测绘成果档案接收制度

PAGE测绘成果档案接收制度一、总则（一）目的为加强测绘成果档案的管理，确保测绘成果档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘成果档案在经济建设、社会发展和科学研究中的作用，根据《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》以及相关行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织接收的各类测绘成果档案，包括但不限于地形测量、工程测量、地籍测绘、房产测绘、航空摄影测量等项目形成的测绘数据、图件、报告等档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保测绘成果档案接收工作合法合规。2.真实完整原则：保证接收的测绘成果档案真实反映测绘项目实际情况，内容完整无缺漏。3.安全保密原则：采取有效措施确保测绘成果档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，严格遵守保密规定。4.便于利用原则：对接收的测绘成果档案进行科学分类、整理和存储，便于查询检索和使用，提高档案利用效率。二、档案接收职责分工（一）测绘项目部门1.负责组织实施测绘项目，按照相关技术规范和标准完成测绘工作，确保测绘成果质量。2.在测绘项目完成后，及时整理、汇总项目过程中形成的各类档案资料，进行初步审核，确保档案资料齐全、完整、准确，并按照本制度要求向档案管理部门提交档案接收申请。3.配合档案管理部门对测绘成果档案进行核对、验收等工作，提供必要的说明和解释。（二）档案管理部门1.制定测绘成果档案接收计划和流程，明确接收标准和要求。2.负责接收测绘项目部门提交的档案接收申请及相关档案资料，对提交的档案进行审核、登记、编号、分类、整理、存储等工作。3.建立测绘成果档案管理数据库，对档案信息进行数字化录入和管理，实现档案信息的快速查询和共享。4.定期对测绘成果档案进行检查、清点和统计，确保档案安全保管，并根据实际情况提出档案保管和利用的建议。5.负责向公司/组织内部各部门提供测绘成果档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续，对档案使用情况进行跟踪和监督。6.对涉及保密的测绘成果档案，严格执行保密制度，采取加密存储、限制访问等措施，防止档案信息泄露。（三）质量检查部门1.对测绘项目成果进行质量检查，出具质量检查报告。2.参与测绘成果档案的审核工作，重点检查档案资料与测绘成果质量的一致性，确保档案内容符合质量要求。（四）保密管理部门1.负责制定测绘成果档案保密制度和措施，对档案管理部门和相关人员进行保密培训和教育。2.监督检查测绘成果档案在接收、存储、利用等过程中的保密执行情况，并对违规行为进行处理。三、档案接收流程（一）档案提交申请测绘项目完成后，项目部门应在规定时间内填写《测绘成果档案接收申请表》，详细说明测绘项目名称、项目编号、完成时间、档案资料内容、数量等信息，并提交给档案管理部门。申请表应经项目负责人签字确认，并加盖项目部门公章。（二）档案资料整理项目部门在提交申请前，应对测绘成果档案资料进行整理。整理要求如下：1.按照测绘项目工作流程，将各类原始记录、观测数据、计算资料、图件、报告等进行分类整理，确保资料顺序清晰、逻辑连贯。2.对图件资料进行编号、标注，注明图名、比例尺、坐标系统、成图时间等信息，并确保图件清晰、完整。3.对报告类资料进行排版、装订，确保格式规范、内容完整，签字盖章齐全。4.整理后的档案资料应编制详细的目录清单，目录内容应与档案资料一一对应，便于查询和核对。（三）档案审核1.档案管理部门收到《测绘成果档案接收申请表》及相关档案资料后，首先对申请表内容进行审核，检查项目信息是否准确、完整，申请手续是否齐全。2.组织质量检查部门、测绘项目技术负责人等相关人员对档案资料进行审核。审核内容包括：档案资料的完整性，检查是否涵盖了测绘项目的各个环节和所有必要资料。档案资料的准确性，核对数据、图件、报告等内容是否与测绘实际情况相符，计算是否正确，标注是否清晰准确。档案资料的规范性，检查档案格式、排版、签字盖章等是否符合相关行业标准和公司/组织内部规定。3.对于审核中发现的问题，档案管理部门应及时与测绘项目部门沟通，要求其限期整改补充。整改完成后，重新提交审核，直至审核通过。（四）档案接收登记审核通过后，档案管理部门对测绘成果档案进行接收登记。登记内容包括：档案编号、项目名称、项目编号、档案资料名称、数量、提交时间、审核情况等信息。同时，为每一份档案建立唯一的标识代码，便于后续管理和查询。（五）档案分类整理根据测绘成果档案的性质、内容和用途，档案管理部门进行分类整理。分类方法如下：1.基础地理信息档案：包括地形测量数据、地理数据库、数字高程模型（DEM）、数字正射影像图（DOM）、数字线划图（DLG）等。2.工程测量档案：如工程控制测量、地形测量、变形监测等项目形成的档案资料。3.地籍测绘档案：包括地籍调查表、宗地图、地籍图、土地登记档案等。4.房产测绘档案：房产分户图、房产平面图、房屋面积测算报告等。5.航空摄影测量档案：航摄底片、航摄像片、空中三角测量成果、数字线划图等。6.其他档案：与测绘项目相关的技术总结、工作报告、会议纪要、合同协议等资料。分类整理过程中，应按照档案类别和时间顺序进行排列，确保档案存放有序，便于查找和管理。（六）档案存储1.档案管理部门根据分类整理结果，将测绘成果档案存储于专门的档案库房。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全保管。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放，并按照档案类别和编号顺序排列。同时，建立纸质档案索引目录，便于快速查找档案位置。3.对于电子档案，应进行备份存储，并采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行异地备份，防止数据丢失。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。4.对涉及保密的测绘成果档案，应单独存放于保密库房，并采取加密存储、限制访问等保密措施。保密库房应配备专人管理，严格执行保密制度，确保档案信息安全。四、档案质量要求（一）完整性测绘成果档案应包含测绘项目从策划、实施到成果验收全过程形成的各类资料，确保档案能够完整反映测绘项目的全貌。具体包括：1.项目任务书、技术设计书、技术总结报告等项目管理文件。2.原始观测记录、计算资料、数据处理过程文档等技术文件。3.各类测绘图件，包括地形图、地籍图、房产图、航测图等，以及图件的数字化成果。4.测绘成果验收报告、质量检查报告等验收文件。5.与测绘项目相关的其他文件资料，如合同协议、会议纪要、往来函件等。（二）准确性1.测绘数据应准确可靠，观测记录应真实、完整、清晰，计算过程应正确无误，数据处理应符合相关技术规范和标准要求。2.图件内容应准确反映测绘区域的地理信息、地形地貌、地物分布等实际情况，图件比例尺、坐标系统应符合规定要求，图面标注应清晰准确，无错漏现象。3.报告类文件应内容详实、逻辑严谨、结论明确，数据引用准确，文字表述规范，签字盖章齐全。（三）规范性1.档案资料的格式应符合相关行业标准和公司/组织内部规定，如纸质档案的纸张规格、装订方式，电子档案的文件格式、存储格式等。2.档案资料的排版应整齐规范，字体、字号、行距等应统一协调，图件的图名、比例尺、坐标系统、成图时间等标注应符合要求。3.档案资料的签字盖章应齐全有效，签字人员应具备相应的资质和职责，印章应清晰可辨，符合印章管理规定。五、档案保密管理（一）保密制度建立健全测绘成果档案保密制度，明确保密责任和保密措施，确保档案信息安全。保密制度应包括以下内容：1.明确保密范围，规定哪些测绘成果档案属于保密范畴，以及保密期限。2.规定档案管理部门和相关人员在档案接收、存储、利用等过程中的保密职责和操作规范。3.制定保密教育培训计划，定期对涉及测绘成果档案管理的人员进行保密培训，提高保密意识和技能。4.建立保密监督检查机制，定期对保密制度执行情况进行检查，对发现的问题及时整改处理。（二）保密措施1.人员管理：对涉及测绘成果档案管理的人员进行严格的背景审查和保密承诺，签订保密协议，明确保密责任和违约责任。2.存储管理：对保密档案采用加密存储设备进行存储，并设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。存储设备应定期进行维护和检查，确保数据安全。3.利用管理：严格控制保密档案的查阅、借阅范围，办理查阅、借阅手续时，应明确使用目的、期限和保密要求。查阅、借阅过程中，应在指定场所进行，并有专人监督，严禁私自复制、传播档案信息。4.网络管理：对于涉及保密档案的电子数据传输和共享，应采用加密传输技术，确保数据在传输过程中的安全。同时，加强对网络系统的安全防护，防止网络攻击和数据泄露。（三）保密监督与检查1.保密管理部门定期对测绘成果档案保密制度执行情况进行监督检查，检查内容包括人员保密意识、保密措施落实情况、档案存储和利用过程中的保密情况等。2.对发现的保密问题及时进行整改，对违反保密制度的行为进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。3.建立保密工作记录档案，记录保密监督检查的时间、内容、结果等信息，作为保密工作考核和改进的依据。六、档案利用与服务（一）利用原则1.测绘成果档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.优先满足公司/组织内部各部门对测绘成果档案的需求，为公司/组织的生产经营、项目管理、技术创新等工作提供支持。3.在确保保密和档案安全的前提下，根据国家有关规定，向社会提供测绘成果档案的查阅、利用服务，但应严格履行审批手续。（二）利用流程1.内部利用公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅测绘成果档案时，应填写《测绘成果档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息，并提交部门负责人签字批准。将申请表提交给档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，核实利用目的和权限，对符合要求的申请予以批准。档案管理部门按照批准的申请内容，为利用部门提供档案查阅、借阅服务，并办理相关登记手续。查阅、借阅人员应在指定场所进行操作，不得擅自更改、损毁档案资料。利用期限届满后，利用部门应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。2.外部利用因社会需求需要向外部提供测绘成果档案查阅、利用服务时，应按照国家有关规定，由公司/组织相关部门提出申请，并提交以下材料：申请函，说明利用目的、范围、期限等情况。利用单位的身份证明文件，如营业执照副本、组织机构代码证等。利用单位与公司/组织签订的保密协议。其他相关证明材料。申请材料提交给档案管理部门后，档案管理部门进行初审，初审通过后报公司/组织主管领导审批。根据审批结果，档案管理部门与利用单位协商确定档案查阅、利用的方式、时间、地点等具体事宜，并办理相关手续。在提供档案服务过程中，应严格按照保密制度要求，对利用单位进行监督管理，确保档案信息安全。（三）服务方式1.现场查阅：档案管理部门设立专门的查阅场所，为利用人员提供现场查阅测绘成果档案的服务。利用人员应遵守查阅场所的规定，在指定区域内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。2.复制服务：根据利用人员的需求，档案管理部门可为其提供档案资料的复制服务。复制应采用符合规定的方式进行，确保复制件与原件内容一致，并注明复制日期、复制人员等信息。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。3.数据共享：对于电子档案，档案管理部门可根据公司/组织内部数据共享规定，通过网络平台为相关部门提供数据共享服务。数据共享应遵循安全、保密、规范的原则，确保数据的正确使用和传输安全。七、档案保管与维护（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内。温度一般保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如消防器材、除湿机、防虫药品、防盗门窗、遮光窗帘、空气过滤器等，确保档案保管环境安全可靠。（二）档案整理与清点1.定期对测绘成果档案进行整理，检查档案的存放顺序是否正确，档案资料是否有破损、霉变等情况。如发现问题，应及时进行修复或更换。2.每年至少进行一次档案清点工作，核对档案数量与登记记录是否一致，确保档案无丢失、遗漏现象。清点过程中，应详细记录档案的清点情况，发现问题及时查明原因并处理。（三）档案数字化维护1.定