沈阳燃气档案管理制度

PAGE沈阳燃气档案管理制度一、总则（一）目的为加强沈阳燃气档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于沈阳燃气有限公司及所属各部门、各分支机构在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。归档的文件材料必须是原件，如有特殊情况需用复印件归档的，应注明原件存放处，并加盖单位公章。3.完整性原则档案应全面涵盖公司各项工作活动，包括但不限于生产运营、工程建设、技术研发、行政管理、财务管理等方面，保证档案的完整性和系统性。4.安全性原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全。采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等措施，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则档案管理应充分考虑档案的利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司各部门形成的档案资料。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司领导决策、生产经营、技术创新等提供档案信息支持。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理职责1.各部门应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作。2.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整，并按照公司档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交档案。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、销毁等工作，积极提供档案利用服务，满足公司各项工作对档案的需求。4.加强对本部门档案管理人员的管理和培训，提高档案管理工作水平，确保档案管理工作的规范化和标准化。三、档案的分类与编号（一）档案分类沈阳燃气档案按照其形成领域和内容性质，分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政事务管理活动中形成的各类文件材料，如公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政印章管理、信访工作等方面的文件。2.党群工作类：涵盖公司党组织建设、宣传教育、纪检监察、工会工作、共青团工作等党群工作活动中形成的文件材料。3.生产运营类：主要是公司燃气生产、供应、销售等运营环节产生的文件材料，如生产调度记录、运行报表、客户服务档案、燃气销售合同等。4.工程建设类：涉及公司燃气工程规划、设计、施工、验收等建设项目全过程形成的文件材料，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。5.技术研发类：包含公司在燃气技术研发、科技创新等方面形成的文件材料，如科研项目立项报告、技术方案、实验数据、研究成果、专利申请等。6.物资设备类：有关公司物资采购、设备管理等活动产生的数据资料，如物资采购合同、设备台账、设备维护保养记录、设备报废处置文件等。7.安全管理类：记录公司安全管理工作的各类文件，如安全管理制度、安全检查记录、事故应急预案、安全培训资料、安全事故处理文件等。8.财务管理类：公司财务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。9.市场营销类：涉及公司市场调研、营销策略制定、客户开发与维护等市场营销活动产生的文件，如市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息档案等。10.其他类：不属于上述九大类的其他特殊文件材料，但具有一定保存价值的档案，如声像档案、电子档案、荣誉档案等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构形式。2.全宗号：由上级档案管理部门统一给定，代表沈阳燃气有限公司这一独立全宗。3.分类号：根据档案分类方案，对每一大类档案赋予相应的代码，如行政管理类为“XZ”，党群工作类为“DQ”等。4.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。5.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种，分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号：以年度为单位，按档案整理顺序依次编写流水号。例如：一份行政管理类的文件，形成于2023年，保管期限为长期，其编号为：XZ2023C001。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关且需贯彻执行的文件、指示、通知等。2.公司制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、统计报表等。3.公司与外部单位签订合同、协议、意向书等文件。4.公司内部各部门之间的往来文件、请示报告、批复等。5.公司在生产运营、工程建设、技术研发、安全管理、财务管理、市场营销等方面形成的原始记录、凭证、报表、图纸、资料等。6.公司组织的各类活动、培训、会议、调研等形成的文件材料。7.公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等荣誉档案。8.公司员工撰写的具有一定参考价值的论文、著作、调研报告等。9.其他与公司工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的文件材料进行收集整理，确保档案的及时、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损或褪色的文件，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照公司电子文件管理规定进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类，同一类别的文件应集中在一起。3.对每一类文件进行排序，一般按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等项目，确保目录清晰、准确，便于查找和利用。5.装订成册的档案，应拆除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，保持档案的整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应坚固耐用，便于移动和查找，同时应根据档案的类别、保管期限等进行合理划分，标识清晰。（三）档案存放1.按照档案编号顺序，将档案分类存放在档案装具中，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.对于珍贵档案、重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。3.档案存放应便于查找和利用，同时应预留一定的空间，以便于档案的补充和调整。（四）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.具有重要历史价值、对公司发展具有重大影响的档案，应列为永久保管。3.在一定时期内对公司工作具有参考价值的档案，可列为长期保管。4.只在短期内具有查考利用价值的档案，可列为短期保管。（五）档案保管期限的鉴定与调整1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成由档案管理人员、业务部门人员和有关领导参加的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容和实际利用情况，确定档案是否继续保存、延长保管期限或予以销毁。3.对于需要延长保管期限的档案，应重新确定保管期限，并在档案目录和相关系统中进行调整。4.对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。(六)档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度,加强对档案库房、设备设施的日常管理和维护,确保档案实体安全。2.严格执行档案查阅、借阅、归还登记制度,防止档案丢失、损坏和泄密。3.加强对档案管理人员的安全教育,提高安全意识,掌握安全防范技能。4.制定档案安全应急预案,定期组织演练,提高应对突发事件的能力。5.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫,防鼠、防光、防尘等工作,确保档案存储环境安全。6.定期对档案进行清查盘点,及时发现和处理存在的问题。7.加强对电子档案的安全管理,采取数据备份、加密存储、访问控制等措施,防止电子档案信息泄露、篡改或丢失。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法合规、方便快捷、保守机密的原则，确保档案的合理利用和安全保密。2.严格按照档案管理规定和审批程序提供档案利用服务，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合档案室负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于不能外借的档案或利用者需要留存档案资料的，可提供档案复制服务。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖“与原件核对无误”章。（三）利用审批1.查阅、借阅档案的申请应按照规定的审批流程进行，审批人应认真审核申请内容，确保档案利用的合理性和必要性。2.对于涉及公司机密、重要商业信息等敏感档案的利用，应严格控制审批权限，经公司分管领导批准后方可提供利用。（四）利用登记1.综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、部门、查阅或借阅档案的名称、编号、时间、期限、利用目的等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，以便于对档案利用情况进行统计和分析，同时也为档案的安全管理提供依据。（五）利用反馈1.利用者在档案利用结束后，应及时将档案归还综合档案室，并反馈利用效果和意见建议。2.综合档案室应认真听取利用者的反馈意见，对档案管理工作中存在的问题及时进行改进，不断提高档案利用服务质量。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、保管、利用等全过程进行实时监控和管理追溯，确保档案管理工作的规范化和标准化。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，支持多种格式文件的上传，确保档案数据的准确、完整。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的访问、修改、删除等操作进行严格控制，确保档案信息的安全保密。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和可靠性。在系统出现故障时，能够及时进行数据恢复，保证档案管理工作的正常开展。（三）电子档案管理1.电子文件形成部门应按照公司电子文件管理规定，对电子文件进行及时收集、整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应与纸质档案同步进行分类、编号和整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的信息化管理。3.加强对电子档案的存储管理，采用安全可靠的存储设备和存储方式进行备份存储，防止电子档案数据丢失或损坏。4.严格控制电子档案的访问权限，对涉及公司机密、重要商业信息等敏感电子档案，应采取加密存储、身份认证等安全措施，确保电子档案信息的安全保密。（四）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全事件的发生。2.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.加强对档案管理人员的信息化安全