定点单位档案销毁制度

PAGE定点单位档案销毁制度一、总则（一）目的为加强定点单位档案管理，确保档案销毁工作的规范、安全、有序进行，防止档案信息的泄露、丢失或不当利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本定点单位在各项业务活动中形成的，已失去保存价值或无需继续保存的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准要求，确保销毁行为合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取必要的安全保密措施，防止档案信息的泄露、扩散，保障档案信息安全。3.严谨规范原则：建立健全档案销毁工作流程，明确各环节的责任和操作要求，确保销毁工作严谨、规范、有序。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等。（二）鉴定标准1.法律依据：依据国家法律法规，如《中华人民共和国档案法》及其实施办法等，判断档案是否已过法定保存期限。2.业务需求：结合本单位业务发展情况，分析档案对当前及未来业务活动的参考价值，对于已不再具有业务指导意义、长期闲置且无利用可能的档案，可考虑销毁。3.保密要求：对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，需严格按照保密规定进行鉴定，确保在销毁过程中不发生信息泄露。（三）鉴定流程1.定期清查：档案管理部门每年定期对库存档案进行全面清查，梳理出可能需要销毁的档案清单。2.初步筛选：根据鉴定标准，对清查出来的档案进行初步筛选，确定需要进一步鉴定的档案范围。3.详细审查：鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，查阅档案内容，综合考虑各方面因素，确定档案是否失去保存价值。4.形成鉴定意见：经过审查后，鉴定工作小组形成档案鉴定意见书，明确哪些档案可以销毁，哪些档案仍需继续保存，并说明理由。三、销毁审批（一）审批流程1.申请：档案管理部门根据鉴定意见，填写档案销毁申请表，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限、销毁原因等信息，并附上鉴定意见书。2.审核：申请表提交至单位分管领导，分管领导对申请内容进行审核，重点审查销毁档案的必要性、鉴定意见的合理性以及是否符合相关法律法规要求。3.审批：经分管领导审核通过后，报单位主要领导审批。主要领导对档案销毁申请进行最终审批，签署审批意见。（二）审批记录建立档案销毁审批台账，详细记录每一次档案销毁申请的提交时间、申请内容、审核意见、审批结果等信息，确保审批过程可追溯。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的性质、数量、保密要求等因素，选择合适的销毁方式。1.物理销毁：对于纸质档案、磁性介质档案等，可采用焚烧、粉碎、消磁等物理方法进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.数据擦除：对于电子档案中的数据，应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底清除，并将擦除过程记录在案。（二）销毁场所选择安全、保密的销毁场所进行档案销毁工作。销毁场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保销毁过程的安全。（三）销毁操作1.制定销毁计划：根据审批通过的档案销毁清单，制定详细的销毁计划，明确销毁时间、地点、人员、方式等安排。2.现场监督：在档案销毁过程中，必须有专人负责现场监督，确保销毁工作按照计划进行，防止出现违规操作。监督人员要对销毁过程进行全程记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式、档案数量等信息。3.核对确认：销毁完成后，监督人员要对销毁现场进行仔细检查，核对销毁档案的数量、名称等信息，确保所有应销毁档案均已销毁完毕，无遗漏。五、销毁记录（一）记录内容建立完善的档案销毁记录档案，详细记录每一次档案销毁工作的全过程信息，包括：1.销毁档案清单：列出销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限等详细信息。2.鉴定意见书：附上档案鉴定工作小组出具的鉴定意见书。3.销毁审批文件：包括档案销毁申请表、分管领导审核意见、主要领导审批意见等。4.销毁计划：记录销毁时间、地点、人员、方式等安排。5.销毁现场记录：由监督人员填写的销毁过程记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式、档案数量等信息。6.销毁后检查记录：记录销毁完成后对销毁现场的检查情况，确认是否有遗漏档案。（二）记录保存档案销毁记录档案应妥善保存，保存期限按照国家档案管理规定执行，一般不少于[X]年。保存期满后，经单位分管领导批准，方可进行销毁。六、监督检查（一）内部监督1.定期检查：档案管理部门定期对档案销毁工作进行自查，检查销毁记录是否完整、销毁流程是否合规、销毁方式是否符合要求等。2.不定期抽查：单位内部审计、纪检等部门不定期对档案销毁工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，如实提供档案销毁工作相关资料，对提出的问题及时进行整改落实。七、责任追究（一）责任界定1.档案管理部门责任：档案管理部门负责档案鉴定、销毁申请、销毁实施等环节的具体工作，如因工作失误导致档案鉴定不准确、销毁申请不规范、销毁实施过程违规等，应承担相应责任。2.鉴定工作小组责任：鉴定工作小组对档案鉴定意见的准确性负责，如因鉴定失误导致不应销毁的档案被销毁，或应销毁的档案未及时鉴定销毁，小组成员应承担相应责任。3.审批人员责任：审批人员对档案销毁申请的审批结果负责，如因审批不严导致违规销毁档案，应承担相应责任。4.销毁操作人员责任：销毁操作人员对档案销毁过程的安全、规范负责，如因操作不当导致档案信息泄露、销毁不彻底等问题，应承担相应责任。（二）追究方式1.批评教育：对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：根据违规行为的严重程度，对相关责任人给予一定的经济处罚，如扣发奖金、绩效工资等。3.行政处分：对于情节严重、造成较大损失或恶劣影响的违规行为，按照单位人事管理规定，给予相关责任人警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对于违反法律法规的档案销毁行为，依法追究相关责任人的法律责任。