政府档案归档保管制度

PAGE政府档案归档保管制度一、总则（一）目的为加强政府档案的归档与保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，维护政府工作的历史真实面貌，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级政府部门及所属机构在履行职能过程中形成的各类档案的归档与保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则：归档的档案应真实反映政府工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理和保存政府工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为政府工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案归档（一）归档范围1.文书档案：包括政府部门在行政管理活动中形成的各种文件、通知、报告、请示、批复等。2.科技档案：涉及政府部门的基本建设项目、科研项目、设备仪器等方面的档案。3.会计档案：政府部门的财务收支、会计核算等活动中形成的凭证、账簿、报表等档案。4.人事档案：记录政府工作人员基本情况、履历、考核、任免、奖惩等方面的档案。5.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据、图像等档案。（二）归档要求1.文件材料齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，能够准确反映政府工作的全过程。2.文件格式规范：纸质文件应字迹清晰、纸张优良，电子文件应格式统一、存储规范。3.文件整理有序：按照一定的分类标准和编号方法，对文件进行系统整理，便于查找和利用。4.归档及时：各项工作完成后，应及时将相关文件材料归档，不得拖延积压。（三）归档流程1.收集：各部门指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.整理：收集到的文件材料按照归档范围和要求进行分类整理，并编制目录。3.装订：对纸质文件进行装订，确保文件的整齐、牢固。4.编目：为整理好的档案编制详细的目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。5.装盒：将编目后的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。6.移交：整理好的档案按照规定的时间和程序移交至档案管理部门。三、档案保管（一）保管场所1.档案库房：应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.温湿度控制：档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.安全防护设施：配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等安全防护设施。（二）档案整理与上架1.分类存放：按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.上架排列：档案应按照编号顺序上架排列，确保排列整齐、有序。3.标识清晰：在档案架和档案盒上标注清晰的档案编号、类别、年度等信息。（三）档案保管期限1.永久保管：对反映政府主要职能活动、历史面貌的重要档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。（四）档案清查与统计1.定期清查：档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和保管状况。2.统计报表：建立档案统计制度，定期向上级主管部门报送档案统计报表，反映档案的收进、移出、保管等情况。（五）档案安全管理1.人员管理：档案管理人员应经过专业培训，具备档案管理知识和技能，严格遵守档案管理规定。2.安全制度：建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护。3.应急预案：制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。四、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家法律法规的规定，确保档案利用的合法性。2.服务大局原则：档案利用工作应围绕政府工作大局，为政府决策、行政管理和社会公众服务。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.政府部门内部利用：政府工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本部门保管的档案。2.社会利用：公民、法人和其他组织因特殊需要，可以按照规定查阅、借阅政府公开的档案。（三）利用手续1.申请：利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案内容等信息。2.审批：档案管理部门对利用申请进行审批，符合规定的予以批准。3.登记：利用者在利用档案时，应进行登记，记录利用时间、档案内容等信息。4.归还：利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查。（四）档案复制1.复制申请：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息。2.审批：档案管理部门对复制申请进行审批，符合规定的予以批准。3.复制：档案管理人员按照规定的程序和方法进行档案复制，确保复制件与原件一致。4.盖章：复制件应加盖档案管理部门的印章，注明复制日期、份数等信息。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，对档案进行价值评估。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定标准1.保管期限已满：对保管期限已满的档案，经鉴定后可以销毁。2.失去保存价值：对已失去保存价值的档案，经鉴定后可以销毁。3.重复文件：对重复的文件，经鉴定后可以适当剔除。（三）鉴定程序1.初步审核：档案管理部门对拟销毁的档案进行初步审核，提出初步意见。2.鉴定小组审查：组织档案鉴定小组对初步审核意见进行审查，形成鉴定结论。3.审批：将鉴定结论报经主管领导审批。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对批准销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.监销：销毁档案时，应指定专人