行政部门档案归档制度

PAGE行政部门档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司行政部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司行政部门档案实行集中统一管理，由专门的档案管理岗位负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司行政部门的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.便于利用原则档案管理应充分考虑档案的利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善行政部门档案管理的具体办法和操作规程。2.负责行政部门档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的齐全、完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.负责档案库房的管理，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全保管。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司行政决策、行政管理和各项业务工作提供档案信息支持。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交档案管理部门归档。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供相关档案资料。4.了解和掌握本部门档案管理的有关规定和要求，对本部门人员进行档案管理知识的宣传和教育，提高全员的档案意识。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全无损。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案的查阅、借阅、复印等手续，及时准确地提供所需档案资料。5.负责档案信息的数字化录入和管理工作，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案进行审核，提出意见和建议。7.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与公司行政工作相关的文件、指示、通知等。2.公司行政部门形成的各类文件，包括工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度、合同协议、统计报表等。3.公司行政部门组织召开的各类会议文件，如会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.公司行政部门在行政管理活动中形成的各种记录，如考勤记录、办公用品领用记录、车辆使用记录、接待记录等。5.公司行政部门开展专项工作或项目活动形成的文件资料，如项目方案、工作汇报、验收报告等。6.公司行政部门与外部单位往来的文件，如信函、传真、电子邮件等。7.公司行政部门获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。8.其他具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交档案管理部门。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制。3.收集的文件材料应按照一定的分类标准进行初步分类，便于后续的整理和归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、合理，层次分明，编号规范，便于检索。3.整理后的档案应达到整齐、美观，并符合档案装订的要求。（四）整理方法1.分类行政部门档案按照年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。年度分类：将档案按其形成年度进行划分，每年形成的档案为一个类别。机构（问题）分类：根据公司行政部门的内部机构设置或工作职能，将档案分为不同的类别。如办公室文件、人力资源文件、行政事务文件等。保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期和短期三种保管期限。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号采用“年度+机构（问题）代码+顺序号”的形式，例如：2023BGS001，表示2023年度办公室形成的第1份档案。3.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便档案的查阅和检索。4.装订对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在次年上半年将上一年度整理好的文件材料移交档案管理部门归档。2.对于一些重大项目或专项工作形成的档案，应在项目结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的文件材料按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目，并填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行检查和核对，确认档案的齐全、完整和整理规范后，办理档案接收手续。3.档案管理部门将接收的档案按照分类方案进行上架排列，存入档案库房。五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：公司成立以来的重要文件、决议、章程、合同协议、财务报表、人事档案等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。主要包括：公司年度工作计划、总结、报告、规章制度、一般性会议文件等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。主要包括：临时性工作文件、一般性通知、简报等。（二）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.档案库房应严格控制温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。每天应定时记录温湿度情况，发现温湿度异常时应及时采取措施进行调节。4.档案库房应建立严格的安全管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源，确保库房安全。5.档案库房应定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、丢失等情况时应及时报告并采取相应的措施进行处理。（三）档案的存储方式1.档案应按照分类方案进行存放，同一类别的档案应集中存放在一个档案柜或密集架内，并按照编号顺序依次排列。2.对于纸质档案，应采用竖放的方式，避免档案平放导致变形或损坏。对于一些特殊规格的档案，如图纸、照片等，应采用专门的存放方式进行保管。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。电子档案应建立严格的管理制度，确保电子档案的安全存储和有效利用。六、档案的利用（一）查阅利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅公司行政部门档案的，须持有单位介绍信，并经公司行政部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅利用手续1.公司内部员工查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信，经公司行政部门负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理部门的有关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）借阅利用手续1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽换。借阅期满后应及时归还档案管理部门。4.外单位原则上不得借阅公司行政部门档案，如因特殊情况确需借阅的，须经公司总经理批准，并按照公司的有关规定办理借阅手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员和相关业务部门的代表。档案鉴定工作小组负责对公司行政部门档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司的实际情况，制定档案鉴定的具体标准。2.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案是否具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和存毁价值。3.对确定为失去保存价值的档案，档案鉴定工作小组应填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容，报公司行政部门负责人审批。