消防档案建立制度规范

PAGE消防档案建立制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织消防安全管理，规范消防档案建立工作，确保消防档案真实、完整、有效，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各场所消防档案的建立、管理和使用。（三）基本原则消防档案建立应遵循依法依规、全面真实、分类管理、动态更新的原则，确保消防档案能够准确反映公司/组织消防安全状况，为消防安全管理决策提供可靠依据。二、消防档案内容（一）消防安全基本情况1.单位基本概况公司/组织简介，包括成立时间、性质、经营范围、隶属关系等。地理位置、占地面积、建筑面积、员工人数等信息。2.消防设施设备情况消防设施设备清单，详细记录各类消防设施设备的名称、型号、数量、设置位置等。消防设施设备的维护保养记录，包括维护保养时间、内容、结果等。消防设施设备的检测报告，定期对消防设施设备进行检测，记录检测结果和存在的问题。3.消防安全管理制度消防安全责任制，明确各级、各部门及各岗位人员的消防安全职责。消防安全操作规程，针对各类消防设施设备和消防工作流程制定详细的操作规程。消防应急预案，包括火灾应急处置预案、疏散预案等，明确应急处置程序、各部门及人员职责等。其他消防安全管理制度，如消防设施设备管理制度、用火用电用气安全管理制度等。4.消防工作记录消防检查记录，定期进行消防检查，记录检查时间、内容、发现的问题及整改情况。火灾隐患排查治理记录，对排查出的火灾隐患进行登记、分析、治理，记录治理过程和结果。消防宣传教育记录，包括开展消防宣传教育活动的时间、内容、参与人员等。消防演练记录，定期组织消防演练，记录演练时间、地点、内容、参与人员、演练效果等。（二）消防安全管理情况1.日常消防安全管理工作记录消防安全责任人、管理人履职情况记录，包括参加消防安全培训、会议，组织开展消防安全检查等工作情况。消防设施设备巡查记录，对消防设施设备进行日常巡查，记录巡查时间、内容、发现的问题及处理情况。用火用电用气审批记录，对用火用电用气作业进行审批，记录审批时间、作业内容、审批人等。2.火灾隐患整改情况记录火灾隐患整改通知书，对检查发现的火灾隐患下达整改通知书，记录通知书编号、下达时间、隐患内容、整改要求、整改期限等。火灾隐患整改报告，整改责任部门提交整改报告，记录整改措施、整改过程、整改结果、整改责任人等。火灾隐患整改复查记录，对整改完成的火灾隐患进行复查，记录复查时间、复查人员、复查情况等。3.消防设施设备维护保养及维修记录消防设施设备维护保养合同，与具备资质的维护保养单位签订合同，记录合同编号、签订时间、服务内容、服务期限等。消防设施设备维修记录，对消防设施设备进行维修时，记录维修时间、维修内容、维修人员、维修费用等。4.消防宣传教育及培训记录消防宣传教育计划，制定年度消防宣传教育计划，记录计划内容、实施时间、责任人等。消防培训记录，组织员工参加消防培训，记录培训时间、地点、内容、培训师资、参与人员等。员工消防知识考核记录，对员工消防知识掌握情况进行考核，记录考核时间、考核内容、考核结果等。5.消防演练记录消防演练方案，制定消防演练方案，记录方案名称、演练目的、演练内容、演练程序、参与人员等。消防演练总结报告，演练结束后，对演练情况进行总结，记录演练效果、存在问题、改进措施等。三、消防档案建立要求（一）档案资料收集1.各部门应指定专人负责收集、整理本部门消防安全相关资料，确保资料真实、完整。2.收集的资料应包括但不限于文件、记录、报告、图纸、照片等，涵盖消防安全基本情况和消防安全管理情况的各个方面。3.对于外部获取的资料，如消防设施设备检测报告、维护保养合同等，应确保其来源合法、有效，并进行妥善保存。（二）档案资料整理1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照消防安全基本情况和消防安全管理情况的类别，分别建立文件夹或档案盒。2.每个文件夹或档案盒应标明类别名称、年度、月份等信息，便于查找和管理。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。4.档案资料应采用A4纸打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。（三）档案资料归档1.整理好的档案资料应及时归档，归档时应填写档案目录，注明档案资料名称、编号、日期、存放位置等信息。2.档案目录应一式两份，一份随档案资料一同存放，一份单独成册，便于查阅。3.消防档案应存放在专门的档案柜或档案室，确保档案资料安全、完整，防止丢失、损坏或篡改。（四）档案资料保管期限1.消防安全基本情况档案资料应长期保管，确保能够全面反映公司/组织消防安全历史沿革和基本状况。2.消防安全管理情况档案资料中，消防检查记录、火灾隐患排查治理记录、消防宣传教育记录、消防演练记录等应保存至少五年；消防设施设备维护保养及维修记录、用火用电用气审批记录等应保存至相关设施设备报废或停用后一年。（五）档案资料查阅与借阅1.因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应指定专人负责提供查阅服务，并对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换、损坏，严禁擅自将档案资料带出档案室。4.因工作需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理部门应对档案资料进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员责任。四、消防档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定消防档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.组织、指导和监督各部门消防档案建立工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.负责消防档案的收集、整理、归档、保管、查阅和借阅等工作，建立消防档案管理台账。4.定期对消防档案进行检查、清理和更新，确保档案资料的时效性和有效性。5.对消防档案管理工作中发现的问题及时进行整改，并向上级领导报告。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门消防档案建立工作的第一责任人，负责组织本部门人员开展消防档案建立工作。2.各部门应指定专人负责本部门消防安全相关资料的收集、整理和保管工作，确保资料及时、准确、完整地提交给档案管理部门。3.配合档案管理部门做好消防档案的查阅和借阅工作，按照规定填写相关申请表，并确保档案资料的安全归还。4.对本部门消防档案建立工作中存在的问题及时进行整改，不断提高消防档案管理水平。五、消防档案信息化管理（一）建立消防档案电子数据库1.利用信息技术手段，建立消防档案电子数据库，将纸质档案资料进行数字化录入，实现消防档案的信息化管理。2.电子数据库应具备分类检索、查询统计、数据备份等功能，方便档案资料的查阅和管理。（二）电子档案资料管理要求1.电子档案资料应与纸质档案资料同步更新，确保两者内容一致。2.对电子档案资料进行加密存储，设置访问权限，防止数据泄露和非法篡改。3.定期对电子档案资料进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，确保数据安全。（三）信息化管理系统应用1.推广应用消防安全管理信息化系统，将消防档案管理纳入系统功能模块，实现消防档案的在线查阅、借阅、审批等功能。2.通过信息化管理系统，实时掌握公司/组织消防安全状况，及时发现和处理消防安全问题。六、监督检查与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门消防档案建立情况进行监督检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性，档案管理台账的建立情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将消防档案建立工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门消防档案建立工作进行考核评价。