档案管理双人进库制度

PAGE档案管理双人进库制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案进库操作流程，特制定本双人进库制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及档案管理的部门及人员在档案进库环节的操作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全保护放在首位，防止档案在进库过程中出现丢失、损坏、篡改等情况。2.双人负责原则：档案进库操作必须由两名指定人员共同进行，相互监督，确保操作规范、准确。3.合规操作原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案进库前准备（一）档案整理1.各部门在档案移交进库前，应按照档案分类标准对档案进行系统整理。确保档案资料齐全、完整，编号清晰，目录准确。2.对电子档案，要保证数据的准确性和完整性，进行必要的备份，并检查存储介质的质量。（二）进库计划安排1.根据档案整理情况，制定详细的档案进库计划。明确进库时间、档案类别、数量等信息。2.将进库计划提前通知档案管理部门，以便做好接收准备工作。（三）人员安排1.确定参与档案进库的两名工作人员，这两名人员应具备良好的责任心、保密意识和档案管理基本知识。2.对参与人员进行培训，使其熟悉档案进库流程、操作规范以及安全注意事项。（四）进库环境检查1.在档案进库前，对档案库房的环境进行检查。包括温湿度、通风、防火、防潮、防虫等设施设备是否正常运行。2.确保库房内清洁卫生，无杂物堆积，为档案进库提供良好的环境条件。三、档案进库流程（一）交接登记1.档案移交部门与档案管理部门的工作人员在档案库房外进行交接登记。核对档案数量、类别、编号等信息，并在交接清单上签字确认。2.交接清单应一式两份，双方各执一份，作为档案进库的重要依据。（二）进库操作1.两名进库人员同时进入档案库房，按照预先规划的区域和架位，将档案有序存放。2.在存放过程中，要轻拿轻放，避免对档案造成损坏。对于特殊载体档案，如光盘、磁带等，要注意存放方式和环境要求。3.每存放一批档案，进库人员应及时核对档案数量与交接清单是否一致，并在档案管理系统中进行相应的记录更新。（三）库内整理1.档案全部进库后，进库人员对库内档案进行进一步整理。确保档案排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。2.检查档案的存放是否符合分类要求，如有不符，应及时调整。（四）安全检查1.进库操作完成后，两名进库人员共同对档案库房进行安全检查。检查门窗是否关闭锁好，防火、防盗、防潮等设施设备是否正常运行。2.查看档案在库内的存放状态，有无异常情况，如发现问题及时报告并处理。四、档案进库过程中的监督与责任（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对档案进库过程进行抽查监督。2.在档案进库现场，进库人员应相互监督，确保操作符合规定流程和标准要求。（二）责任界定1.若在档案进库过程中发现档案丢失、损坏等情况，经调查核实，由直接责任人承担相应责任。2.如因两人共同操作失误导致问题发生，两人共同承担责任，并根据情节轻重给予相应的处罚。3.对于违反本制度规定，故意隐瞒或篡改档案信息的，将依法依规追究相关人员的责任。五、档案进库后的管理（一）定期盘点1.档案管理部门应定期对库房档案进行盘点，确保档案数量与系统记录一致。2.盘点周期为每季度一次，每次盘点应形成详细的盘点报告，记录盘点情况及发现的问题。（二）维护与更新1.根据档案的保管期限和实际使用情况，对档案进行定期维护和更新。2.对于超过保管期限或失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁处理。（三）利用管理1.严格执行档案利用制度，规范档案查阅、借阅流程。2.在档案利用过程中，要做好登记和跟踪管理，确保档案及时归还，避免出现丢失或损坏。六、培训与考核（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度培训计划，定期组织档案进库相关人员进行业务培训。2.培训内容包括档案管理法律法规、操作流程、安全知识、新技术应用等方面。（二）考核机制1.建立档案进库人员考核机制，对其工作表现、业务能力等进行定期考核。2.考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的人员给予奖励，对不称职的人员进行相应的调整或培训。七、保密与安全（一）保密措施1.参与档案进库的人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容予以保密。2.在档案进库过程中，严禁无关人员进入库房，防止档案信息泄露。（二）安全保障1.加强档案库房的安全设施建设，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行，保障档案的安全存储。八、附则（一）制度解释本制度由公司档案管理部门