档案接收工作制度

PAGE档案接收工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案接收工作流程，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位档案的接收工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案接收应确保所接收档案内容真实，如实反映公司各项活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的具有保存价值的档案，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案接收过程中要严格审核档案内容，确保档案信息准确无误。4.系统性原则：对接收的档案进行科学分类、整理，使其具有系统性和逻辑性，便于管理和利用。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案采取保密措施，防止档案信息泄露。二、档案接收职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案接收工作的具体流程和标准。2.组织开展档案接收培训工作，提高相关人员的档案接收业务水平。3.对各部门及所属单位提交的档案进行审核、验收，确保档案符合接收要求。4.负责档案的整理、编目、上架等后续管理工作。5.定期对档案接收工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案接收过程中的相关工作，提供必要的协助和解释。三、档案接收范围（一）文书档案1.公司发布的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等。2.公司召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.公司与上级主管部门、其他单位往来的公文、函件等。（二）科技档案1.公司科研项目立项、研究、试验、鉴定等过程中形成的文件材料。2.公司产品设计、开发、生产、工艺、质量控制等方面的技术文件。3.公司设备采购、安装、调试、运行、维护等环节的技术资料。（三）财务档案1.公司财务预算、决算、财务报表、审计报告等。2.公司会计凭证、账簿、发票、收据等财务凭证。3.公司财务管理制度、财务审计档案等。（四）人事档案1.员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等人事变动资料。2.员工学历、学位、职称、资格证书等相关材料。3.员工绩效考核、培训记录、工资福利等人事档案。（五）业务档案1.公司市场营销、客户管理、项目合同等业务活动中形成的文件材料。2.公司物资采购、库存管理、物流配送等业务环节的档案资料。3.公司其他专项业务工作中产生的具有保存价值的档案。四、档案接收要求（一）档案材料要求1.档案内容应真实、准确、完整，数据详实可靠，签字盖章手续完备。2.档案材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹清晰，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.档案材料应统一使用A4纸张，破损或褪色的材料应进行修补或复制。4.电子档案应格式规范、内容完整，与纸质档案保持一致，并按照规定进行存储和备份。（二）档案整理要求1.各部门及所属单位应按照档案管理部门制定的分类方案和编号规则，对档案进行分类整理。2.档案应按照文件形成的时间顺序进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起。3.每份档案应编制页码，并填写卷内文件目录，目录内容应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等。4.档案应装订整齐，左侧装订，不掉页、不压字、不订反页，便于翻阅。（三）档案移交要求1.各部门及所属单位应在规定的时间内，将整理好的档案移交至档案管理部门，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、年度、保管期限等内容，交接双方应签字确认。3.档案管理部门在接收档案时，应对档案的数量、质量、整理情况等进行认真核对，如发现问题应及时要求移交部门进行整改。五、档案接收流程（一）档案移交申请各部门及所属单位在档案整理完毕后，应填写档案移交申请表，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息，提交至档案管理部门。（二）档案审核档案管理部门收到档案移交申请表后，对申请移交的档案进行审核，主要审核档案的完整性、准确性、规范性等方面。如审核通过，通知移交部门进行档案移交；如审核不通过，向移交部门反馈审核意见，要求其限期整改。（三）档案移交移交部门按照档案管理部门的要求，将档案移交至档案管理部门指定的地点，并办理档案移交手续。档案管理部门接收档案后，对档案进行进一步的整理和编目。（四）档案验收档案管理部门对接收的档案进行验收，验收内容包括档案的数量、质量、整理情况、编目情况等。验收合格后，将档案正式入库保管；验收不合格的，要求移交部门重新整改，直至验收合格。六、档案接收时间与期限（一）接收时间档案管理部门原则上每月[X]日集中接收各部门及所属单位移交的档案，特殊情况可根据实际情况另行安排。（二）期限要求各部门及所属单位应在每年[X]月[X]日前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交至档案管理部门。对于重大项目或特殊业务形成的档案，应在项目结束或业务完成后[X]个工作日内移交。七、档案接收的监督与检查（一）监督机制公司建立档案接收工作监督机制，档案管理部门负责对各部门及所属单位档案接收工作进行日常监督检查，确保档案接收工作规范有序进行。（二）检查内容1.档案移交申请的提交情况，是否按时、准确提交申请。2.档案整理工作的质量，是否符合档案整理要求。3.档案移交手续的办理情况，交接双方是否签字确认。4.档案管理部门对接收档案的审核、验收情况，是否严格把关。（三）问题处理对于在档案接收工作中发现的问题，档案管理部门应及时向责任部门发出整改通知，要求其限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，档案管理部门进行复查。对整改不力或拒不整改的部门，公司将进行通报批评，并追究相关人员的责任。八、档案接收的信息化管理（一）电子档案接收1.各部门及所属单位应按照档案管理部门规定的格式和要求，将电子档案进行整理，并刻录成光盘或存储到指定的电子存储设备中，随纸质档案一并移交。2.档案管理部门在接收电子档案时，应进行病毒检测和数据完整性检查，确保电子档案的安全和可用。3.电子档案应按照档案管理系统的要求进行著录和存储，建立电子档案数据库，实现电子档案的信息化管理和检索利用。（二）档案管理系统应用1.公司使用统一的档案管理系统对档案接收工作进行管理，各部门及所属单位应通过档案管理系统提交档案移交申请、上传档案目录等信息。2.档案管理部门在档案管理系统中对接收的档案进行审核、验收、编目等操作，并将档案信息录入系统，实现档案信息的共享和利用。3.档案管理系统应具备权限管理、数据备份、数据恢复等功能，确保档案信息的安全和稳定。九、档案接收的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与参与档案接收工作的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司机密的档案，应采取专人专管、专柜存放等保密措施，严格限制查阅范围。3.在档案接收过程中，严禁无关人员接触档案，确保档案信息不被泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，及