民政低保档案管理制度

PAGE民政低保档案管理制度一、总则（一）目的为加强民政低保档案管理，确保低保档案的完整、准确、系统和安全，提高低保工作的规范化、科学化水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区各级民政部门在低保工作中形成的各类档案，包括低保申请、审核、审批、动态管理等过程中产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映低保工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理低保工作各个环节的相关资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰，避免出现错误或歧义。4.保密性原则：严格保护低保对象的个人隐私和信息安全，对涉及个人隐私的档案内容进行保密管理。5.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、保管、利用等工作有序进行。（四）管理职责1.民政部门负责制定本地区民政低保档案管理制度，并组织实施。指导、监督下级民政部门的低保档案管理工作。负责本级民政低保档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.档案管理人员具体负责低保档案的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管等。对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。严格执行档案借阅、查阅制度，确保档案的安全和保密。定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整和准确。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.低保对象的申请材料，包括申请书、家庭收入证明、财产状况证明、身份证明等。2.低保申请的审核材料，如入户调查记录、邻里访问记录、民主评议记录等。3.低保审批材料，包括审批表、公示材料等。4.低保对象的动态管理材料，如定期核查记录、收入变化证明、停保退保材料等。5.与低保工作相关的其他文件、资料，如政策文件、会议记录、统计报表等。（二）收集要求1.各业务科室在办理低保业务过程中，应及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案材料应真实、有效，签字盖章齐全，严禁伪造、篡改档案内容。3.收集的档案材料应按照规定的时间和要求移交档案管理人员，不得积压或延误。（三）整理方法1.分类：按照低保工作的流程和档案内容的性质，将档案分为申请类、审核类、审批类、动态管理类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸张较多的档案材料进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得随意裁剪或损坏。三、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限1.低保档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括低保对象的基本信息、审批材料、重大事件记录等，这些档案对于维护社会公平正义、保障低保对象权益具有重要意义，应长期保存。长期保管的档案包括低保申请、审核过程中的重要材料，保管期限为[X]年。短期保管的档案包括一般性的动态管理材料，保管期限为[X]年。2.档案管理人员应根据档案的保管期限，定期对档案进行鉴定和整理，及时剔除已到保管期限的档案，并按照规定的程序进行销毁。（三）保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案管理人员的职责和工作流程，确保档案保管工作的规范化。2.对档案进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案索引和检索工具，提高档案利用效率。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、内容和保管状况，发现问题及时处理。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭、设备断电。四、档案的利用（一）利用范围1.民政部门内部工作人员因工作需要查阅低保档案，如进行政策研究、业务指导、数据统计等。2.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅低保档案。3.其他经民政部门批准的单位或个人因合法理由查阅低保档案。（二）利用程序1.申请：查阅低保档案的单位或个人应填写《低保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.审批：档案管理人员收到查阅申请表后，应进行审核，并报经档案管理负责人批准。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报经民政部门主要领导批准。3.查阅：经批准后，档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案，应经档案管理负责人批准，并按照规定的程序进行。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。（三）利用限制1.查阅低保档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得将档案用于非工作目的。2.对于涉及个人隐私的低保档案，应严格限制查阅范围，确保低保对象的个人信息安全。3.未经民政部门批准，任何单位或个人不得擅自对外公布低保档案信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的低保档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务科室人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于仍具有重要参考价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.销毁清册应报经民政部门主要领导批准，并在档案管理部门和纪检监察部门的监督下进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，应在销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立民政低保档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查询和共享，为民政工作提供有力的支持。3.利用信息化技术，加强对档案信息的安全保护，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.数据录入：档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案信息录入到管理信息系统中，确保数据的准确和完整。录入的数据应包括档案编号、题名、日期、保管期限、档案内容摘要等。2.系统维护：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。同时，应建立系统备份机制，防止数据丢失。3.安全管理：加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，限制无关人员访问系统。对系统数据进行加密处理，防止数据泄露。4.数据共享：根据工作需要，实现档案管理信息系统与其他民政业务系统的数据共享，为民政工作的协同开展提供便利。七、监督与检查（一）监督机制1.建立民政低保档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督和检查。2.民政部门内部应设立专门的监督机构或配备监督人员，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。3.鼓励社会公众对民政低保档案管理工作进行监督，对发现的违规行为及时向民政部门举报。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合规定要求。2.档案管理工作的规范化程度，如档案分类是否合理、编号是否规范、编目是否准确等。3.档案信息的安全保密情况，包括档案库房的安全设施是否齐全、档案管理人员是否严格遵守保密制度等。4.档案信息化管理工作的开展情况，如信息系统的运行是否正常、数据录入是否准确、安全管理是否到位等。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位或个人限期整改