企业员工档案保管制度

PAGE企业员工档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的保管。（三）基本原则1.真实性原则：员工档案应如实反映员工的个人信息、工作经历、培训情况、考核结果等内容。2.完整性原则：员工档案应包含员工从入职到离职期间的各类相关资料，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护员工档案的机密性，未经授权不得泄露员工档案内容。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和公司相关规定，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、员工档案的内容（一）个人基本信息1.身份证复印件2.学历证书复印件3.学位证书复印件4.户口本复印件5.一寸免冠照片（二）入职资料1.入职登记表2.劳动合同3.入职体检报告（三）工作经历资料1.工作履历表2.离职证明（如有）（四）培训与学习资料1.培训记录2.学历教育证书（如有）3.职业资格证书（如有）（五）考核与奖惩资料1.绩效考核记录2.奖惩决定文件（六）薪资福利资料1.薪资调整记录2.福利申请与审批文件（七）其他资料1.岗位变动申请与审批文件2.员工个人总结、述职报告等三、员工档案的建立与收集（一）新员工入职时1.人力资源部门负责向新员工发放入职登记表等相关表格，指导其如实填写个人基本信息。2.新员工应在入职后[X]个工作日内将身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、户口本复印件、一寸免冠照片等个人基本信息资料提交至人力资源部门。3.人力资源部门负责审核新员工提交的资料，确保资料的真实性和完整性。审核通过后，将资料原件返还员工，留存复印件作为员工档案的一部分。（二）入职过程中1.新员工入职后，人力资源部门负责办理入职手续，签订劳动合同，并将劳动合同原件存入员工档案。2.人力资源部门组织新员工进行入职体检，将体检报告原件存入员工档案。3.新员工入职后，所在部门负责人应及时填写工作履历表，记录员工的工作经历，并提交至人力资源部门。（三）在职期间1.员工参加各类培训后，培训部门应及时将培训记录提交至人力资源部门，人力资源部门将培训记录存入员工档案。2.员工取得学历教育证书、职业资格证书等相关证书后，应在[X]个工作日内将证书原件提交至人力资源部门，人力资源部门审核后留存复印件，并将原件返还员工。3.公司定期进行绩效考核，考核部门应在考核结束后[X]个工作日内将绩效考核记录提交至人力资源部门，人力资源部门将绩效考核记录存入员工档案。4.公司对员工进行奖惩时，相关部门应及时将奖惩决定文件提交至人力资源部门，人力资源部门将奖惩决定文件存入员工档案。5.员工岗位变动时，所在部门负责人应填写岗位变动申请与审批文件，并提交至人力资源部门。人力资源部门审核通过后，将岗位变动申请与审批文件存入员工档案。6.员工个人总结、述职报告等资料，应在规定时间内提交至人力资源部门，人力资源部门将其存入员工档案。（四）离职时1.员工离职时，所在部门负责人应在离职手续办理完毕后[X]个工作日内，将员工的离职证明提交至人力资源部门。2.人力资源部门负责审核员工的离职手续是否办理完毕，如无问题，将离职证明存入员工档案，并对员工档案进行整理和归档。四、员工档案的保管（一）保管部门公司员工档案由人力资源部门指定专人负责保管。（二）保管方式1.员工档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储于公司指定的服务器或存储设备中，并定期进行备份。2.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全保存。（三）保管期限1.员工档案的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，员工档案应自员工离职之日起保存[X]年。2.对于涉及员工重大权益、法律纠纷等重要档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅员工档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到人力资源部门查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复印。2.公司外部单位或个人查阅员工档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，并填写档案查阅申请表，经公司分管领导批准后，方可到人力资源部门查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复印。如需复印档案资料，应经人力资源部门负责人批准，并在复印件上加盖公司公章。3.公司内部人员借阅员工档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、销毁档案。4.公司外部单位或个人借阅员工档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，并填写档案借阅申请表，经公司分管领导和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、销毁档案，并应在借阅期满后及时归还档案。（五）档案的整理与归档1.人力资源部门应定期对员工档案进行整理和归档，确保档案资料的完整性和规范性。2.档案整理应按照档案内容的分类进行，将相关资料装订成册，并在档案封面上注明档案编号、员工姓名、档案内容等信息。3.档案归档应按照档案编号顺序进行存放，便于查找和管理。（六）档案的保密与安全1.人力资源部门应严格遵守档案保密制度，未经授权不得泄露员工档案内容。2.档案管理人员应妥善保管档案，防止档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。3.档案保管场所应配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备等，确保档案的安全保存。五、员工档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对员工档案进行更新，确保档案资料的时效性和准确性。2.定期更新的内容包括员工的个人基本信息、工作经历、培训情况、考核结果等。（二）动态维护1.员工个人信息发生变化时，应及时填写个人信息变更申请表，并提交至人力资源部门。人力资源部门审核通过后，对员工档案进行相应的更新。2.员工工作经历、培训情况、考核结果等发生变化时，相关部门应及时将变化情况通知人力资源部门，人力资源部门对员工档案进行相应的更新。（三）特殊情况处理1.员工档案资料存在错误或遗漏时，人力资源部门应及时与员工本人或相关部门进行核实，并对档案进行更正和补充。2.员工档案资料涉及法律纠纷或其他特殊情况时，人力资源部门应按照国家法律法规和公司相关规定进行处理，并妥善保管相关档案资料。六、员工档案的销毁（一）销毁条件员工档案保管期限届满后，经人力资源部门审核确认，确无保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.人力资源部门应填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的编号、员工姓名、档案内容等信息，并说明销毁原因和销毁方式。2.档案销毁申请表经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁工作应由人力资源部门指定专人负责，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并确保销毁彻底。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写档案销毁记录，记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人