地质资料档案保管制度

PAGE地质资料档案保管制度一、总则（一）目的为加强地质资料档案的保管工作，确保地质资料档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥地质资料档案在地质勘查、工程建设、科学研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所保管的各类地质资料档案，包括地质勘查报告、地质测绘图件、物探和化探资料、地质标本及样品等相关资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则地质资料档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责保管，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.安全保密原则严格遵守国家有关安全保密法律法规，采取有效措施确保地质资料档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，为公司/组织内部及外部相关单位提供高效、便捷的档案查阅服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的地质资料档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责地质资料档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的地质资料档案保管制度。2.负责地质资料档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案资料的完整和准确。3.建立健全地质资料档案的检索系统，方便档案的查阅和利用。4.对地质资料档案的安全保管情况进行定期检查，及时发现和处理存在的问题，确保档案的安全。5.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。6.参与地质资料档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序进行操作。7.积极开展地质资料档案的编研工作，为公司/组织的决策和发展提供参考依据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.地质勘查项目过程中形成的各类原始资料，包括野外记录、测试分析数据、采样记录等。2.地质勘查报告、总结报告、专题报告等各类成果资料。3.地质测绘图件，如地形图、地质图、剖面图等。4.物探和化探资料，包括物探成果图、化探数据报告等。5.地质标本及样品的采集记录、鉴定报告等相关资料。6.与地质工作相关的其他资料，如项目立项文件、合同协议、技术交流材料等。（二）收集要求1.项目承担部门或人员应按照规定及时将形成的地质资料档案移交档案管理部门，确保档案收集的完整性和及时性。2.移交的地质资料档案应齐全、完整、准确，签字盖章手续完备。3.对于重要的地质资料档案，档案管理部门应提前介入，参与资料的形成过程，确保资料符合档案管理要求。（三）整理原则1.遵循地质资料档案的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系。2.分类科学、编号规范、排列有序，便于查找和利用。3.对破损、褪色的档案资料进行修复和复制，确保档案的质量。（四）整理方法1.按照地质工作的专业类别进行分类，如地质勘查、地质测绘、物探化探等。2.在每个专业类别下，再根据资料的形成时间、项目名称等进行细分。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等详细信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的地质资料档案应及时归档，归档时应填写归档清单，注明档案的名称、数量、来源等信息。2.档案管理人员应对归档的资料进行认真核对，确保归档资料的准确性和完整性。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储要求进行存储，并建立相应的电子档案目录。（二）保管场所1.设立专门的地质资料档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境的适宜。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的地质资料档案，应采用特殊的保管方式，如加密存储、专人保管等。（四）档案保管期限1.根据国家有关规定和地质资料档案的重要程度，确定档案的保管期限。2.一般地质资料档案的保管期限为长期，重要地质资料档案的保管期限为永久。3.档案保管期限届满后，应按照规定程序进行鉴定和销毁。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅地质资料档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、范围等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅地质资料档案，应持有单位介绍信，并填写查阅申请表，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，确保档案资料的安全。3.涉及国家机密或商业秘密的地质资料档案，查阅权限应严格按照国家有关规定执行，未经批准，不得查阅和利用。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以登记，并提供相应的档案资料。3.查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案资料的完整。（三）利用管理1.鼓励公司/组织内部人员充分利用地质资料档案，为地质勘查、工程建设、科学研究等工作提供支持。2.对于利用地质资料档案取得的成果，应按照规定进行登记和统计，为档案管理工作提供参考。3.档案管理部门应定期对地质资料档案的利用情况进行分析和总结，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立地质资料档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期的地质资料档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和地质资料档案的保管期限，对档案进行鉴定。2.鉴定档案是否仍具有保存价值，包括档案的完整性、准确性、系统性以及在地质工作、工程建设、科学研究等方面的利用价值。3.对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定后，形成鉴定报告，提出销毁档案的清单。2.销毁清单经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁情况报告档案管理部门。七、档案统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立地质资料档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等情况进行统计。2.根据统计结果，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据。3.统计报表应及时、准确、完整，上报给公司/组织相关部门和上级主管单位。（二）移交工作1.因机构调整、工作需要等原因，涉及地质资料档案移交的，应按照规定办理移交手续。2.移交档案时，应编制移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门应协助接收单位做好档案的交接工作，确保档案移交的顺利进行。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立地质资料档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现地质资料档案的电子化录入，包括档案的基本信息、内容摘要等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需的档案资料。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密。4.统计分析功能：对档案的各类数据进行统计分析，生成统计报表。5.备份存储功能：定期对电子档案进行备份，确保数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、防火墙、防病毒等措施，防止电子档案信息的泄露和损坏。3.定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉地质工作相关业务。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。3.遵守国家有关法律法规和公司/组织的各项规章制度。（二）档案管理人员具体职责1.负责地质资料档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查阅、利用等。2.对档案资料进行分类、编号、编目，建立健全档案检索系统。3.定期对档案库房进行检查，确保档案的安全保管。4.为查阅档案的人员提供服务，办理查阅登记手续，协助查阅人员查找所需档案资料。5.负责档案信息化管理系统的操作和