厦门档案安全保密制度

PAGE厦门档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全保密管理，确保公司档案信息的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：采取积极有效的预防措施，加强档案安全保密教育，提高员工的安全保密意识，从源头上防范档案安全事故的发生。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级分类管理，明确不同级别档案的安全保密要求和管理措施。4.责任追究原则：对违反档案安全保密制度的行为，依法依规追究相关责任人的责任。二、档案安全保密管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案安全保密管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案安全保密工作，定期开展档案安全保密检查。3.负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的安全与完整。4.对涉及公司商业秘密、国家机密等重要档案进行重点管理，采取加密存储、专人保管等措施。5.组织开展档案安全保密培训，提高员工的安全保密意识和技能。6.负责与外部档案管理机构的沟通与协调，确保档案管理工作符合相关规定。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案安全保密工作的第一责任人，负责组织落实本部门的档案安全保密管理制度。2.指导和监督本部门员工正确处理和保管档案，确保档案信息的安全。3.对本部门产生的档案进行及时整理、归档，并按规定移交公司档案管理部门。4.配合公司档案管理部门开展档案安全保密检查和整改工作。5.对本部门员工进行档案安全保密教育，提高员工的安全保密意识。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全保密制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案存放有序、查找方便。3.对档案的借阅、归还进行登记和管理，严格按照规定办理借阅手续，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取措施处理。5.做好档案库房的安全管理工作，确保库房环境安全，防止档案受到火灾、水灾、虫灾等侵害。6.协助公司档案管理部门开展档案安全保密检查和培训工作。（四）其他员工职责1.自觉遵守公司档案安全保密制度，妥善保管好自己手中的档案资料。2.未经批准，不得擅自复制、传播、销毁公司档案。3.在工作中涉及档案信息时，严格按照规定的程序和要求进行操作，确保档案信息安全。4.发现档案安全问题或隐患，及时报告相关部门。三、档案分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、工资福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：公司业务活动中产生的各类合同、协议、订单、项目文档、市场调研资料等。5.技术档案：公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。6.其他档案：除上述类别以外的其他档案，如声像档案、荣誉档案等。（二）档案分级根据档案的重要性和敏感性，将档案分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级档案：涉及公司核心商业秘密、国家机密等重要信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级档案：包含公司重要业务信息、技术资料等，泄露后可能对公司业务发展产生较大影响。3.秘密级档案：涉及公司一般性业务信息和内部管理资料，泄露后可能给公司带来一定的不利影响。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门产生的各类文件、资料及时、完整地收集齐全。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动等产生的档案，应在活动结束后及时收集整理，并确保档案的准确性和完整性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对纸质档案进行编号、编目、装订等处理，确保档案整齐、有序。3.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件目录结构，并进行必要的元数据标注，以便于检索和管理。4.在整理档案过程中，应剔除重复、无效的文件，确保档案的精炼和有效。五、档案保管（一）档案库房管理1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应实行专人管理，无关人员未经批准不得进入。4.对档案库房的温湿度进行实时监测和记录，根据需要及时调整库房环境。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在档案柜中，按照类别和年度顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要档案应进行加密存储，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。（三）档案盘点与清查1.定期对档案进行盘点，确保档案数量与账目相符。盘点周期为每年至少一次。2.在盘点过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对档案的保管状况进行清查，检查档案存储环境是否符合要求，档案载体是否存在老化、变质等问题。六、档案利用（一）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到公司档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于涉及绝密级、机密级档案的借阅，须经公司分管领导批准。3.借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自转借、涂改、复印、拍照、传播档案内容。如需复印或摘录档案内容，应另行填写申请，经批准后方可进行。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还所借档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（二）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，可直接到公司档案管理部门进行查阅。2.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案资料，并协助查阅人进行查阅。3.在查阅档案过程中，查阅人应遵守档案管理部门的规定，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）档案归还与销毁1.借阅或查阅完毕后，借阅人或查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。2.对于已失去保存价值或无需继续保存的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由参与销毁的人员签字确认。七、档案安全保密监督与检查（一）监督机制1.公司档案管理部门负责对各部门的档案安全保密工作进行日常监督，定期检查各部门档案管理制度的执行情况。2.设立档案安全保密举报信箱和举报电话，鼓励员工对违反档案安全保密制度的行为进行举报。对举报属实的，给予举报人适当奖励。3.公司内部审计部门应定期对档案安全保密工作进行审计，检查档案管理工作是否符合法律法规和公司制度要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定。2.档案库房的安全管理情况，如消防设施、温湿度控制、防虫防盗等措施是否落实到位。3.档案存储设备的安全性，包括电子档案的存储、备份、加密等情况。4.档案借阅、查阅、归还等手续的办理情况，是否存在违规操作。5.员工的档案安全保密意识和技能，是否了解并遵守档案安全保密制度。（三）检查频率1.公司档案管理部门每月至少进行一次档案安全保密自查，及时发现和解决问题。2.每季度组织一次对各部门的档案安全保密专项检查，对发现的问题下达整改通知书，要求限期整改。3.每年进行一次全面的档案安全保密检查，对公司档案管理工作进行综合评估。（四）整改措施1.对于检查中发现的问题，各部门应制定切实可行的整改措施，明确整改责任人，限期完成整改任务。2.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，将进行通报批评，并追究相关责任。八、档案安全保密培训与教育（一）培训计划1.公司档案管理部门应制定年度档案安全保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司档案管理工作的实际情况和员工的需求进行制定，确保培训内容具有针对性和实用性。（二）培训内容1.国家有关档案安全保密的法律法规和政策文件。2.公司档案安全保密管理制度和操作规程。3.档案安全保密意识教育，包括案例分析、警示教育等。4.档案管理技能培训，如档案整理、编目、检索、利用等。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课，对全体员工进行档案安全保密知识培训。2.开展专题培训，针对不同岗位的员工，如档案管理人员、涉及档案信息处理的业务人员等，进行有针对性的培训。3.利用内部网络、宣传栏等渠道，发布档案安全保密知识和信息，进行日常宣传教育。4.组织员工参加外部档案安全保密培训课程或研讨会，学习先进的管理经验和技术方法。（四）培训效果评估1.建立档案安全保密培训效果评估机制，通过考试、实际操作、问卷调查等方式，对员工的培训效果进行评估。2.根据评估结果，对培训内容和方式进行调整和改进，提高培训质量和效果。3.将员工的档案安全保密培训情况纳入绩效考核体系，激励员工积极参加培训，提高自身的安全保密意识和技能。九、档案安全保密应急处置（一）应急预案制定1.公司档案管理部门应制定档案安全保密应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据可能发生的档案安全保密事件类型，如火灾、水灾、信息泄露、系统故障等，制定相应的应对措施，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行处置。（二）应急演练1.定期组织档案安全保密应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力。2.应急演练应包括火灾逃生演练、数据备份恢复演练、信息泄露应急处置演练等内容，模拟真实场景，让员工熟悉应急处置流程。3.演练结束后，对应急演练情况进行总结评估，针对演练中发现的问题及时对应急预案进行修订和完善。（三）应急处置措施1.当发生档案安全保密事件时，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置，防止事件扩大。2.对于火灾、水灾等自然灾害，应及时组织人员疏散档案，采取灭火、排水等