强化档案材料管理制度

PAGE强化档案材料管理制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司/组织档案材料的管理，确保档案材料的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作活动中形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案材料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案材料应真实反映公司/组织的各项工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案材料应齐全完整，涵盖公司/组织工作的各个方面，避免重要档案材料的缺失。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案材料，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，满足公司/组织各项工作的需要。二、档案材料的收集（一）收集范围1.行政管理类包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类涵盖市场调研资料、客户信息、合同协议、招投标文件、产品研发资料、生产记录、销售数据等。3.技术研发类包含科研项目资料、技术方案、实验数据、专利申请文件、技术图纸等。4.基本建设类涉及工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。5.其他类如荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等与公司/组织相关的各类档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子档案材料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）收集流程1.定期收集各部门按照规定的时间周期，将本部门形成的档案材料整理后移交至档案管理部门。2.随时收集对于在日常工作中产生的重要档案材料，档案管理部门应及时通知相关部门进行收集。3.专项收集针对特定项目或工作任务，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案材料的收集工作。三、档案材料的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。（二）整理方法1.分类根据档案材料的性质、内容等进行分类，可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。例如，行政管理类档案可按年度分类，业务经营类档案可按业务类型分类。2.编号为每一份档案材料或档案案卷编制唯一的编号，便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如采用流水号、分类编号等。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。（三）整理流程1.初步整理档案管理部门对收集到的档案材料进行初步审核，剔除重复、无效的材料。2.详细分类按照确定的分类方法，对档案材料进行详细分类。3.编号编目为分类后的档案材料进行编号，并编制档案目录。4.装订成册对于纸质档案材料，应进行装订成册，确保整齐、牢固。四、档案材料的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房温度应控制在适宜范围内，相对湿度保持在一定比例。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时处理。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的存储管理制度，确保电子档案的安全。（三）保管期限根据档案材料的重要程度和使用价值，确定不同的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管涉及公司/组织核心机密、重要历史资料、重大决策依据等档案材料，应永久保管。2.长期保管一般重要的档案材料，保管期限为[X]年，如业务合同、重要财务报表等。3.短期保管一般性的档案材料，保管期限为[X]年，如一般性文件、临时性报告等。（四）保管期限的调整档案管理部门应定期对档案材料的保管期限进行审查，根据公司/组织的发展和实际需要，对保管期限进行调整。对于已到保管期限的档案材料，应按照规定的程序进行鉴定和处理。五、档案材料的鉴定（一）鉴定原则1.依据档案材料的历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定。2.确保鉴定工作的客观性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司/组织内部的法律、审计等专业人员组成。鉴定小组负责对档案材料的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案材料的真实性检查档案材料是否真实反映公司/组织的工作活动，有无伪造、篡改等情况。2.档案材料的完整性审查档案材料是否齐全完整，是否存在缺页、漏项等问题。3.档案材料的价值评估档案材料对公司/组织的历史研究、业务开展、决策支持等方面的价值。4.档案材料的保管期限根据鉴定结果，确定档案材料的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定流程1.准备工作档案管理部门整理出需要鉴定的档案材料清单，并提供相关的背景资料。2.初步审查鉴定小组对档案材料进行初步审查，了解档案材料的基本情况。3.详细鉴定鉴定小组根据鉴定原则和内容，对档案材料进行详细鉴定，形成鉴定意见。4.结果公示将鉴定结果进行公示，征求相关部门和人员的意见。5.最终确定根据公示意见，对鉴定结果进行调整和完善，最终确定档案材料的保管期限、处置方式等。六、档案材料的统计（一）统计内容1.档案材料的数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案材料的利用情况统计，如查阅次数、借阅时间、利用目的等。3.档案库房的设施设备运行情况统计，如温湿度数据、消防设备检查记录等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案材料的各项数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，对档案材料的相关信息进行自动化统计分析。（三）统计报表定期编制档案统计报表，向上级领导和相关部门汇报档案管理工作的情况。统计报表应内容准确、数据清晰，为公司/组织的决策提供参考依据。七、档案材料的利用（一）利用原则1.合法合规原则档案材料的利用应符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.审批登记原则利用档案材料需经过严格的审批程序，并进行登记，确保档案的安全和规范使用。3.有偿使用原则对于涉及商业秘密等需要有偿提供利用的档案材料，应按照规定收取相应费用。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案材料。2.外部单位因合作、调研等合法事由，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案材料。（三）利用流程1.申请利用档案材料的部门或个人应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用时间等信息。2.审批申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据利用范围和审批权限进行审批。3.登记经审批同意后，档案管理部门对利用档案材料的情况进行登记，包括利用人姓名、单位、利用时间、档案名称、归还时间等。4.查阅借阅利用人按照登记的内容查阅或借阅档案材料，档案管理人员应提供必要的协助和指导。5.归还利用完毕后，利用人应按时归还档案材料，档案管理人员对归还的档案材料进行检查，确保档案材料的完整和安全。八、档案材料的销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且经过鉴定无保存价值的档案材料。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的档案材料。3.涉及公司/组织机密等敏感信息，经批准需要销毁的档案材料。（二）销毁程序1.编制销毁清单档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清单，详细列出需要销毁的档案材料的名称、编号、数量等信息。2.审批销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，提交公司/组织主管领导审批。3.销毁实施经批准后，档案管理部门指定专人负责档案材料的销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法，确保档案材料无法恢复。4.监督记录在销毁过程中，应安排专人进行监督，并对销毁情况进行