机关档案文书管理制度

PAGE机关档案文书管理制度一、总则（一）目的为加强本机关档案文书管理，确保档案文书的完整、准确、系统和安全，便于档案文书的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案文书管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案文书由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案文书管理的规范化、标准化。2.真实性原则。档案文书应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作活动中形成的各类档案文书，保证档案文书的齐全、完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案文书信息不泄露。二、档案文书管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善本机关档案文书管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本机关的各类档案文书，进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.负责档案文书的保管、保护，确保档案文书的安全。4.提供档案文书的查阅、借阅服务，对查阅、借阅情况进行登记。5.定期对档案文书进行鉴定，对已失去保存价值的档案文书提出销毁意见。6.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案文书的收集、整理、初步分类工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门开展档案整理、编目等工作，提供相关资料和信息。3.负责本部门档案文书的日常保管，确保档案文书的安全。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅工作，及时归还档案。三、档案文书的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。3.本机关与其他单位签订的合同、协议、信函等。4.本机关工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作活动中形成的档案文书，确保档案文书的齐全、完整。2.收集的档案文书应字迹清晰、内容完整，纸张质量符合要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类。按照档案文书的来源、时间、内容等进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号。对每一类档案文书进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订。将零散的档案文书进行装订，确保档案文书的整齐、牢固。4.编目。编制档案文书目录，包括档案文书的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案文书的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案文书的类别、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于重要的档案文书，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案清点与核对1.定期对档案文书进行清点和核对，确保档案文书的数量和质量与档案目录一致。2.如发现档案文书有缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案文书的查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的档案文书名称、编号、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅人填写的申请表，提供相应的档案文书，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间内查阅完毕，并将档案文书归还档案管理部门。（二）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的档案文书名称、编号、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经部门负责人签字同意后，报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，档案管理部门办理借阅手续，向借阅人提供档案文书，并登记借阅信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案文书，如需延期借阅，应提前办理延期手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案文书应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案文书带出档案管理部门。2.查阅和借阅档案文书应保持档案文书的整洁、完好，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案文书。3.查阅和借阅档案文书应严格遵守保密规定，不得泄露档案文书的内容。六、档案文书的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本机关的实际情况为依据，对档案文书的保存价值进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案文书的内容、来源、时间等因素。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案文书逐件进行审查，判断其保存价值。2.分析比较法。将档案文书与同类档案文书进行比较，分析其保存价值。（四）鉴定结果1.档案鉴定小组根据鉴定情况，提出档案文书的保管期限建议，分为永久、长期、短期。2.对已失去保存价值的档案文书，提出销毁意见。（五）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案文书的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。3.销毁档案文书应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监督销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案文书的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案文书进行扫描，形成电子档案，扫描分辨率应符合国家有关标准。2.对电子档案进行整理、分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入功能。实现档案文书的快速录入，确保录入信息的准确、完整。2.检索功能。提供多种检索方式，如按题名、编号、日期等进行检索，方便用户查找档案文书。3.借阅管理功能。实现档案文书的在线借阅申请、审批、登记等功能。4.统计分析功能。对档案文书的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（四）安全管理1.建立档案信息化管理系统的安全防护体系，采取防火墙、加密存储、身份认证等措施，确保电子档案的安全。2.定期对档案信息化管理系统进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案信息化管理人员的安全培训，提高安全意识。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案文书管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案文书管理制度的行为，及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核评价1.建立档案文书管理工作考核评价机制，对各部门档案文书管理工作进行考核评