人事档案室8制度

PAGE人事档案室8制度人事档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司人事档案管理，确保人事档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实、准确地反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工各类人事资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格保密人事档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工人事变动及时更新档案内容。二、档案内容（一）员工基本信息1.个人简历，包括学历、工作经历等。2.身份证、学历证书、学位证书等相关证件复印件。3.入职登记表、劳动合同等。（二）教育培训记录1.参加公司内部培训、外部培训的记录。2.学历教育、职业资格培训等相关证书及证明材料。（三）工作业绩考核1.年度、季度工作业绩考核表。2.获得的各类奖励证书、荣誉称号等。（四）薪资福利变动1.薪资调整记录。2.福利待遇变更相关文件。（五）岗位变动1.岗位调动申请表、审批文件。2.晋升、降职相关材料。（六）奖惩情况1.违纪违规处分文件。2.表彰奖励决定。（七）劳动合同管理1.劳动合同签订、续签、解除等相关材料。2.劳动纠纷处理记录。（八）其他重要资料1.员工职业发展规划材料。2.特殊岗位资质证明等。三、档案收集与整理（一）收集1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其基本信息及相关证件复印件等资料，建立个人档案。2.员工在职期间，相关部门应及时将涉及员工的各类人事变动资料移交至人力资源部门，如工作业绩考核表、奖惩文件等。3.员工离职时，人力资源部门负责收集其离职相关手续办理情况及劳动合同解除证明等资料，归入个人档案。（二）整理1.人力资源部门档案管理人员对收集到的资料进行分类整理，按照档案内容类别依次排列。2.每份资料应进行编号，并制作相应的目录清单，便于查找和管理。3.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，同时将重要电子文档进行备份存储。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的人事档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案室应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜。（二）档案存放1.按照员工类别、档案内容类别进行分类存放，建立档案存放索引。2.对重要档案应采取专柜存放、专人保管等措施，确保安全。（三）档案安全管理1.严格限制非档案管理人员进入档案室，确需进入的，应进行登记。2.定期对档案室进行安全检查，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。4.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或损坏。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至人力资源部门负责人审核。3.审核通过后，由档案管理人员陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因工作需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、人力资源部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。六、档案转递（一）转出1.员工离职后，人力资源部门应根据其新的工作单位要求，及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取等方式进行，确保档案安全。3.转出档案时，应填写《人事档案转递通知单》，并密封档案，加盖密封章。4.档案管理人员应及时跟踪档案转递情况，确保档案按时、准确送达接收单位。（二）转入1.接收新员工档案时，人力资源部门应认真核对档案内容与转递通知单是否一致。2.对档案中存在的问题，应及时与原单位沟通解决。3.档案接收后，应及时将档案归入相应员工的个人档案中，并更新档案信息。七、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.利用信息技术建立公司人事档案电子管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计等功能。2.电子档案系统应具备完善的安全防护措施，确保数据安全。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案内容录入电子档案系统，确保数据准确、完整。2.定期对电子档案系统中的数据进行维护，更新员工人事变动信息，保证数据的时效性。（三）电子档案利用1.经授权的人员可通过电子档案系统查阅相关档案信息，提高档案利用效率。2.利用电子档案系统进行档案统计分析，为公司