）基本原则1.安全保密原则：严格保护诉讼档案的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失。2.规范管理原则：按照规定的程序和方法对诉讼档案进行收集、整理、归档、保管和利用。3.责任明确原则：明确各部门和人员在诉讼档案安全保密工作中的职责，确保责任落实到人。二、诉讼档案的收集与整理（一）收集要求1.案件承办部门应在诉讼活动结束后及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，能够反映诉讼活动的全过程。3.对于重要的证据材料，应进行原件收集，并妥善保管。（二）整理规范1.按照诉讼案件的类别和时间顺序对档案资料进行分类整理。2.每份档案应编制目录，注明文件名称、日期、页码等信息，便于查找和管理。3.对档案资料进行编号，确保每份档案有唯一的标识。三、诉讼档案的归档（一）归档流程1.案件承办部门整理好档案资料后，填写《诉讼档案归档申请表》，详细说明档案的基本情况。2.将申请表提交给公司档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，确定档案的保管期限和存放位置，并办理归档手续。（二）保管期限1.诉讼档案的保管期限根据案件的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性诉讼案件；中期保管期限为[X]年，适用于重要诉讼案件；长期保管期限为永久，适用于涉及公司重大利益、具有历史价值或法律意义的诉讼案件。四、诉讼档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的诉讼档案保管场所，确保保管场所安全、保密、防火、防潮、防虫。2.保管场所应配备必要的设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫药品等。（二）保管措施1.对诉讼档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制，保证档案的可读性。4.严格限制无关人员进入保管场所，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。五、诉讼档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅诉讼档案的，应填写《诉讼档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限。2.将申请表提交给档案管理部门负责人审批。3.经审批同意后，在档案管理人员的陪同下查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。4.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅诉讼档案的，应提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、用途和期限。2.申请函经公司主管领导批准后，档案管理部门与借阅方签订《诉讼档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅方应按照协议约定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅期间，借阅方应妥善保管档案，不得转借、泄露档案信息。六、诉讼档案的保密措施（一）人员管理1.对涉及诉讼档案管理的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和保密意识。2.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。3.加强对档案管理人员的培训，提高其保密技能和业务水平。（二）信息保密1.严格控制诉讼档案信息的知悉范围，仅限于工作需要知悉的人员。2.对档案资料进行加密存储和传输，防止信息泄露。3.在对外提供档案资料时，应进行严格的审核和审批，确保不泄露公司机密信息。（三）监督检查1.定期对诉讼档案的安全保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、诉讼档案的销毁（一）销毁条件1.诉讼档案保管期限届满，且已无保存价值的。2.因其他原因需要销毁的诉讼档案，应经公司主管领导批准。（二）销毁程序1.档案管理部门填写《诉讼档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.将申请表提交给公司审计部门进行审计。3.审计部门审计通过后，报公司主管领导批准。4.经批准后，由档案管理部门会同相关部门共同对拟销毁的档案进行清点和销毁，并填写《诉讼档案销毁清单》。5.销毁清单应一式