教育系统档案归档制度

PAGE教育系统档案归档制度一、总则（一）目的为加强教育系统档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于教育系统内各级各类学校、教育行政部门及相关直属单位的档案归档工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映教育教学、行政管理等各项活动的真实情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案内容的完整无缺。3.系统性原则：按照档案形成的规律和内在联系，进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.上级文件：包括党和国家领导人、上级教育行政部门等下发的与教育工作相关的各类文件、指示、通知等。2.学校文件：学校制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记等。3.人事档案：教职工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、职称评定、工资变动等材料。4.财务档案：财务预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.资产管理档案：固定资产登记、清查、处置等相关文件和记录。6.招生就业档案：招生计划、录取名册、毕业生就业方案、就业协议等。7.外事档案：国际交流合作协议、来访接待记录、师生出国（境）材料等。（二）教育教学类档案1.教学计划：各专业教学计划、课程标准、教学大纲等。2.教学过程资料：教案、讲稿、课件、教学日志、学生作业、考试试卷及成绩分析等。3.实践教学档案：实习实训计划、实习报告、实验报告、毕业设计（论文）等。4.教研科研档案：课题立项申请书、研究报告、学术论文发表情况等。5.学生管理档案：学生学籍档案、综合素质评价材料、奖惩记录、心理健康档案等。（三）党群工作类档案1.党组织建设档案：党组织设置、党员名册、入党申请书、转正申请书、党员发展材料等。2.思想政治教育档案：思想政治教育工作计划、总结、活动记录、学生思想动态分析等。3.工会工作档案：工会组织建设、会员名册、工会活动记录、职工权益维护材料等。4.共青团工作档案：团组织建设、团员名册、团干部任免材料、团内活动记录等。（四）其他类档案1.基建档案：学校基本建设项目的立项审批、规划设计、施工管理、竣工验收等文件和资料。2.设备档案：教学设备、办公设备等的购置合同、使用说明书、维修记录等。3.声像档案：学校重大活动、校园风貌、教学实践等的照片、录音、录像等资料。4.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、记录等，如办公自动化系统生成的文件、教学平台中的教学资源等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、有效，具有保存价值，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明出处。（二）文件材料的整理1.归档文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制；对纸张规格不一致的文件材料应进行折叠或裱糊，使其规格统一。4.电子文件应按照相关标准进行整理，确保元数据齐全、准确，载体存储可靠。（三）文件材料的装订1.归档文件材料应采用线装或胶装方式进行装订，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。2.装订应牢固、整齐，不压字、不损坏文件，便于翻阅和保管。3.对于纸张较多的文件材料，可采用三孔一线的装订方式；对于纸张较少的文件材料，可采用胶装方式。（四）文件材料的编目1.归档文件材料应编制卷内目录，卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。2.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件，页码编写在右上角；双面书写的文件，正面页码编写在右上角，背面页码编写在左上角。3.备考表应置于卷尾，注明本卷文件的总页数、在组卷和编目过程中需要说明的问题等。（五）档案的装盒1.档案应装入专用档案盒，档案盒应符合国家相关标准，具有一定的强度和耐久性。2.档案盒应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。3.不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分别装盒，不得混装。四、档案归档流程（一）部门整理1.各部门按照档案归档范围和要求，对本部门形成的文件材料进行收集、整理、分类、装订，并编制卷内目录。2.部门负责人对整理好的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。（二）移交归档1.各部门在每年[具体时间]前，将整理好的档案移交至学校档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、年度、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。（三）档案管理部门审核接收1.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性、系统性和规范性。2.对不符合要求的档案，档案管理部门应及时通知移交部门进行整改，整改合格后再予以接收。3.档案管理部门接收档案后，应按照档案分类方案进行重新分类、编号、排列，并装入档案盒。（四）上架存储1.档案管理部门将整理好的档案上架存储，按照档案库房的布局和编号规则，将档案存放在相应的位置。2.档案应存放整齐有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。五、档案保管期限（一）永久保管1.学校制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要会议记录、大事记等。2.上级机关颁发的属于学校主管业务并要贯彻执行的重要文件，以及非隶属上级机关针对学校主管业务并具有重大查考价值的文件。3.学校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制及干部任免等文件材料。4.学校的历史沿革、重大事件、重要活动的文件材料。5.学校资产产权登记、处置等重要文件材料。6.学校与国内外机构签订的具有长期合作关系的协议、合同等。（二）定期保管1.30年保管学校一般性的文件材料，如年度工作计划、总结、报告等。教学过程中的一般性教学资料，如教案、讲稿等。学生学籍档案、成绩单等。教职工的一般性考核、奖惩材料。学校财务预决算、会计凭证等，保管期限为30年。2.10年保管学校临时性的文件材料，如短期活动方案、通知等。教学过程中的阶段性教学资料，如学生作业、考试试卷（不含成绩分析）等。教职工的一般性工作记录、考勤表等。学校一般性的会议记录、纪要等。六、档案查阅利用（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅本单位保管的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，须持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。3.涉及个人隐私或机密的档案，查阅时应严格按照相关保密规定执行，未经批准不得擅自摘抄、复制或传播。（二）查阅手续办理1.查阅档案时，查阅人应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理部门应根据查阅人的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。（三）利用反馈1.查阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。2.档案管理部门应定期收集查阅人的反馈意见，了解档案利用情况，不断改进档案管理工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应鉴定其是否涉及国家机密、个人隐私等敏感信息。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成档案鉴定意见书。2.经学校主管领导批准后，编制档案销毁清册，清册应包括档案名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.监销人应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告学校主管领导。八、档案信息化管理（一）数字化建设1.按照国家相关标准和规范，对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。（二）系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目挂号、存储、检索、利用、鉴定销毁等全过程信息化管理。2.档案管理信息系统应具备权限管理、数据备份、安全防护等功能，确保档案信息的安全。（三）数据维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.及时更新档案管理信息系统中的数据，确保数据的准确性和时效性。九、档案人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门档案工作进行检查考核。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、装盒、上架存储等日常管理工作。4.负责档案的查阅利用服务，按照规定为查阅人提供档案，并做好登记和反馈工作。5.负责档案的鉴定与销毁工作，定期对档案进行鉴定，编制销毁清册，经批准后组织实施销毁。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化处理，建立档案管理信息系统，提高档案管理效率和服务水平。7.负责档案人员的业务培训和考核，提高档案人员素质。8.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全保管。（二）档案管理人员职责