学籍档案日常管理制度

PAGE学籍档案日常管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织学籍档案的管理，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及学籍档案管理的部门、人员以及与学籍档案相关的各类活动。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映个人在学习期间的各项信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理个人在学习过程中形成的各类材料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护学籍档案的机密性，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行学籍档案的管理，确保管理工作规范有序。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学籍档案管理制度，并组织实施。2.获取、收集、整理、审核、归档、保管和提供利用学籍档案。3.对学籍档案的管理工作进行监督、检查和指导。4.定期对学籍档案进行统计、分析，为公司/组织提供相关数据支持。（二）档案形成部门职责1.负责本部门人员学籍档案材料的形成、收集和初步整理。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的学籍档案材料移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好学籍档案的审核、补充等工作。（三）档案利用部门职责1.根据工作需要，按照规定的程序申请利用学籍档案。2.妥善保管所借用的学籍档案，不得擅自涂改、转借、遗失或损坏。3.用完后及时归还档案管理部门，并办理归还手续。三、学籍档案的内容与分类（一）学生基本信息1.个人身份证明材料，如身份证、户口本等复印件。2.学历学位证书复印件。3.个人简历，包括学习经历、工作经历等。（二）学习成绩记录1.各学期课程成绩单。2.考试成绩排名证明。3.获得的奖学金、荣誉证书等相关材料。（三）学籍变动记录1.入学、转学、休学、复学、退学等相关手续文件。2.学籍异动原因说明及相关证明材料。（四）奖惩记录1.学校或教育机构给予的奖励文件及证书。2.受到的处分文件及相关处理记录。（五）毕业相关材料1.毕业论文（设计）及答辩材料。2.毕业鉴定、毕业登记表等。3.就业报到证等相关就业材料。（六）其他材料1.参加培训、学术交流等活动的证明材料。2.个人认为有必要归档的其他与学习相关的材料。四、学籍档案的收集与整理（一）收集要求1.档案形成部门应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时收集本部门人员的学籍档案材料。2.收集的材料应真实、完整、有效，字迹清晰，格式规范。3.对于重要的原始材料，应尽量收集原件；如无法提供原件，需提供经相关部门盖章确认的复印件，并注明原件存放处。（二）整理流程1.初步分类：档案形成部门按照学籍档案的分类标准，对收集到的材料进行初步分类。2.材料审核：档案管理部门对移交的学籍档案材料进行审核，检查材料的完整性、真实性和规范性。对于不符合要求的材料，及时通知档案形成部门补充或更正。3.排序编号：审核通过的材料按照一定的顺序进行排列，并编写页码或编号，以便于查找和管理。4.装订成册：对于纸张较多的材料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保护材料的原貌，不得随意裁剪或损坏。5.装盒上架：将整理好的学籍档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、姓名、类别等信息，然后上架存放。五、学籍档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于通风和查找。档案应分类存放，不同类别的档案之间应留有适当的间隔。（二）保管方式1.学籍档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。电子档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。2.纸质档案应按照档案编号顺序依次排列存放，便于查找和利用。对于重要的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，确保档案数量准确、流向清晰。（三）档案安全检查1.定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况，档案的保管状况等。2.发现问题应及时采取措施进行处理，并记录在案。对于重大安全隐患，应立即向上级报告，并采取紧急措施进行整改。3.每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、编号、内容等是否一致，确保档案的完整性和准确性。六、学籍档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部因工作需要查阅学籍档案的，如招聘、晋升、培训等。2.经个人授权，相关部门或机构因特定目的查阅学籍档案的。3.法律法规规定的其他可以查阅学籍档案的情况。（二）利用流程1.利用部门填写《学籍档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字同意。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，审核通过后安排查阅。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案材料，应按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.涉及个人隐私和机密的学籍档案信息，未经个人授权或法律法规允许，不得对外提供。2.严禁利用学籍档案进行非法活动或损害个人利益的行为。3.档案利用部门应妥善保管所借用的学籍档案，不得擅自转借、转让或泄露档案内容。七、学籍档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触学籍档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。3.严格控制档案的查阅范围，对涉及个人隐私和机密的档案信息进行加密处理。4.在档案利用过程中，采取必要的保密措施，如限制查阅人数和时间、设置专门的查阅场所等。（二）安全防范1.加强档案库房的安全防范设施建设，安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，并定期进行维护和检查。2.对电子档案采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露或被篡改。3.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处理措施，确保档案安全。八、学籍档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学籍档案信息化管理系统，实现学籍档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高学籍档案管理的工作效率和服务质量，为公司/组织提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够快速准确地录入学籍档案的各项信息，支持批量录入和数据导入。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按姓名、编号、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.档案借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.档案统计分析功能：对学籍档案的相关数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司/组织提供决策依据。5.安全管理功能：设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息；对系统数据进行备份和恢复，保障数据安全。（三）数据维护与更新1.定期对学籍档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.及时将新形成的学籍档案材料录入系统，并对已录入的档案信息进行审核和修正。3.根据公司/组织的发展和档案管理的需要，对系统功能进行优化和升级。九、学籍档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织的相关规定，对学籍档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺失重要材料的情况。2.档案的真实性：核实档案内容是否真实，有无伪造、篡改等问题。3.档案的时效性：判断档案信息是否仍具有参考价值，是否已过保存期限。4.档案的保密性：审查档案中是否涉及个人隐私或公司/组织机密，是否需要继续保密。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和档案专家组成。2.鉴定小组对需要鉴定的学籍档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和内容，提出鉴定意见。3.对鉴定意见进行集体讨论，形成最终的鉴定结论。对于需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》。（四）销毁流程1.经鉴定确需销毁的学籍档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批。2.审批通过后，按照规定的程序