监理档案各类管理制度

PAGE监理档案各类管理制度一、总则（一）目的为加强监理档案管理，确保监理档案的完整、准确、系统和有效利用，提高监理工作质量和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承担的各类建设工程项目监理过程中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：监理档案应如实反映监理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖监理工作全过程的各类文件、资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序进行整理归档，使档案具有系统性和连贯性。4.规范性原则：遵循国家和行业有关档案管理的规范和标准，确保档案格式、内容等符合要求。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司监理档案管理制度，并监督执行。2.指导和监督各项目监理部的档案管理工作，定期进行检查和考核。3.集中统一管理公司监理档案，建立档案数据库，实现档案信息的有效存储和检索。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责档案的鉴定、销毁、移交等工作。（二）项目监理部职责1.贯彻执行公司档案管理制度，负责本项目监理档案的收集、整理、归档和保管工作。2.明确项目档案管理责任人，确保档案管理工作落实到人。3.按照档案管理要求，及时将监理过程中形成的各类文件、资料进行分类整理，定期归档。4.对档案的完整性、准确性负责，发现问题及时整改。5.配合公司档案管理部门做好档案的移交、查阅等工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案收集、整理、归档、保管等工作流程和方法。2.负责档案的日常管理工作，包括文件资料的收集、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案信息化录入工作，确保档案信息准确、完整。4.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，防止档案丢失、损坏和泄露。5.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。三、档案收集与整理（一）收集范围1.监理规划、监理实施细则。包括工程项目概况、监理工作范围、监理工作内容、监理工作目标、监理工作依据、监理工作程序、监理工作方法及措施、监理工作制度、监理设施等监理规划内容；以及各专业工程的监理实施细则。2.监理月报、监理季报、监理总结。监理月报应反映当月工程进展情况、监理工作情况、存在问题及处理措施等；监理季报是在月报基础上的季度总结；监理总结分为工程竣工总结、专题总结等，全面总结监理工作。3.施工组织设计（方案）报审表及审核意见。施工单位提交的施工组织设计（方案），监理单位应进行审核，并提出书面意见。4.工程开工/复工报审表、工程暂停令。记录工程开工、复工及暂停的相关情况和审批意见。5.工程质量检验资料。包括原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，分项、分部工程质量验收记录等。6.工程进度控制资料。如工程进度计划报审表、进度跟踪记录、工程延期审批表等。7.工程计量与工程款支付资料。工程计量报审表、工程款支付申请表及审批表等。8.工程变更资料。工程变更单、变更设计文件、变更费用报审与签认等。9.监理通知、监理工作联系单。监理单位对工程质量、进度、安全等方面问题发出的通知及与相关单位的工作联系单。10.会议纪要。监理例会、专题会议等形成的会议纪要。11.旁站监理记录。对关键部位、关键工序实施旁站监理的记录。12.平行检验资料。监理机构利用一定的检查或检测手段，在施工单位自检的基础上，按照一定的比例独立进行检查或检测的资料。13.工程安全管理资料。安全监理方案、安全检查记录、安全隐患整改通知及回复等。14.工程竣工验收资料。工程竣工预验收报告、工程竣工验收报告、质量评估报告等。15.其他与监理工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.项目监理部应指定专人负责档案收集工作，确保各类文件资料及时、准确收集。2.收集的文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于外来文件，如施工单位报送的资料、建设单位下发的文件等，应进行签收登记。（三）整理方法1.分类：按照监理工作的不同方面，将档案分为工程管理类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、安全管理类等类别。每个类别再根据具体内容进一步细分。2.编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年份+项目编号+类别编号+流水号的方式编排。3.装订：将纸张大小一致、内容相关的文件资料进行装订，左侧装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括序号、档案编号、文件题名、日期、页号等内容，便于查找和管理。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目监理部应定期将整理好的档案向公司档案管理部门归档，归档时间为每季度末。2.归档时应提交档案目录清单，注明档案编号、名称、数量等信息。3.公司档案管理部门对归档的档案进行审核，如发现问题及时通知项目监理部整改。（二）保管期限1.监理档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.涉及工程竣工验收、质量事故处理、重要变更等具有重大影响的文件资料应永久保存。3.与工程建设过程相关，对工程质量、安全、进度等有一定影响，需保存较长时间的文件资料，保管期限为长期，一般不少于工程实际使用年限。4.在工程建设过程中形成的一般性文件资料，保管期限为短期，一般为35年。（三）保管方式1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜（架）、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案安全保管。2.档案应分类存放，不同保管期限、不同类别的档案分别存放，便于查找和管理。3.对电子档案，应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，防止数据丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅监理档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据批准的申请，提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。4.涉及机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅监理档案，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的监理档案进行鉴定，确保档案的保存价值得到准确评估。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，充分考虑档案的历史、现实和潜在价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、项目监理部代表及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考国家和行业有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的去留。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在销毁记录上签字，注明销毁日期、地点、方式等信息。4.销毁记录应与《档案销毁清单》一并保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的监理档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为公司决策和项目管理提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、著录等处理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案数据库建设：建立监理档案数据库，将档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和共享。数据库应具备完善的检索功能，能够根据档案编号、题名、日期等多种条件进行快速检索。3.档案信息化利用：通过信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批等功能，方便公司内部人员和外单位人员利用档案。同时，利用信息化手段对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全