机关档案制度建设要求

PAGE机关档案制度建设要求一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案实行集中统一管理，由机关综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集机关工作活动中形成的各种档案，保证档案的门类齐全、内容完整。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本机关各部门形成的档案，定期对档案进行鉴定、统计和销毁。3.负责编制档案检索工具，开发档案信息资源，为机关工作提供档案查阅、借阅等服务。4.负责对本机关各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室做好档案的鉴定、统计、销毁等工作。3.负责本部门档案的日常保管和利用，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本机关工作有关的文件、指示、规定等。2.本机关形成的各种文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本机关召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本机关的工作计划、总结、统计报表、财务报表等。5.本机关与其他单位签订的合同、协议、协议书等。6.本机关工作人员在工作中形成的各类文件材料，如调研报告、工作简报、业务文件等。7.本机关的大事记、组织沿革、荣誉证书等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得随意涂改、剪裁。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案按照项目、专业进行分类整理，建立项目档案卷内目录和总目录。3.会计档案按照会计年度、保管期限进行分类整理，编制会计档案目录。4.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行数据备份。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案的安全和整齐。2.档案装具应编号标识，便于查找和管理。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份。（四）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案、会计档案等的保管期限按照国家有关规定执行。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经机关负责人批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。五、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关负责人批准。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应遵守档案查阅登记制度，填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。3.如需复印、摘抄档案内容，应经综合档案室负责人批准，并按照规定进行登记。4.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借，须经机关负责人批准，并限期归还。（三）利用服务1.综合档案室应积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，提高档案利用效率。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理的效率和水平，为机关工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化扫描，建立档案数字化数据库，实现档案信息的在线查询和利用。2.档案管理系统建设开发或选用适合本机关的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设建立档案管理内部局域网，实现档案信息资源的共享和交换。（三）数据安全1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，确保系统的稳定运行。3.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地，确保数据的安全可靠。七、监督与检查（一）监督检查机构机关成立档案工作监督检查小组，由机关负责人担任组长，综合档案室负责人及相关部门人员为成员，负责对本机关档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年至少进行一次全面的档案工作检查，对发现的问题及时提出整改意见。2.不定期抽查根据工作需要，对各部门档案工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。（四）整改要求对监